Antrag der FWG Fraktion auf Änderung der Abrechnungsart der Mittagsverpflegungsgebühren (Anlage 1)

Beschlussvorlage Nummer 2021-0439 Aktenzeichen Fachbereich Finanzen Stabstelle Datum 28.07.2021 Sachbearbeiter (in) Holst, Paula Wiedervorlage Bezug-Nr. Beratungsfolge Gremium Termin Status Ortsgemeinderat Gensingen 09.09.2021 öffentlich beschließend Antrag der FWG Fraktion auf Änderung der Abrechnungsart der Mittagsverpflegungsgebühren (Anlage 1)Antrag der FWG Fraktion auf Änderung der Abrechnungsart der Mittagsverpflegungsgebühren Sach- und Rechtslage: Stellungnahme der Verbandsgemeindeverwaltung Sprendlingen-Gensingen Die Abrechnung der Mittagsverpflegung erfolgte in der Vergangenheit auf Grundlage der Satzung der Ortsgemeinde Gensingen vom 24.07.2013. § 7 der Satzung der Ortsgemeinde Gensingen über die Erhebung von Mittagsverpflegungsgebühren besagte: „Mittagsverpflegungsgebühren werden monatlich abgerechnet und durch schriftlichen Bescheid festgesetzt. Als Grundlage für die Abrechnung wird von der Kindertagesstätte eine Liste geführt, aus der hervorgeht, wie oft ein Kind an der Mittagsverpflegung teilgenommen hat.“ Diese Liste (die Grundlage für die Gebührenbescheide), die an die Verbandsgemeindeverwaltung übermittelt wurde, war oft unvollständig oder nicht aktualisiert und hat häufig zu Korrekturen sowohl im Steueramt wie auch in der VG-Kasse geführt. Auch wurden die Listen des Öfteren zeitlich sehr knapp übermittelt, so dass die Einhaltung der Zahlungsfrist zum 15. eines Monats kaum erreichbar war. Um diesen Abrechnungsdefizit zu verbessern, hat die IT-Abteilung als gemeinsames Plattform Share-Point eingeführt, sodass wir und auch die Kolleginnen im Kindergarten, bei Bedarf die Daten der Kinder aktualisieren konnten. Dieses Verfahren war in Bezug auf die Abrechnung ebenfalls sehr aufwändig, da die Verwaltung, bzw. das Steueramt, plötzlich für die Ummeldung der Kinder innerhalb von verschiedene Gruppen zuständig war (siehe E-Mail an Frau Dörner/Anlage 1) und vor der Erstellung der monatlichen Abrechnung, die Kinderummeldung abgearbeitet werden musste. Ab 01.01.2020 wurde die Verbandsgemeindeverwaltung seitens der Ortsgemeinde Gensingen mit einer zusätzlichen Abrechnung von dem Caterer Azurit für die Nassmüllentsorgung beauftragt. Da die Einzelabrechnung bei der Anzahl von ca. 130 Kinder zu einem größeren Aufwand führte, hat man sich für die pauschale Abrechnung der Kosten entschieden, um die Kosten und den monatlichen Aufwand (Excel-Listen/Share-Point Erfassung und Übermittlung an die VG) zu reduzieren. Andere Kindergärten oder Grundschulen erstellen ebenfalls die Abrechnung der Kosten auf Grundlage einer Pauschale (Ev. Kindergarten Gensingen, Grundschule Gensingen, Ev. Kindergarten Sprendlingen, etc.). Deshalb handelt es sich um eine gängige Art der Abrechnung, welche für die Abrechnungsstelle eine Vereinfachung und für die Eltern Übersicht und Kostenvergünstigung darstellt. Zu dem Schreiben von Herrn Martin Bordt möchten wir wie folgt Stellung nehmen: Zu 1) „Über 15% der Eltern haben Ihre Kinder von der gemeinsamen Mittgasverpflegung abgemeldet.“ Nach unserer Überprüfung konnten wir bezüglich der Anzahl der Kinder die angemeldet sind keine Unterschiede zum Vorjahre feststellen. (siehe Anlage 2) Zu 2) „Es gibt keine Mehrzeit der Erzieherinnen zur Betreuung, da der Arbeitsumfang unverändert bleibt.“ Durch die Einführung der monatlichen Pauschale ist die tägliche bzw. monatliche Fortführung einer Liste über Anzahl der Mahlzeiten im Monat und dessen Übermittlung an die VG weggefallen. Eine Arbeitserleichterung ist hiermit erreicht. Es werden seitens des Kindergartens lediglich 1 x jährlich (anstatt 12 Mal pro Jahr) Anmeldungen an die VG-Verwaltung übermittelt und nur ein Jahres-Gebührenbescheid für die Eltern erstellt. Eine tägliche Essensbestellung an den Caterer kann jedoch unabhängig von der Art der Abrechnung nicht entfallen, da sonst Mehrkosten verursacht werden. Dies wäre beispielweise der Fall, wenn Kinder erkrankt sind. Zu 3) „Erzieherinnen und Leiterinnen werden massiv von Eltern angegangen“ Hierrüber können wir keine Aussage treffen, da wir seit der Einführung der Pauschale keine negative Zwischenmeldungen seitens der Erzieherinnen oder Leiterinnen mehr erhalten haben“ Lediglich am Anfang der Einführung der Pauschale wurden zwei E-Mails der Eltern von uns und von Herrn Brendel beantwortet und im Hinblick auf die Kalkulation begründet. Es gab auch nur zwei telefonische Anfragen der Eltern, welche sachlich und mit Beispielberechnungen beantwortet wurden. Zu 4) „die Anzahl der Mittagessen signifikant gesenkt“ Da für die Hortkinder die Verpflegungspauschale aufgrund der Pandemie nicht angewendet wurde, können wir nur in Bezug auf den Kindergartenkindern eine Aussage treffen. Hier sind keine ersichtlichen Abweichungen oder weniger Teilnehmer im Vergleich zum Vorjahr festgestellt werden. (siehe Anlage 2/ ca. 79 Teilnehmer vor der Pauschale /79 Teilnehmer nach der Pauschale) Zu 5) „die Höhe der neuen Pauschale ist fast doppelt so hoch wie bei der einer individuellen Abrechnung“ Pauschale mtl.: 57,00 € bei tägliche Verpflegung (5 Tage pro Woche) Einzelabrechnung mtl.: 22 Tage x 2,65 € +1,50 = 59,80 € (Preis pro Mahlzeit Caterer) Nassmüllentsorgung +0,80 € (Portokosten) = 60,60 € mtl. Eine Verdoppelung ist nicht erkennbar. Weiterhin möchten wir informieren, dass die Einführung der pauschalen Abrechnung nicht die Vorstellung eines Sachbearbeiters der Verwaltung war, sondern es ist auf Meinung der Verwaltungsebene entstanden. Im Antrag der FWG-Fraktion wurde eine Ausschreibung bezgl. der Essenanlieferung für die Kinder erwähnt. Hierzu möchten wir ebenfalls Stellung nehmen. Derzeit wird auf Anregung des Ortsbürgermeisters und der Kitaleitung an der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für eine Ausschreibung der Essensanlieferung unter Einbindung der Kitaleitung gearbeitet. Wegen der geplanten Anzahl an Essen und des Abschlusses eines Vertrages über einen längeren Zeitraum, ist diese Leistung nach den Vorgaben des Vergaberechts europaweit auszuschreiben. Aufgrund des vorgeschriebenen Veröffentlichungszeitraumes und anschließender Auswertung und Vertragsabschluss, wird voraussichtlich in diesem Jahr kein Wechsel mehr stattfinden können. Diese Ausschreibung und deren Ergebnis könnte weitreichende Auswirkungen auf die künftige Essensversorgung in der Kita haben. Bleibt es bei der Anlieferung von gegartem Mittagessen zur Ausgabe? Wird teilweise selbst zugekocht? Theoretisch wäre es auch möglich, die Abwicklung der Bestellungen und das Bezahlsystem mit auszuschreiben und künftig von einem Anbieter erledigen zu lassen. Beim aktuellen Lieferanten ist es möglich, die Kinder noch am aktuellen Tag vom Essen abzumelden. Einige Caterer bieten dies nicht (Abmeldung spätestens am Vortag). Nach Marktrecherchen wird sich voraussichtlich auch der Einzelpreis pro Essen erhöhen. Diese evtl. Mehrkosten können an die Eltern weitergegeben werden. Auch sollte neben der Essenslieferung die Entsorgung des anfallenden Nassmülls ausgeschrieben bzw. in die Ausschreibung für die Essenslieferung inkludiert werden. Aus den genannten Gründen empfiehlt die Verwaltung dringend, bei dem bisherigen Abrechnungssystem zu bleiben. Beschlussvorschlag: Die Verwaltung empfiehlt dringend, bei dem bisherigen Abrechnungssystem zu bleiben. Finanzielle Auswirkung: Hierzu kann keine Aussage getroffen werden, da nicht bekannt ist, wie der Rat entscheidet. Abstimmungsergebnis: ____ Ja-Stimmen ____ Nein-Stimmen ____ Enthaltungen O einstimmig angenommen (Manfred Scherer) Bürgermeister