Antrag der SPD-Fraktion vom 28.05.2026 auf Durchführung von hybriden Ausschusssitzungen im AGWDT

Gemeinde Kreuzau Vorlagen-Nr.: 122/2026 Zentrale Dienste - Herr Lenzen BE: Herr Theisen/Herr Lenzen Kreuzau, 28.05.2026 - öffentlicher Teil - Sitzungsvorlage für den Ausschuss für 09.06.2026 Gemeindeentwicklung, Wirtschaft, Digitalisierung und Tourismus Antrag der SPD-Fraktion vom 28.05.2026 auf Durchführung von hybriden Ausschusssitzungen im AGWDT I. Sach- und Rechtslage: Mit Datum vom 22.05.2026 beantragt das RM Scharfen, diese Sitzung des AGWDT in hybrider Form durchzuführen. Seitens der Verwaltung wurde Herrn Scharfen das Verfahren per E-Mail kurz erläutert und um einen Antrag der Fraktion gebeten. Die SPD-Fraktion stellt mit Datum 28.05.2026 den Antrag die Sitzungen im AGWDT künftig hybrid durchzuführen. Diese Möglichkeit soll bis zum Ende der Legislaturperiode bestehen bleiben. Der Antrag ist beigefügt. Gemäß § 58 a der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW) kann in der Hauptsatzung bestimmt werden, dass Ausschüsse des Rates auch außerhalb der besonderen Ausnahmefälle nach § 47 a Absatz 1 hybride Sitzungen durchführen können. Von diesem Recht ausgenommen sind die in § 57 Abs. 2 genannten Ausschüsse (Pflichtausschüsse; Haupt- und Finanzausschuss und Rechnungsprüfungs- und Wahlprüfungsausschuss). Dem jeweiligen Ausschuss bleibt die Entscheidung darüber vorbehalten. Der Beschluss darüber, ob eine Sitzung des Ausschusses als hybride Sitzung durchgeführt werden soll, ist mit einfacher Mehrheit zu fassen. Die Beschlussfassung soll so rechtzeitig gefasst werden, dass § 47 Abs. 2 gewahrt werden kann (Einberufungsfrist). Gemäß § 4b Absatz 1 der Hauptsatzung in der die „Hybride Durchführung von Ausschusssitzungen“ der Gemeinde Kreuzau geregelt ist, dürfen die Ausschüsse des Rates auch außerhalb der besonderen Ausnahmefälle nach § 47a Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW) hybride Sitzungen durchführen. Dies gilt nicht für die Pflichtausschüsse nach § 59 GO NRW. In § 1 Absatz 3 Buchstabe b) der Zuständigkeitsordnung des Rates der Gemeinde Kreuzau, ist der Ausschuss für Gemeindeentwicklung, Wirtschaft, Digitalisierung und Tourismus als freiwilliger Ausschuss aufgeführt. Eine Beschlussfassung ist daher grundsätzlich möglich. § 4b Absatz 2 der Hauptsatzung der Gemeinde Kreuzau sagt aus, dass dem jeweiligen Ausschuss die Entscheidung über eine Durchführung hybrider Sitzungen vorbehalten bleibt. Weiter heißt es, dass der Beschluss darüber, ob eine Sitzung des Ausschusses als hybride Sitzung durchgeführt werden soll, mit einfacher Mehrheit zu fassen ist. Die Beschlussfassung soll so rechtzeitig erfolgen, dass die Frist des § 47 Abs. 2 GO NRW (Ladungsfrist) gewahrt werden kann. Der Beschluss kann frühestens mit Wirkung für die jeweils nächste Ausschusssitzung erfolgen. Jeder Ausschuss im Sinne des Absatzes 1 kann einen Vorratsbeschluss darüber treffen, ob die weiteren Sitzungen des Ausschusses in der jeweiligen Wahlperiode als hybride Sitzungen durchgeführt werden. Der Ausschuss kann einen nach Satz 5 getroffenen Vorratsbeschluss mit einfacher Mehrheit für einzelne Ausschusssitzungen oder insgesamt mit Wirkung frühestens für die nächste Ausschusssitzung wieder aufheben. Im vorliegenden Fall ist die hybride Durchführung bis zum Ende der Legislaturperiode beantragt worden. Nach aktuellen Sitzungsrahmenplan findet die nächste Sitzung am 15.09.2026 statt. Die Ausgestaltung des Sitzungstermins am 15.09. als hybride Sitzung ist nach erfolgtem Beschluss möglich. Die Fassung eines Vorratsbeschlusses, welcher bestimmt, dass alle weiteren Sitzungen in der laufenden Wahlperiode auch als hybride Sitzung durchgeführt werden dürfen, ist ebenfalls zulässig. Anzumerken ist hier jedoch, dass generell eine Vorplanung seitens der Verwaltung erforderlich ist, da mit der Sitzungseinladung ein Einladungslink inkl. Zugangsdaten zur Videosoftware verteilt werden muss. Dies bedingt, vor der Einladung seitens eines oder mehrerer Ausschussmitglieder die Nutzung bis zu einem Stichtag beantragt wird. Dies gilt ebenfalls für teilnehmende Bürgerinnen und Bürger. § 12a Absatz 2 der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse (GO Rat) beschreibt das Verfahren bei einer hybrid durchgeführten Sitzung. Hier nehmen die Ratsmitglieder teils persönlich anwesend und teils ohne persönliche Anwesenheit unter Einsatz technischer Hilfsmittel durch zeitgleiche Bild-Ton-Übertragung an der Sitzung teil, während die Sitzungsleitung am Sitzungsort anwesend ist. Bei einer hybriden Sitzung gelten sowohl die am Sitzungsort anwesenden Ratsmitglieder, als auch die digital per Bild-Ton-Übertragung teilnehmenden Ratsmitglieder als anwesend. Ebenfalls sind der Schriftführer/die Schriftführerin sowie die weiteren Bediensteten der Verwaltung, die aufgrund ihrer dienstlichen Stellung an der Sitzung teilnehmen, am Sitzungsort anwesend. Die Sitzungsleitung kann gestatten, dass die weiteren Bediensteten der Verwaltung, die aufgrund ihrer dienstlichen Stellung an der Sitzung teilnehmen, auch in digitaler Form teilnehmen können. § 12a Absatz 3 der Geschäftsordnung stellt klar, dass die Ratsmitglieder sowohl bei einer digitalen Sitzung, als auch bei digital teilnehmenden Ratsmitgliedern im Rahmen einer hybriden Sitzung dafür Sorge zu tragen haben, dass sie in ungestörter Weise an den Ratssitzungen teilnehmen können. Das Aufzeichnen und Weiterverbreiten der Sitzung oder von Sitzungsteilen ist untersagt. Gleiches gilt für Ausschussmitglieder. In § 12b GO Rat werden die Verantwortlichkeiten im Rahmen digitaler und hybrider Sitzungen geregelt. Nach Absatz 1 müssen die von Seiten der Gemeinde für die Durchführung von digitalen und hybriden Sitzungen eingesetzten Anwendungen dem aktuellen Stand der IT-Sicherheitstechnik für Videokonferenz- und Abstimmungssysteme entsprechen und von der Gemeindeprüfungsanstalt NRW zugelassen worden sein. Für den Einsatz dieser Anwendungen hat die Gemeinde ein gesondertes Konzept zu erstellen, dass den Anforderungen der IT-Sicherheit Rechnung trägt, oder ein vorhandenes IT-Sicherheitskonzept entsprechend zu erweitern ist. Das entsprechende Konzept ist den Ratsmitgliedern zur Verfügung zu stellen. Derzeit ist seitens der Verwaltung die Thematik bezüglich der benötigten und zugelassenen Anwendung zur Bild-Ton-Übertragung (Videokonferenzsystem) nach DigiSiVO NRW und Konzeption zu IT-Sicherheit sowie Datenschutz nicht angegangen worden. Eine Anfrage an die KDVZ Frechen bezüglich der nutzbaren Software wurde zwischenzeitlich getätigt. Eine Konzepterstellung sollte in enger Zusammenarbeit mit dem IT-Dienstleister erfolgen, da dieser die notwendige Software zur Verfügung stellt, welche neben der Durchführung der Video- und Tonübertragung auch eine geheime Abstimmung ermöglicht. § 12b Absatz 2 GO Rat stellt fest, dass die Gemeinde vor und während der gesamten Dauer der Sitzung die technischen und organisatorischen Voraussetzungen dafür sicherzustellen hat, dass den Ratsmitgliedern und in öffentlichen Sitzungen der Öffentlichkeit der Zugang und die digitale Teilnahme an der Sitzung dauerhaft möglich sind. - 2 - Dies umfasst die Verantwortung für die grundsätzliche Funktionsfähigkeit der eingesetzten Softwareanwendung, die Übertragungstechnik im Sitzungssaal, die Übertragung von Bild- und Tonaufnahmen an digital teilnehmende Ratsmitglieder sowie im Falle der Bereitstellung von Endgeräten zur Teilnahme an digitalen oder hybriden Sitzungen auch die grundsätzliche Funktionsfähigkeit dieser Endgeräte. Die ordnungsgemäße Bedienung und die Pflege der Software (insb. durch das regelmäßige Aufspielen von Updates des Betriebssystems oder der verwendeten Softwareanwendungen) obliegt den Ratsmitgliedern. Für die Verwaltung bedeutet dies, dass die Video- und Audioverbindung durchgängig technisch betreut werden muss. Ein telefonischer Kontakt ist einzurichten, um mögliche technische Schwierigkeiten bei der Nutzung des Onlinezugriffs melden zu können. Zudem ist davon auszugehen, dass eine Einarbeitung in die Abläufe und ggfls. Schulungen erforderlich werden. Entsprechende Personalkosten sind nach Arbeitsumfang zu planen und bereitzustellen. Weitere Regelungen zu Rechten und Pflichten der Ratsmitglieder sowie der Verwaltung ergeben sich aus § 12b Absatz 3 bis 6 GO Rat sowie § 12c GO Rat und werden in das zu erstellende Konzept einfließen Eine telefonische Nachfrage beim StGB NRW ergab, dass bisher keine Kommune in NRW bekannt sei, welche das Instrument der hybriden Ausschusssitzungen nutzt. Dies wird vor allem mit dem hohen Aufwand und der Umsetzbarkeit (Sitzungsverlauf in der Praxis) begründet. Hinzu kommt, dass die Übersendung von Vertretern in Ausschüssen, anders als bei Ratssitzungen, problemlos möglich sei. Auch die Erstellung eines Konzeptes zur IT-Sicherheit stellt, gerade für kleinere Kommunen, eine aufwendige Hürde dar. Seitens der Verwaltung wird daher vorgeschlagen, zunächst weitere Informationen einzuholen und Erfahrungen zu sammeln. Daher ist angedacht, die Sitzung des AGWDT am 15.09.2026 testweise als hybride Sitzung auszuführen. Hierzu sollte von der Mietmöglichkeit der Software Gebrauch gemacht werden. II. Haushaltsmäßige Auswirkungen: Je nach Aufwand sind die Kosten je Arbeitsstunde für einen Mitarbeiter, welcher die Technik in der Sitzung betreut mit circa 54,49 €/Stunde (Kosten eines Arbeitsplatzes KGST 2025/2026) anzusetzen. Hinzuzufügen sind die Kosten für die Erstellung des Konzeptes zur IT-Sicherheit in derzeit unbekannter Höhe. Durch die Installation und den Betrieb der Fachsoftware (Interaktive virtuelle Sitzung 1.031,73 € einmalig, laufend 247,62 €/Jahr) sowie der Abstimmungsfunktion (voteRICH-App 696,15 € einmalig, laufend 167,08 €/Jahr) ist mit Gesamtkosten in Höhe von 1.727,88 € (einmalig) sowie laufende Kosten in Höhe von 414,70 € (jährlich) zu rechnen. Anzumerken ist hier, dass die vorgenannten Kosten unabhängig der Nutzerzahlen sind. Zudem ist eine Miete der Software möglich. III. Beschlussvorschlag: Der Ausschuss für Gemeindeentwicklung, Wirtschaft, Digitalisierung und Tourismus beschließt gemäß § 4b Absatz 2 der Hauptsatzung der Gemeinde Kreuzau, dass die nächste Ausschusssitzung am 15.09.2026 testweise als hybride Sitzung durchgeführt wird. Der Bürgermeister - Ingo Eßer - IV. Beratungsergebnis: - 3 - Einstimmig: ________ Ja: ________ Nein: ________ Enthaltungen: ________ - 4 -