Vergabeentscheidung: Full-Miet-Service Multifunktiongeräte und Drucker für nachgeordnete Einrichtungen

Große Kreisstadt Meißen Amt für Informationstechnik und Digitalisierung 15.06.2026 Beschlussvorlage Nr.: 26/8/117 Beratungsfolge: Gremium Termin Beratungsstatus Stadtrat 01.07.2026 öffentlich, beschließend Betreff: Vergabeentscheidung: Full-Miet-Service Multifunktionsgeräte und Drucker für nachge- ordnete Einrichtungen Beschlussvorschlag: Der Stadtrat beschließt den Abschluss eines Full-Miet-Service für Multifunktionsgeräte und Drucker für nachgeordnete Einrichtungen an das Unternehmen Ricoh Deutschland GmbH (219.810,61 Euro brutto) zu vergeben. Beschlussergebnis: Gremium: SR Mitglieder: 27 Anwesende: 19 Ja-Stimmen: 19 Nein-Stimmen: - Enthaltungen: - Mitwirkungsausschluss gem. § 20 SächsGemO: - Datum: 01.07.2026 - 2 - Grundlagen: GWB VOL/A SächsVergabeG Begründung: Der bestehende Full-Miet-Service Multifunktionsgeräte und Drucker für die nachgeordneten Einrichtungen endet am 31.10.2026. Damit der Betrieb in den Schulen und Kindertagesstätten reibungslos fortgeführt werden kann, soll ein neuer Vertrag mit einer Laufzeit von 60 Monaten zum 01.11.2026 abgeschlossen werden. Die Zahl der Endgeräte wird mit der neuen Ausschreibung verringert, da die Geräte durch eine neue Netzwerkinfrastruktur effektiver aufgestellt werden können. Dies gleicht den inflations- bedingten Preisanstieg aus, sodass die Gesamtkosten nahe bei denen des aktuellen Vertrags liegen. Zugleich können durch neue Funktionen wie Print@Home und FollowMePrint Prozesse effektiver durch die Lehrkräfte erbracht werden. Die gestiegenen Anforderungen an die IT- Sicherheit wurden ebenfalls berücksichtigt. Die Kostenschätzung lag bei ca. 200.000,00 Euro netto. Entsprechend wurde ein nationales öffentliches Ausschreibungsverfahren nach VOL/A eingeleitet. Die Bekanntmachung erfolgte am 20.05.2026 auf den Vergabeplattformen eVergabe.de und Vergabe24.de sowie am 21.05.2026 auf Bund.de. Die Ausschreibungsunterlagen wurden von 13 Unternehmen abgerufen. Zum Angebotsende am 11.06.2026 lagen sechs Angebote vor. Es war nur die elektronische Angebotsabgabe zugelassen. Für die Auswertung wurden folgende Wertungskriterien herangezogen: • Preis 60 % • Funktion 20 % o u. a. Print@Home, Scan in Cloudspeicher, ScanToMail, BYOD • Service 10 % o u. a. SLA (Einhaltung der Reaktions- und Wiederherstellungszeiten), Vorhaltung Ersatz-Toner, Remote-Zugriffe durch Service, automatisierte Fehlermeldung • Nachhaltigkeit 10 % o u. a. Wiederverwendung von Tonerpatronen, umweltgerechte Entsorgung, CO -Fußabdruck, innovative Produktionsverfahrung, Stromverbrauchswerte 2 Alle Angebote erfüllen unsere Anforderungen an die Leistung. Bieter 1 Bieter 2 Bieter 3 Bieter 4 Bieter 5 Bieter 6 Preis 56,54 53,60 51,52 47,55 60,00 50,61 Funktion 16 16 17 17 16 12 Service 10 10 10 7,5 10 5 Nachhaltigkeit 10 7,5 10 10 7,5 5 Gesamt 92,54 87,10 88,52 82,05 93,50 72,61 - 3 - Finanzielle Auswirkungen: Euro Produkt / Sachkonto / Maßnahme Gesamtfinanzbedarf für die Maßnahme 219.810,61 € davon: Eigenmittel 219.810,61 € 21.11.01.01/ 423100 21.11.01.02/ 423100 21.11.01.03/ 423100 21.11.01.04/ 423100 21.51.01.01/ 423100 21.51.01.02/ 423100 21.71.01.01/ 423100 22.15.01.01/ 423100 36.51.01.01/ 423100 36.51.01.02/ 423100 36.51.01.03/ 423100 36.51.01.04/ 423100 36.51.01.05/ 423100 36.51.01.06/ 423100 36.51.01.07/ 423100 36.51.01.08/ 423100 36.51.01.12/ 423100 36.51.01.13/ 423100 davon: Fördermittel Finanzbedarf Beschlussvorschlag davon: Eigenmittel davon: Fördermittel Welchen Fachteil (mit Entwicklungsziel/Schlüsselmaßnahme) im INSEK betrifft der Beschluss? ☐ städtebaul. Entwicklung, Wohnen ☐ Verkehr, techn. Infrastruktur ☐ Wirtschaft, Einzelhandel, Tourismus ☒ Bildung, Erziehung, Soziales ☐ Kultur, Sport, Freizeit ☐ Umwelt, Klimaschutz ☐ öffentl. Finanzen, Verwaltung ☐ kein Bezug zum INSEK Schlüsselmaßnahme: ________________________________________________________ Aspekte der Nachhaltigkeit: Betrifft die Vorlage Aspekte der Nachhaltigkeit? ☒ ja ☐ nein Wurden die Aspekte der Nachhaltigkeit geprüft? ☒ ja ☐ nein Wurden Aspekte einer nachhaltigen Energieerzeugung (PV, Solar, etc.) ☐ ja ☒ nein geprüft? Wurden Aspekte der nachhaltigen Materialbeschaffung (VOB) und ☐ ja ☒ nein Materialeinsatz geprüft? Wurden bei der Beschaffung (VOL) Nachhaltigkeitsaspekte berück- ☒ ja ☐ nein sichtigt? - 4 - Sind Belange von Menschen mit Behinderungen betroffen, wie Hören, Sehen, Mobilität, leichte Sprache? ☐ ja ☒ nein Wurden Aspekte der Barrierefreiheit geprüft? ☐ ja ☒ nein Wurden Aspekte der Barrierefreiheit berücksichtigt? ☐ ja ☒ nein Markus Renner Meißen, am Oberbürgermeister