Digitale Verwaltung - Pilotprojekt zum Einsatz KI-gestützter Protokollierung von Sitzungen und Besprechungen

Gemeinde Iffezheim - Beschlussvorlage TOP: 1.3 Vorlage Nr.: 2245/2026 Aktenzeichen: 022.27 Fachbereich: Hauptamt Vorlage vom: 01.07.2026 Beratungsfolge Termin Gemeinderat 20.07.2026 Gegenstand der Vorlage Digitale Verwaltung - Pilotprojekt zum Einsatz KI-gestützter Protokollierung von Sitzungen und Besprechungen Beschlussvorschlag: Der Gemeinderat stimmt der Beauftragung der SpeechMind GmbH, Dresden, für ein Einstiegspaket KI-Protokollierung und damit dem Pilotprojekt zum Einsatz der KI- gestützten Protokoll-Software in Gemeinderatsitzungen bis Ende des Jahres 2026 zu. Sachverhalt: Die Gemeinde Iffezheim hat sich auf den Weg gemacht, interne Arbeitsvorgänge zu digitali- sieren und effizienter zu gestalten. Ein Baustein ist dabei, zeitraubende Prozesse auf den Prüfstand zu nehmen. Die manuelle Protokollierung von Gemeinderatssitzungen stellt bei- spielsweise eine erhebliche zeitliche und personelle Herausforderung für die Verwaltung dar. Mit der bereits umgesetzten und im Einsatz befindlichen Tonaufnahme der Sitzungen wurde diesbezüglich ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz vollzogen. Beratungsergebnis: mit Anzahl Anzahl Anzahl Laut Abweichender einstimmig Stimmenmehrheit JA NEIN Enthaltungen Beschlussvorschlag Beschlussvorschlag □ □ □ □ Seite 1 von 3 In seiner Sitzung am 03.11.2025 hat der Gemeinderat bereits eine Änderung der Geschäfts- ordnung bzgl. der elektronischen Aufzeichnung von Gemeinderatsitzungen beschlossen. Folgerichtig ist der Einsatz einer KI-gestützten Protokollierungssoftware, welche eine Lösung zur automatisierten Erstellung von Sitzungsprotokollen bietet. Gleichzeitig ist die gesetzliche Verpflichtung einer ordnungsgemäßen Protokollierung unter Sicherstellung der Datenschutz- richtlinien und Persönlichkeitsrechten gewahrt. Die Software „SpeechMind“ der SpeechMind GmbH in Dresden hat sich auf die KI-Protokollierung spezialisiert und ist vor allem in Baden- Württemberg verstärkt in Städten, Gemeinden und Landkreisen (so auch im Landkreis Ras- tatt) bereits erfolgreich im Einsatz. Im Gegensatz zu der aktuell praktizierten Lösung der Tonaufnahmen mit Ergebnisprotokoll bietet der Einsach von SpeechMind im Ergebnis insbesondere ein vollumfänglich erstelltes Wortprotokoll, so wie es dem Gemeinderat vor Einsatz der Tonaufnahmen bekannt ist. Allgemein Die Software „SpeechMind" ist eine KI-gestützte Lösung zur Protokollierung von Gemeinde- ratssitzungen. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Sitzungsinhalte von der Aufnahme bis zur finalen Protokollversion. Ablauf der Protokollerstellung 1. Audioaufnahme: Während der Sitzung wird eine digitale Audioaufnahme erstellt. 2. Transkription: Die Kl wandelt die gesprochenen Inhalte in einen schriftlichen Text um. 3. Intelligente Zusammenfassung: Die Software strukturiert und verdichtet die Inhalte nach vorher definierten Kriterien. 4. Menschliche Kontrolle und Freigabe: Die generierten Protokolle werden von zuständigen Mitarbeitern überprüft, redaktionell bearbeitet und final freigegeben. Durch diesen Prozess kann eine Zeitersparnis erzielt werden, während gleichzeitig die Quali- tät und Nachvollziehbarkeit der Protokolle sichergestellt wird. Die Anpassung der Protokoll- tiefe sowie die Anonymisierung von Sprechern sind individuell konfigurierbar. Datenschutz und Sicherheit Die Nutzung der Software erfolgt unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzrichtli- nien: - DSGVO-Konformität: Die Verarbeitung der Daten entspricht den Anforderungen der EU- Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie den kommunalen Vorgaben. - Zweckbindung: Die Audioaufzeichnungen dienen ausschließlich der Protokollerstellung und unterliegen strikter Zugriffskontrolle. Seite 2 von 3 - Keine Speicherung von Stimmprofilen: Die Software speichert keine individuellen Sprach- muster oder Stimmprofile. - Sichere Speicherung und Übertragung: Alle Daten werden auf sicheren europäischen Ser- vern gespeichert und verschlüsselt übertragen. - Automatische Löschfristen: Individuell einstellbare Fristen sorgen für die fristgerechte Lö- schung von Audiodateien, Transkripten und finalen Protokollen. - Wahrung der Nichtöffentlichkeit: Nichtöffentliche Sitzungen bleiben geschützt, indem unbe- fugter Zugriff verhindert wird. - Schutz der freien Rede: Die KI arbeitet objektiv und neutral, um eine freie Meinungsäuße- rung innerhalb der Sitzungen nicht zu beeinträchtigen. Die Verwaltung schlägt aufgrund positiver eigener Erfahrungen, dem Austausch mit anderen Kommunen sowie gewisser weiterer Erfahrungsberichte und in Absprache mit dem Gemein- detag Baden-Württemberg vor, ein Pilotprojekt zum Einsatz von „SpeechMind“ zu starten. Ein Angebot für ein Einstiegspaket bis zum Ende des Jahres 2026 zum Gesamtbetrag von 593,81 € brutto liegt vor. Es beinhaltet ein Guthaben für 90 Stunden KI-Protokollierung mit unbegrenzter Anzahl der Nutzer, wöchentliche Gruppen-Onboardings, ein Feedbackge- spräch und ein Evaluationsgespräch. Es ist vorgesehen, in der Septembersitzung mit der Aufzeichnung zu beginnen. Zusätzliche technische Anschaffungen sind vorerst nicht erfor- derlich. Finanzierung Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen Auswirkungen auf den Haushalt. Für die Bereitstellung des Einstiegspakets (Pilotphase) fallen einmalige Kosten in Höhe von 593,81 Euro an. Anlagenverzeichnis: Präsentation Speech_Mind SpeechMind Knigge Einwilligungserklärung Seite 3 von 3