Festlegung Vertragspartner für das Stadtfest 2027

Beschlussvorlage - öffentlich - Drucksache Nr. 046/FB5/2026/1 Beratungsfolge Termin Behandlung Stadtausschuss (DS 046/FB5/2026) 15.06.2026 nicht öffentlich Stadtrat der Großen Kreisstadt Eilenburg 06.07.2026 öffentlich Einreicher: Oberbürgermeister, Herr Scheler Betreff: Festlegung Vertragspartner für das Stadtfest 2027 Beschlussvorschlag: 1. Der Stadtrat beschließt im Vorgriff auf den Doppelhaushalt 2027/2028 sowie den Haushalt 2029 die Bindung eines neuen Vertragspartners* zur Ausrichtung des Stadtfestes 2027 mit der Option der Vertragsverlängerung bis einschließlich 2029. 2. Der Stadtrat verpflichtet sich den Betrag i. H. v. 40.000,00 Euro im Doppelhaushalt 2027/2028 sowie im Haushalt 2029 einzustellen. 3. Die Stadt stellt die in Anlage 1 bezeichneten Flächen zur Verfügung. 4. Option: Die Stadt übernimmt die Veranstaltereigenschaft sowie die sich aus dem Leistungsverzeichnis ergebenden Pflichten. Scheler Oberbürgermeister * Zur Auswahl stehen derzeit: Bernd Hochmuth Veranstaltungsmanagement e. K. Peter & Paul Veranstaltungs GmbH Coex Veranstaltungs GmbH & Co. KG Drucksache Nr.: 046/FB5/2026/1 Seite: 2 Problembeschreibung/Begründung: Das Stadtfest Eilenburg wurde in den Jahren 2024 bis 2026 durch die Firma Bernd Hochmuth Veranstaltungsmanagement e. K. durchgeführt. Seit November 2025 wurde im Sozialausschuss der Großen Kreisstadt Eilenburg wiederholt über die zukünftige Ausrichtung und Durchführung des Stadtfestes beraten. Trotz der bestehenden Option zur Vertragsverlängerung mit dem aktuellen Vertragspartner gemäß Stadtratsbeschluss vom 03.04.2023 bestand aus verschiedenen Gründen weiterer Beratungsbedarf:  weiterhin angespannte Haushaltslage der Großen Kreisstadt Eilenburg sowie die damit verbundene Aufgabenkritik im Rahmen der Haushaltskonsolidierung,  wiederkehrende Kritik am bestehenden Vertragspartner aus verschiedenen Bereichen (einheimische Gastronomen, Gewerbetreibende, Vereine, Besucher sowie Mitglieder des Stadtrates),  für Besucher wahrnehmbare Einsparungen infolge gestiegener Kosten in der Veranstaltungsbranche (dies betrifft im Jahr 2026 insbesondere den Wegfall einer Bühne im ehemaligen Pub-Bereich einschließlich des angrenzenden Veranstaltungsbereiches). Im Verlauf der Beratungen wurden folgende Varianten betrachtet:  Vertragsverlängerung mit dem bestehenden Vertragspartner  Durchführung in Eigenregie in bisheriger Größenordnung  Durchführung in Eigenregie in verkleinerter Form (reduziertes Festgebiet und geringere Anzahl an Veranstaltungstagen)  Durchführung durch einen anderen Vertragspartner Einigkeit bestand dahingehend, dass bei einem Wechsel des Vertragspartners die Veranstaltungsleitung einschließlich der Beauftragung der Sicherheitsleistungen unmittelbar durch die Stadt Eilenburg erfolgen soll. Die hierfür erforderlichen personellen und fachlichen Voraussetzungen sind vorhanden. Die Durchführung der Veranstaltung in Eigenregie – sowohl in bisheriger als auch in verkleinerter Form – wurde aus mehreren Gründen verworfen. Ausschlaggebend war insbesondere die vergleichsweise hohe finanzielle Belastung des städtischen Haushalts. Für eine Durchführung in verkleinerter Form wäre mit einem Eigenmittelanteil von ca. 36.000 € zu rechnen, bei einer Durchführung in bisheriger Größenordnung mit ca. 48.000 €. Personalkosten sind hierbei noch nicht berücksichtigt, da der hierfür erforderliche Aufwand derzeit nicht belastbar eingeschätzt werden kann. Vor dem Hintergrund, dass sich die Ausgaben der vergangenen drei Jahre bei Durchführung durch eine qualifizierte Veranstaltungsagentur bereits dieser Größenordnung annähern, erscheint eine Durchführung in Eigenregie insbesondere aus wirtschaftlichen Gründen nicht zweckmäßig. Um unter Berücksichtigung der genannten Diskussionspunkte eine qualifizierte Entscheidungsgrundlage zu schaffen, beauftragte der Sozialausschuss die Verwaltung, drei Vergleichsangebote geeigneter Veranstaltungsfirmen einzuholen. Hierzu wurden folgenden Agenturen das Leistungsverzeichnis sowie ein erster Vertragsentwurf mit der Bitte um Angebotsabgabe übersandt:  Bernd Hochmuth Veranstaltungsmanagement e. K.  Peter & Paul Veranstaltungs GmbH  Coex Veranstaltungs GmbH Drucksache Nr.: 046/FB5/2026/1 Seite: 3 Die Peter & Paul Veranstaltungs GmbH sowie die Coex Veranstaltungs GmbH stimmten den übersandten Unterlagen vollumfänglich zu. Darüber hinaus legte die Peter & Paul Veranstaltungs GmbH ein ausführliches Veranstaltungskonzept vor. Die Durchführung durch die Coex Veranstaltungs GmbH würde in bereits bekannter Form erfolgen. Von Bernd Hochmuth Veranstaltungsmanagement e. K. wurde ein Angebot für die Durchführung der Veranstaltung mit der bisher bekannten Aufgabenverteilung zwischen dem Vertragspartner und der Stadt Eilenburg eingereicht. finanzielle Auswirkungen ja nein Gremium Abstimmungsergebnis Stadtrat der Großen Kreisstadt Eilenburg