Anschaffung einer einheitlichen Softwarelösung zur Einführung der E-Akte

Gremium: Sitzungsart: Zuständigkeit: Datum: Verbandsgemeinderat öffentlich Entscheidung 27.05.2026 Mendig Verfasser: Fabian Schneider Fachbereich 1 Tagesordnung: Anschaffung einer einheitlichen Softwarelösung zur Einführung der E-Akte Ausschließungsgründe nach § 22 GemO liegen für folgende Personen vor, so dass diese an der Beratung und Beschlussfassung nicht mitgewirkt haben: Sachverhalt: Der Verbandsgemeinderat hat sich bereits in seiner Sitzung am 24.09.2025 mit der Fortentwicklung des Dokumentenmanagementsystems befasst und die grundsätzliche Beschaffung eines entsprechenden Systems befürwortet. Ziel dieser Entscheidung war und ist es, die bereits vorhandenen digitalen Verwaltungsprozesse konsequent fortzuentwickeln und die Grundlage für eine durchgängige elektronische Aktenführung zu schaffen. Die bislang in einzelnen Bereichen bestehenden digitalen Verfahren, Archiv- und Workflowlösungen sollen perspektivisch in eine einheitliche, strukturierte und zukunftsfähige Gesamtlösung überführt werden. Dadurch sollen Medienbrüche reduziert, Bearbeitungsabläufe standardisiert, Such- und Abstimmungsaufwände verringert und die Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung nachhaltig verbessert werden. Zwischenzeitlich hat auf Ebene der Büroleiter im Landkreis Mayen-Koblenz eine weitere Abstimmung zur künftigen Ausrichtung der elektronischen Aktenführung stattgefunden. Dabei wurde die Einführung einer möglichst einheitlichen Softwarelösung für die beteiligten Verwaltungen erörtert. Ziel ist es, durch ein abgestimmtes Vorgehen kreisweite Synergien zu nutzen, Schulungs- und Einführungsaufwände zu reduzieren, Erfahrungswerte auszutauschen und einheitliche Standards bei der digitalen Vorgangsbearbeitung zu fördern. Unter Berücksichtigung dieser gemeinsam abgestimmten Zielsetzung innerhalb der Kreisgruppe wurde der seinerzeitige Beschluss des Verbandsgemeinderates vom 24.09.2025 verwaltungsseitig zunächst nicht vollzogen. Damit soll sichergestellt werden, dass die weitere Beschaffung nicht isoliert, sondern unter Einbeziehung der zwischenzeitlich abgestimmten kreisweiten Zielrichtung vorbereitet und umgesetzt werden kann. Für die Verbandsgemeindeverwaltung Mendig ist eine solche einheitliche Lösung nach wie vor insbesondere deshalb von Bedeutung, weil die elektronische Aktenführung künftig eine zentrale Grundlage für moderne, medienbruchfreie und effiziente Verwaltungsarbeit bildet. Eine abgestimmte Softwarelösung erleichtert nicht nur die interne Bearbeitung von Vorgängen, sondern verbessert auch Vertretungsmöglichkeiten, Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Fristenkontrolle und den sicheren Zugriff auf aktenrelevante Unterlagen. Vor diesem Hintergrund soll die Verwaltung nunmehr ermächtigt werden, auf Grundlage der bisherigen Beschlusslage und unter Berücksichtigung der zwischenzeitlichen Abstimmungen im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel eine geeignete, kreisweit möglichst einheitliche Softwarelösung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zu beschaffen. Der Ältestenrat hat sich in seiner letzten Sitzung einstimmig dafür ausgesprochen, die weitere Beschaffung nicht als isolierte „Insellösung“, sondern unter Berücksichtigung der auf Kreisebene abgestimmten Zielsetzung einer einheitlichen Softwarelösung weiterzuverfolgen. Die hierdurch möglichen Synergieeffekte, insbesondere im Hinblick auf einheitliche Standards, gemeinsame Erfahrungswerte sowie eine effiziente Einführung und spätere Nutzung, werden ausdrücklich anerkannt. Der Ältestenrat empfiehlt dem Verbandsgemeinderat daher, die Verwaltung mit der weiteren Umsetzung zu beauftragen. Hinweis zur Finanzierung: Die Beschaffung erfolgt im Rahmen der für die zentrale Verwaltungsdigitalisierung bzw. EDV/IT im laufenden Haushaltsjahr zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel. Die konkrete Kostenstruktur hängt im weiteren Verfahren insbesondere von der auszuwählenden Softwarelösung, dem endgültigen Leistungsumfang sowie der Anzahl der im Rahmen der Einführungsphase tatsächlich benötigten Nutzerlizenzen ab. Nach der Ersteinführung ist von laufenden Lizenz-, Pflege- und Betriebskosten auszugehen. Diese werden in den künftigen Haushaltsplanungen entsprechend berücksichtigt und dargestellt. Beschlussvorschlag: Der Verbandsgemeinderat nimmt Bezug auf seine bisherigen Beratungen vom 24.09.2025 und beschließt, die Verwaltung zu ermächtigen, im Rahmen der zur Verfügung stehenden Haushaltsmittel eine geeignete, möglichst kreisweit einheitliche Softwarelösung zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems zu beschaffen. Der Bürgermeister wird ermächtigt, alle zur Vorbereitung, Durchführung und Umsetzung der Beschaffung erforderlichen vergabe-, vertrags- und haushaltsrechtlichen Erklärungen abzugeben, die erforderlichen Aufträge zu erteilen sowie die hierfür notwendigen Verträge und Vereinbarungen zu unterzeichnen. Abstimmungsergebnis: Einstimmig Zustimmungen Ablehnungen Stimmenenthaltungen