Interkommunale Zusammenarbeit - Übernahme von Vertretungsaufgaben im Standesamt für die Gemeinde Neukirch

Verwaltungsausschuss Sitzungsvorlage 130/2026/1 - öffentlich am 06.10.2026 Gemeinderat Amt für Bürgerservice, Sicherheit & Ordnung - öffentlich am 21.10.2026 Biegert, Judith Interkommunale Zusammenarbeit - Übernahme von Vertretungsaufgaben im Standesamt für die Gemeinde Neukirch Der Verwaltungsausschuss hat dem Beschlussvorschlag bei 11 Ja-Stimmen einstimmig zugestimmt. Beschlussvorschlag Die Übernahme von Vertretungsaufgaben im Bereich des Standesamtes für die Gemeinde Neukirch im Urlaubs- und Krankheitsfall wird beschlossen. Die Verwaltung wird beauftragt, einen entsprechenden öffentlich-rechtlichen Vertrag mit der Gemeinde Neukirch abzuschließen. Anlagen: Öffentlich-rechtliche Vereinbarung Tettnang - Neukirch, Vertretung Standesamt 130/2026/1 Seite 1 von 4 Finanzierung Finanzielle Auswirkungen: Ja Nein Ausgaben: Vorhandener Planansatz: Betrag eingeben EUR Kos tenträger, Sachkonto, Auftrag Betrag eingeben EUR Benötigte Mittel insgesamt: Betrag eingeben EUR Benötigte Mittel über dem Planansatz Betrag eingeben EUR (Über-/außerplanmäßige Ausgaben): Folgekosten: Betrag eingeben EUR - laufende Sachkosten Betrag eingeben EUR - Personalkosten Einnahmen: Vorhandener Planansatz: Betrag eingeben EUR Kos tenträger, Sachkonto, Auftrag Betrag eingeben EUR Tatsächliche Einnahmen: Betrag eingeben EUR Genehmigung der überplanmäßigen/ außerplanmäßigen Ausgaben: Mehrausgaben gegenüber Planansatz: Betrag eingeben EUR Die Voraussetzungen für über-/außerplanmäßige Ausgaben gemäß § 84 GemO liegen vor: Ja Nein Diese können abgedeckt werden durch: Verbuchungsort eingeben Zuständigkeit (Wertgrenze) laut Hauptsatzung liegt beim VA/TA (15.000 EUR bis 75.000 EUR) GR (über 75.000 EUR) Ergänzende Erläuterungen: Die Gemeinde Neukirch erstattet der Stadt Tettnang die durch die Vertretung entstehenden Kosten nach tatsächlichem Aufwand. 130/2026/1 Seite 2 von 4 1. Sachverhalt Das Standesamt ist für die Beurkundung und Registrierung aller wesentlichen Ereignisse im Leben einer Person zuständig. Zu den Kernaufgaben gehören die Beurkundung von Geburten und Sterbefällen, die Durchführung von Eheschließungen, die Führung der Personenstandsregister, die Ausstellung von Personenstandsurkunden, namensrechtliche Erklärungen, Kirchenaustritte und die Beratung der Bürgerinnen und Bürger in allen Angelegenheiten des Personenstandswesens. Da es sich um eine Pflichtaufgabe der Kommune handelt, muss die ordnungsgemäße Aufgabenerfüllung jederzeit sichergestellt sein – auch im Vertretungsfall. Die Anforderungen an die Bestellung und regelmäßige Fortbildung von Standesbeamtinnen und Standesbeamten sind in den letzten Jahren gestiegen, so dass es insbesondere für kleinere Kommunen schwieriger geworden ist, eine Vertretung dauerhaft sicherzustellen. Aufgrund einer personellen Veränderung ist der Bürgermeister der Gemeinde Neukirch auf die Stadt Tettnang zugekommen, ob eine Vertretung für das Standesamt Neukirch vonseiten Tettnang im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit denkbar wäre. Vertreten werden sollen dabei nur unaufschiebbare Fälle im Urlaubs- und Krankheitsfall. Planbare Angelegenheiten werden von dem Standesamt Neukirch so organisiert, dass diese nicht in der Vertretung übernommen werden müssen. 2. Zielsetzung Interkommunale Zusammenarbeit hat sich in der Vergangenheit bereits in vielen Verwaltungen bewährt. Durch den Fachkräftemangel und die derzeitige finanzielle Situation in den Kommunen erhält diese nochmals einen neuen Stellenwert. Die Stadt Tettnang ist interkommunaler Zusammenarbeit gegenüber grundsätzlich aufgeschlossen und prüft entsprechende Anfragen mit Interesse auf Umsetzbarkeit. Aufgrund der Größe der Stadt arbeiten in Tettnang im Sachgebiet Bürgerservice drei Vollstandesbeamtinnen -eine davon in Teilzeit-, die alle anfallenden Aufgaben im Standesamtswesen erledigen können. Somit ist die erforderliche Qualifikation und Erfahrung für die angefragten Vertretungsaufgaben vorhanden. 3. Empfehlung – Begründung Die Anzahl der Beurkundungen im Standesamt unterliegt jährlichen Schwankungen, auf die die Verwaltung keinen Einfluss hat. Der wahrscheinlichste Fall für Vertretungen im Standesamt Neukirch liegt bei den Beurkundungen von Sterbefällen. In den letzten fünf Jahren wurden dort jedes Jahr zwischen acht und zehn Sterbefälle beurkundet, in diesem Jahr sogar erst zwei (Stand Anfang September). Wir gehen deswegen davon aus, dass im Rahmen dieser Vertretung jährlich ein bis zwei Sterbefälle durch die Stadt zu beurkunden sind. Bei einer durchschnittlichen Anzahl von Sterbefallbeurkundungen in Tettnang von knapp 150 in den letzten drei Jahren, ist das im Rahmen der jährlichen Schwankungen gut zu bewerkstelligen. Dazu werden voraussichtlich noch Auskünfte an Bürgerinnen und Bürger sowie andere Standesämter kommen. Auch hier wird eine Miterledigung gut machbar sein. 130/2026/1 Seite 3 von 4 4. Nächste Schritte Auch bei der Gemeinde Neukirch wird dieser Tagesordnungspunkt im Gremium beraten. Bei entsprechender Beschlussfassung in beiden Gremien wird der öffentlich-rechtliche Vertrag durch die beiden Bürgermeister der Stadt Tettnang und der Gemeinde Neukirch unterzeichnet. Im Anschluss daran ist dieser noch der Rechtsaufsicht zur Genehmigung vorzulegen. 130/2026/1 Seite 4 von 4