Aufbau einer neuen Verwaltungsgliederung: a) Änderung des Rahmengliederungsplanes der Samtgemeinde Holtriem zum 01.04.2026 b) Änderung des Verwaltungsgliederungsplanes

Samtgemeinde Holtriem Vorlagen-Nr. Fachbereich I 239/2026 SITZUNGSVORLAGE ↓ Beratungsfolge Sitzungstermin TOP Samtgemeindeausschuss 18.03.2026 Samtgemeinderat 19.03.2026 Betreff: Aufbau einer neuen Verwaltungsgliederung: a) Änderung des Rahmengliederungsplanes der Samtgemeinde Holtriem zum 01.04.2026 b) Änderung des Verwaltungsgliederungsplanes Sachverhalt: I. Ausgangslage Die Organisation der Samtgemeindeverwaltung ist bereits in der Vergangenheit weiterentwickelt worden, um mit den veränderten und durchaus erweiterten Anforderungen Schritt zu halten; zuletzt mit Beschluss des Samtgemeinderats vom 05.10.2015 (Vorlage 0273.1/201) und zuvor ab 01.01.2012. Die Samtgemeinde Holtriem steht wie viele Kommunen vor der Herausforderung, ihre Verwaltung moderner, bürgerorientierter und zukunftsfähiger zu gestalten. Die digitale Transformation schreitet mit E-Government, DMS und künstlicher Intelligenz rasch voran und verändert die Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an schnelle, transparente und niedrigschwellige Dienstleistungen. Die Jahre 2023 - 2025 haben verdeutlicht, dass die Verwaltungsmodernisierung verstärkt in Angriff genommen werden muss. Die gegenwärtige Struktur und Personalausstattung sollten entsprechend angepasst werden. Um die Lage zu erfassen und damit die nötigen Änderungen benannt werden können, wurde die Firma NSI-Consult, eine Tochterunternehmung des Niedersächsischen Studieninstituts (NSI), mit der Organisationsuntersuchung der Verwaltung beauftragt (Beschluss vom 22.05.2025; Vorlage 197/2025). In Workshops wurden Verbesserungsvorschläge ermittelt. Die Teilnehmenden wünschten sich eine konkrete Handreichung und Hinweise zu notwendigen Änderungen und einen unverstellten Blick von außen. Insbesondere ging es um die Optimierung der Abläufe, die Klärung von Zuständigkeiten und Vertretungen, sowie konkrete Schritte hin zu mehr Digitalisierung und KI-Einsatz. Der bisherige zweigliedrige Verwaltungsaufbau wird diesen gewachsenen und sich weiter verändernden Anforderungen nicht mehr vollständig gerecht. Die Ergebnisse bezogen auf die Organisationsstruktur wurden in der Sitzung des Samtgemeindeausschusses vom 05.02.2026 vorgestellt. Die parallele Untersuchung der einzelnen Verwaltungsprozesse dauert noch an. - 1 - II. Veränderte Anforderungsprofile Die nötige Strukturanpassung und die fortschreitende digitale Transformation führen zu deutlich veränderten Qualifikations- und Kompetenzanforderungen in der Verwaltung. Fundierte Kenntnisse in E-Government, KI-gestützter Prozessoptimierung, Organisationsentwicklung und modernem Projektmanagement sind unverzichtbar geworden. Digitalisierung bedeutet nicht allein die Einführung neuer Programme oder Systeme, sondern einen grundlegenden Wechsel der Arbeitsweise. Dies wird nicht durch einen besonderen einzelnen Akt erreicht, sondern ist als Prozess zu verstehen, an dessen Beginn die gezeigten organisatorischen Maßnahmen stehen. In der gesamten Verwaltung steigt der Bedarf an digitaler Kompetenz bei Themen wie Bürgerportal, elektronischer Aktenführung, Datenschutz und Online-Diensten. Der Fort- und Weiterbildungsbedarf wird im Jahr 2026 systematisch erhoben und in einem Qualifizierungsplan zusammengeführt. III. Organisatorische Maßnahmen Zum 01.04.2026 wird der Verwaltungsaufbau von der bisher zweigliedrigen auf eine dreigliedrige Struktur umgestellt. Dabei wird der bisherige Fachbereich II geteilt und die Bereiche Finanzen und Bauen vollständig voneinander getrennt. Der GIS- und Katasterbereich wird eingegliedert, die Hausmeister- und Reinigungskräfte werden dem neuen Fachbereich III „Bauen und Infrastruktur“ zugeordnet. So werden in allen drei Fachbereichen ausgeglichene Führungsspannen hergestellt. Die Fachbereichsleitung Bauen und die dazugehörige Fachdienstleitung werden in Personalunion wahrgenommen. Dadurch entstehen klare Verantwortlichkeiten und Doppelstrukturen werden vermieden. Die Führungs- und Steuerungsfähigkeit der gesamten Verwaltung wird so deutlich verbessert. Parallel wird im Stellenplan 2026 eine neue Stabsstelle mit den Aufgaben Digitalisierung, Prozessmanagement und Organisation geschaffen und direkt beim Samtgemeindebürgermeister und dem Allgemeinen Vertreter angesiedelt. Diese Stabsstelle übernimmt die Gesamtsteuerung der digitalen Transformation, die Dokumentation, Visualisierung und Fortschreibung der Kernprozesse und unterstützt die weitere Organisationsentwicklung. Im Laufe des Jahres 2026 beginnt die systematische Dokumentation und Visualisierung der wichtigsten Kernprozesse je Fachdienst. Gleichzeitig werden konkrete Digitalisierungspotenziale einschließlich KI-Einsatz identifiziert. Eine Ausweitung auf weitere oder alle Prozesse erfolgt anschließend in Abhängigkeit der personellen Kapazitäten und der erzielten Ergebnisse. Im Anschluss werden die Arbeitsplätze mit neuen Stellenbeschreibungen erfasst und neu bewertet. Die neue Stabsstelle, die Stellenbewertungen mit mögliche Höhergruppierungen und die Einführung des FB III sind im Haushaltsplan 2026 berücksichtigt. Mit den beschlossenen Maßnahmen setzt die Samtgemeinde Holtriem die Ergebnisse der externen Organisationsanalyse konsequent um. Sie stellt sich zukunftsfähig auf, wird bürgernäher, effizienter und attraktiver als Arbeitgeber und bleibt damit auch langfristig handlungsfähig. Hinweis: Aufgrund der gegenwärtig erfolgenden Untersuchung der Verwaltungsprozesse, kann noch kein neuer Geschäftsverteilungsplan vorgelegt werden. - 2 - Beschlussvorschlag: a) Dem Rahmengliederungsplan der Samtgemeinde Holtriem zum 01.04.2026 gemäß Anlage 1 wird zugestimmt. b) Der Änderung des Verwaltungsgliederungsplan der Samtgemeinde Holtriem wird gemäß § 58 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG zugestimmt. Westerholt, den 11.03.2026 Abstimmungsergebnis Fachausschuss Ja: Nein: Enth.: VA Ja: Nein: Enth.: (Wolfram) RAT Ja: Nein: Enth.: - 3 -