Beratung und Beschlussfassung über die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Sitzungsvorlage 950/2026/2026 Fachbereich 1 Sachbearbeiter: Herr Nico Christ Beratungsfolge Datum Status TOP Verbandsgemeinderat Ulmen 24.06.2026 Ö 12 TOP: Beratung und Beschlussfassung über die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) Sachverhalt: Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung sind über die letzten Jahre eine große Menge digitaler Dokumente entstanden und auf den Datenträgern der Verbandsgemeinde abgelegt worden. In Zukunft wird die Anzahl digitaler Dokumente weiter zunehmen – Schriftverkehr wird immer häufiger über E-Mails oder digitale Postfächer wie im Rahmen des verpflichtenden elektronischen Rechtsverkehrs der Justiz geführt, Behördendienstleistungen werden online abgerufen und beantragt oder auch Rechnungen werden zunehmend digital empfangen. Wie in der analogen Schriftgutverwaltung auch ist dabei eine Sortierung, Archivierung und Aktenpflege unerlässlich, um Verfahren übersichtlich zu halten und zu führen sowie um spätere Recherchen zu ermöglichen. Im digitalen Bereich bieten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) hier eine Lösung, um einheitliche Strukturen zu zur Ablage, Führung und Archivierung von Akten zu schaffen und gleichzeitig Schnittstellen zu Fachprogrammen herzustellen und somit ein effektives und möglichst medienbruchfreies Arbeiten zu ermöglichen. DMS ermöglichen darüber hinaus die digitale Abbildung des Posteingangs, Unterschriftenfunktionen und die zukünftige Implementierung von Künstlicher Intelligenz sowie die bessere Nutzung der zunehmend digital zugänglichen Verwaltungsdienstleistungen. In den Systemen wird ein digitaler Workflow geschaffen, sodass nicht nur im Rathaus selbst jederzeit an laufenden Verfahren problemlos gearbeitet werden kann, sondern auch im HomeOffice jederzeit Zugriff auf erforderliche Dokumente und Prozesse ermöglicht werden kann. Die Anschaffung eines DMS wird derzeit in Kooperation mit den übrigens Verbandsgemeinden des Landkreises Cochem-Zell angestrebt, um durch hohe Lizenzzahlen ein möglichst attraktives Angebot erzielen zu können. Derzeit sind zwei DMS in der näheren Auswahl. Die Hersteller der Systeme haben bereits die Produkte vorgestellt, eine abschließende Bewertung und Abstimmung unter den Verbandsgemeinden hinsichtlich der Systeme steht noch aus. Die Verbandsgemeinde strebt eine schnelle Beschaffung des Systems an, u. a. auch da im Rahmen des RZN-Förderprogramms Mittel für die Einführung eines DMS eingeplant worden sind und somit die Fördermöglichkeiten hier genutzt werden könnten. Seite 1 von 2 Haushaltsrechtliche Beurteilung: Durch den Grundsatzbeschluss entstehen noch keine Kosten für den Verbandsgemeindehaushalt. Beschlussvorschlag: Der Verbandsgemeinderat beschließt, dass die Verbandsgemeindeverwaltung Ulmen zeitnah ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit allen erforderlichen Modulen beschaffen und einführen soll. Die Verbandsgemeindeverwaltung wird beauftragt – sofern erforderlich im Rahmen eines Vergabeverfahrens – ein geeignetes DMS auszuwählen und das Ergebnis dem Verbandsgemeinderat zur abschließenden Entscheidung vorzulegen. Abweichender Beschluss: Beschluss- abweichender Einstimmig Ja - Nein – Stimm- vorschlag Beschluss Stimmen Stimmen enthaltungen    An der Beratung und Abstimmung nahm/en nicht teil Seite 2 von 2