Neubau Feuerwehrgerätehaus und Bauhof - Entscheidungen

Bürgermeisteramt Wolfschlugen Bauamt Verantwortlicher Amtsleiter: Jaqueline Hensel Sitzungsvorlage: 2026/084 AZ: 022.31 Verfasser: Hensel, Jaqueline Datum Gremium Zuständigkeit Öffentlichkeitsstatus 27.07.2026 Gemeinderat Entscheidung öffentlich Beratungsthema Neubau Feuerwehrgerätehaus und Bauhof - Projektsteuerung - Prüfung des Bedarfes und Einsatzes einer Projektsteuerung - Einfluss auf Kosten und Zeitschiene - Entscheidung der Verschiebung des Bauvorhabens um 5 Meter nach Süden als Reservefläche für den Recyclinghof24 des Abfallwirtschaftbetriebs AWB Finanzielle Auswirkungen: KeinefinanziellenAuswirkungen:☐ Teilhaushalt: Auftrag: Kostenstelle: Sachkonto: FINANZHAUSHALT Aktuelles Folgejahre Bemerkung Haushaltsjahr Einzahlungen Auszahlungen Saldo ERGEBNISHAUSHALT Aktuelles Folgejahre Bemerkung Haushaltsjahr Erträge Aufwendungen Saldo Deckungsvorschlag: Bemerkung: Aufgestellt in Absprache: Bauamt Wolfschlugen, Jaqueline Hensel, DreiArchitekten, Herrn Streule, schreiberplan, Frau Schrodi. Sachverhalt: Für den geplanten Neubau des Feuerwehrgerätehauses mit Bauhof stellt sich – nach dem der Arbeitskreis am 14.07.2026 zum 2. Mal tagte (er besteht aus: VertreterInnen des Gemeinderats, Architekt sowie Feuerwehrführung, Bauhofleiter und Verwaltung) die Frage, ob die Beauftragung eines externen Projektsteuerers wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll ist. Die Verwaltung wurde gebeten diese Idee zu konkretisieren und im Gremium einzubringen. -2- Neben den Vorteilen einer professionellen Projektbegleitung sind insbesondere die zusätzlichen Honorarkosten sowie die Auswirkungen auf den Projektablauf durch ein erforderliches Vergabeverfahren zu betrachten. Allgemeines zur Projektsteuerung Ein Projektsteuerer übernimmt keine Planungsleistungen, sondern unterstützt den Bauherrn bei der Steuerung des Gesamtprojekts. Die Leistungen orientieren sich in der Regel an den Handlungsbereichen des AHO-Heftes Nr. 9 und diese wird in 5 Projektstufen gegliedert. Hierzu gehören unter anderem: Terminsteuerung, Kostenkontrolle, Qualitätskontrolle, Koordination aller Fachplaner, Vertrags- und Nachtragsmanagement, Unterstützung bei Vergaben. Der Projektsteuerer vertritt dabei die Interessen des Bauherrn, übernimmt jedoch keine hoheitlichen Entscheidungen. Gerade bei größeren Bauvorhaben bindet die Projektsteuerung erhebliche Personalressourcen und entlastet somit das bestehende Personal in der Verwaltung. Ein externer Projektsteuerer übernimmt: Terminüberwachung, Koordination sämtlicher Beteiligter, Kostenverfolgung, Dokumentation. Ein Projektsteuerer überwacht kontinuierlich: Budget, Nachträge und die Kostenprognosen. Der Projektsteuerer sollte über fundiertes Wissen zu Feuerwehrbauten und entsprechenden Erfahrungen aus zahlreichen vergleichbaren Projekten verfügen um dadurch typische Risiken frühzeitig zu erkennen. Die Projektsteuerung verursacht zusätzliche Planungskosten. Es entstehen teilweise Überschneidungen zwischen Architekt, Fachplanern und Bauherr dadurch entsteht zusätzlicher Abstimmungsaufwand. Ein Projektsteuerer kann wirtschaftliche Vorteile bringen durch: frühzeitige Erkennung von Kostensteigerungen, bessere Koordination der Planungsbeteiligten, professionelles Nachtragsmanagement. Ob diese Vorteile die Honorarkosten vollständig kompensieren, lässt sich im Vorfeld jedoch nicht belastbar beziffern und hängt maßgeblich von der Komplexität des Projekts ab. Vergaberechtliche Auswirkungen Projektsteuerungsleistungen zählen zu freiberuflichen Dienstleistungen. Der geschätzte Auftragswert liegt bei einem Projekt dieser Größenordnung regelmäßig über dem geltenden EU-Schwellenwert für öffentliche Dienstleistungsaufträge (bei Beauftragung über gesamte Projektdauer). Es gibt keine Unterschwellenbereiche mehr - aber die 80/20 Regelung. In den 20 % stecken bereits der Brandschutz und die Bauphysik. Der „Rest“ wird für eine Projektsteuerung nicht reichen. Damit ist eine europaweite Vergabe nach der Vergabeverordnung (VgV) erforderlich. Dieses Verfahren wurde bereits bei der Objektplanung und bei den Fachplanern gewählt. Dabei gibt es Unterschiedliche Ausschreibungsarten, je nachdem welche gewählt wird hat dies Auswirkung auf das Ergebnis und die Zeitschiene. Am Beispiel der Objektplanung mit Teilnehmerwettbewerb dauerte dies mit Vorbereitung des Verfahrens 7-8 Monate (Juni 2025 – Januar 2026) bei dem offenen Verfahren für die Fachplaner ca. 5 Monate. Eine künstliche Aufteilung des Auftrags, um unter dem Schwellenwert zu bleiben, ist vergaberechtlich unzulässig. Zulässig kann dagegen sein: nur tatsächlich benötigte Leistungsstufen zu beauftragen, sofern dies fachlich begründet ist, oder nur einzelne Beratungsleistungen extern zu vergeben, wenn diese einen eigenständigen Auftrag darstellen und keine Umgehung des Vergaberechts bezwecken. Dies wäre eine weitere Variante um eine Projektsteuerung auf „Nachweis“ in das Projekt einzubinden. Diese Möglichkeit wird im weiteren Verlauf der Vorlage nicht berücksichtigt. Zeitschiene bei Entscheidung für Projektsteuerung: -3- Schritt Dauer Beschluss des GR zum Projektsteuerer Juli 2026 Vergabeunterlagen erstellen 3–6 Wochen EU-Bekanntmachung ca. 1 Woche Teilnahmewettbewerb 4–5 Wochen „Gespräche mit Büros“ + GR 4-5 Wochen Auswertung Bewerbungen 2–3 Wochen Angebotsphase 4–5 Wochen Verhandlungen 2–3 Wochen Auswertung 2 Wochen Stillhaltefrist 15 Kalendertage Vertragsabschluss 1 Woche Beschluss GR zur Beauftragung Januar 207 Beginn der Arbeiten Feb/ Mär 2027 Arbeitskreis zu ersten Ergebnissen April 2027 Beschluss GR Baukonstruktion Mai 2027 Verschiebung der Projektarbeit um 8 -10 Monate. Kommt es zu Rückfragen oder Nachprüfungsverfahren, kann sich die Dauer entsprechend verlängern. Finanzielle Betrachtung Bei einem angenommenen Honorar von ca. 2% sind dies ca. 240.000 €. Diese Kosten entstehen zusätzlich zu den bereits beauftragten Honoraren der Objektplanung, Fachplaner, Gutachter und zu technischen Ausrüstungen (Vermessung, SiGeKo…). Aus den benannten Terminen entstehen aus der Sicht der Objektplanung große Risiken und das Projekt würde sich deutlich verschieben. Laut dem neu veröffentlichten Baupreisindex (Q2-2026) beträgt die Baupreissteigerung von Mai 2025 bis Mai 2026 derzeit 5 %. Bei Baukosten von ca. 15 Millionen Euro bei beiden Projekten bedeutet das pro 6 Monaten also eine Steigerung von ca. 376.000 € brutto, bei 12 Monaten ca. 752.000 €. Ohne die Honorare der Projektsteuerung und die Vergabe der Leistungen. Das Architekturbüro kann die derzeitigen Leistungen noch maximal 2 Wochen zu bereits beschlossenen Punkten ausführen danach müssten Sie unterbrechen - die Fachingenieure ebenfalls. Ohne Entscheid zu Konstruktionsart ist die weitere Bearbeitung des Projektes nicht sinnvoll. Eine Erneute Aufnahme der Arbeiten ist somit wieder ab April 2027 möglich. Hierbei zu berücksichtigen ist ein mögliches Nachverhandeln der bestehen Fachplaner Verträge durch die starke Verzögerung (Vertragserfüllung und möglicher Schadensersatz). Ebenfalls hier der Hinweis von Herrn Schroth (FW) zu den Fördermitteln - hierzu wird eine abgeschlossene LP 3 benötigt. Die wird bis Anfang des nächsten Jahres (2027) dann nicht möglich sein. Dies führt zu weiteren Monaten Verzögerung da die Förderung für die Finanzierung des Projektes benötigt wird. Hinweis: LP3 ist die Entwurfsplanung danach folgt die Genehmigungsplanung (LP4) mit Einreichung des Baugesuches gefolgt von der Ausführungsplanung (LP5). Die Entscheidung über die Baukonstruktion ist ein essentieller Bestandteil für den weiteren Projektverlauf und bildet die Grundlage für die nachfolgenden Planungs- und Vergabeschritte. Fazit Bei einem Bauprojekt mit einem geschätzten Volumen von rund 15 Mio. € (Bauhof und -4- Feuerwehr) ist die Beauftragung eines Projektsteuerers grundsätzlich fachlich nachvollziehbar und in der kommunalen Praxis keine Seltenheit. Dafür spricht unter anderem die hohe Projektkomplexität, die Abstimmung mit den zahlreiche Fachplaner und das damit verbundene erhöhte Kosten- und Terminrisiko. Dem stehen jedoch zusätzliche Kosten: Honorarkosten von geschätzt 240.000 €, Baupreissteigerung durch Verschiebung der Projektrealisierung sowie ein europaweites Vergabeverfahren mit einer voraussichtlichen Dauer von acht Monaten gegenüber. Sowie der zusätzliche Abstimmungsaufwand mit einem weiteren Projektbeteiligten und die Doppelbetreuung des Projektes durch Architekt, Bauherr UND Projektbetreuung. Beschlussvorschlag sollte der Gemeinderat die Ausschreibung der Projektsteuerung beschließen: Der Gemeinderat beschließt: die Beauftragung der Verwaltung und das Büro schreiberplan mit der Durchführung des VgV-Verfahrens zur Beauftragung einer Projektsteuerung für das Projekt „Neubau Feuerwehrgerätehaus mit Bauhof“. Vorschlag der Verwaltung: Bei den Abstimmungssitzungen mit Planungsbüro, Verwaltung sowie Fachingenieure werden zwei Büros für HLS und Elektroplanung zusätzlich hinzugezogen mit beratender Funktion. Die Büros werden nach Aufwand auf Stundenbasis honoriert und sie können auch bei den weiteren AK-Sitzungen mit Teil nehmen. Gerne können aus dem Gremium Büros genannt werden, auf die die Verwaltung zugehen soll. Ansonsten hat die Verwaltung welche im Blick, die in der Sitzung genannt werden. Beschlussvorschlag: 1. Der Gemeinderat beschließt keine Beauftragung einer Projektsteuerung für das Projekt „Neubau Feuerwehrgerätehaus mit Bauhof“, der zur Folge hätte, dass die Verwaltung das Büro schreiberplan mit der Durchführung des VgV-Verfahrens zur Beauftragung einer Projektsteuerung für das Projekt „Neubau Feuerwehrgerätehaus mit Bauhof“ beauftragt werden müsste. 2. Der Gemeinderat stimmt der Vorgehensweise zu für HLS und Elektroplanung an den Abstimmungsterminen mit Architekt und Fachbüros sowie den AK-Sitzungen zwei weitere Externe Büros mit einzubeziehen als den Bauherrn beratende Büros. 3. Der Gemeinderat beschließt die Verschiebung des Bauvorhabens um 5 Meter nach Süden als Reservefläche für den Recyclinghof24 des Abfallwirtschaftsbetriebs AWB. NÖ_Präsentation 2026-07-14 Arbeitskreis Nr. 2