Beschaffung neues Softwareverfahren für das Finanzwesen

Fachamt: Stadtkämmerei Vorlage-Nr.: 2026-145 Datum: 24.06.2026 Vergabeermächtigung Beschaffung neues Softwareverfahren für das Finanzwesen Beratungsfolge: Gremium am Zuständigkeit Verwaltungs- und Finanzausschuss 09.07.2026 nicht öffentlich Beratung Beratung und Gemeinderat 30.07.2026 öffentlich Beschlussfassung Beschlussantrag: 1. Für die Beschaffung eines neuen Softwareverfahrens für das Finanzwesen wird die Ausschreibung der erforderlichen Leistungen freigegeben. 2. Die Verwaltung wird ermächtigt, innerhalb eines Gesamtkostenrahmens von 160.000 € den entsprechenden Auftrag, gemäß den vergaberechtlichen Vorschriften auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen. Klimarelevanz: Keine Sachverhalt/Begründung: 1. Ausgangslage Ausgangslage: Die Stadtverwaltung setzt aktuell das SAP System R/3 für das gesamte Finanzwesen ein. Bereits mit der Umstellung auf SAP R/3 Doppik im Jahre 2014 zeigte sich, dass dieses Softwareverfahren viel zu komplex für die Anforderungen einer Stadt in der Größenordnung von Eberbach ist. In den vergangenen Jahren führten die verschiedenen Programmänderungen leider zu keiner Verbesserung. 2 Das kommunale Rechenzentrum Komm.ONE wird ab dem Jahr 2028 den Support für das aktuelle SAP-System einstellen. Die Stadt Eberbach erhielt daher ein Angebot für die Umstellung auf das Nachfolgesystem SAP S/4 HANA. Dieser Umstieg müsste im Jahresverlauf 2027 erfolgen. Der zeitliche Aufwand für das gesamte Umstellungsprojekt fällt sehr hoch aus und würde die Mitarbeiter der Stadtkämmerei erheblich binden. Aus diesem Grund schlägt die Verwaltung den Umstieg auf ein neues Softwareverfahren für das Finanzwesen vor. Der Umstellungsaufwand würde so zwar nochmals größer als bei einem Umstieg auf SAP S/4 HANA ausfallen, aber in den Folgejahren bietet sich dann durch ein passendes Softwareverfahren eine deutliche Verbesserung bei den Arbeitsprozessen in der Stadtkämmerei. Ebenso wäre es dann auch sehr viel schneller möglich, auf die zunehmenden Anforderungen durch die Digitalisierung einzugehen. Mit der Finanzwesensoftware Infoma von der Axians GmbH bietet sich ein Verfahren, welches die Anforderungen von Eberbach erfüllt. 2. Festlegung der Vergabeart Für diese Maßnahme wird gem. der UVgO ein Verhandlungsverfahren eingeplant. Hier wird vor allem durch eine ergiebige Markterkundung nach dem geeignetsten Verfahren, unter den Aspekten der Wirtschaftlichkeit ausgewählt. 3. Finanzierung Für den Umstieg auf SAP S/4 HANA muss mit einmaligen Kosten von ca. 63.000 € gerechnet werden. Die laufenden Kosten liegen zukünftig bei ca. 155.000 € pro Jahr. Bei dem Umstieg auf Infoma muss mit einmaligen Kosten von ca. 75.000 € gerechnet werden. Die jährlichen Kosten würden sich hier aber deutlich reduzieren und bei ca. 70.000 € liegen. Somit hätten sich die Umstiegskosten bereits im ersten Jahr wieder amortisiert. Peter Reichert Bürgermeister