KI-gestützte Protokollierung

Vorlage Nr. 2026/219 HAUPTAMT Balingen, 23.09.2026 Vorlage zur Behandlung in folgenden Gremien: Verwaltungsausschuss öffentlich am 06.10.2026 Vorberatung Gemeinderat öffentlich am 20.10.2026 Entscheidung Tagesordnungspunkt KI-gestützte Protokollierung Anlagen Beschlussantrag: Der Gemeinderat stimmt dem Einsatz der KI-gestützten Protokoll-Software des Herstellers „SpeechMind“ zu. Finanzielle Auswirkungen: Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende Auswirkungen auf den Haushalt: Aufwendungen/Erträge des Ergebnishaushaltes einmalig 923 € laufend/Jahr 3.100 € Die erforderlichen Mittel sind bereits im Haushalt 2026 eingeplant. Sachverhalt: Die manuelle Protokollierung von Gemeinderatssitzungen stellt eine erhebliche zeitliche und personelle Herausforderung für die Stadtverwaltung Balingen dar. Die zunehmenden Anforderungen an Transparenz und Objektivität erfordern zudem eine zeitnahe und nachvollziehbare Bereitstellung der Sitzungsprotokolle. Die derzeitige Methode der Protokollerstellung bindet erhebliche Ressourcen. Gleichzeitig besteht die gesetzliche Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Protokollierung gemäß § 38 der Gemeindeordnung Baden-Württemberg, während Datenschutzrichtlinien und Persönlichkeitsrechte gewahrt bleiben müssen. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wird der Einsatz einer KI-gestützten Protokollierungssoftware vorgeschlagen. Die Software „SpeechMind“ bietet eine effiziente Lösung zur automatisierten Erstellung von Sitzungsprotokollen, wodurch die Verwaltungsarbeit entlastet und eine schnellere Veröffentlichung von Protokollen ermöglicht wird. Um die KI-gestützte Protokollierung umsetzen zu können, wird im November 2026 eine entsprechend rechtssichere sowie datenschutzkonforme Grundlage in der Geschäftsordnung für den Gemeinderat und der Ausschüsse geschaffen. Allgemein Die Software „SpeechMind“ ist eine KI-gestützte Lösung zur Protokollierung von Gemeinderatssitzungen. Sie ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung der Sitzungsinhalte von der Aufnahme bis zur finalen Protokollversion. Ablauf der Protokollerstellung 1. Audioaufnahme: Während der Sitzung wird eine digitale Audioaufnahme erstellt (wie in einer Testphase bereits praktiziert). 2. Transkription: Die KI wandelt die gesprochenen Inhalte in einen schriftlichen Text um. 3. Intelligente Zusammenfassung: Die Software strukturiert und verdichtet die Inhalte nach vorher definierten Kriterien. 4. Menschliche Kontrolle und Freigabe: Die generierten Protokolle werden von zuständigen Mitarbeitern überprüft, redaktionell bearbeitet und final freigegeben. Durch diesen Prozess kann eine Zeitersparnis erzielt werden, während gleichzeitig die Qualität und Nachvollziehbarkeit der Protokolle sichergestellt wird. Die Anpassung der Protokolltiefe sowie die Anonymisierung von Sprechern sind individuell konfigurierbar. Datenschutz, Sicherheit und KI -Verordnung Die Nutzung der Software erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben sowie der europäischen KI-Verordnung: Datenschutz: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Vorgaben und unter Berücksichtigung der Hinweise des Landesdatenschutzbeauftragten. Der Einsatz der KI- gestützten Protokollierung wird in den städtischen Regelungen für Gemeinderatssitzungen verankert. Zweckbindung: Die Sitzungsdaten werden ausschließlich für die Erstellung und Überprüfung der Sitzungsprotokolle verwendet. Eine Nutzung der Daten zum Training der KI ist ausgeschlossen. Grenzen der Aufzeichnung: Bürgerbeiträge sowie Beratungen über Personalangelegenheiten werden nicht mit der KI verarbeitet. Die Aufzeichnung wird während dieser Sitzungsteile unterbrochen. Keine dauerhaften Stimmprofile: Die Stimme wird nur zur Verschriftlichung und Unterscheidung der Sprecher innerhalb der Sitzung verwendet. Eine automatische Identifizierung anhand der Stimme oder die Bildung dauerhafter Stimmprofile ist nicht vorgesehen. Sichere Speicherung und Übertragung: Die Daten werden innerhalb der Europäischen Union verarbeitet sowie verschlüsselt übertragen und gespeichert. Der Zugriff ist auf berechtigte Personen beschränkt. Wahrung der Nichtöffentlichkeit: Auch bei nichtöffentlichen Sitzungsteilen erhalten nur die hierfür berechtigten Personen Zugriff auf Aufzeichnungen, Transkripte und Protokollentwürfe. Für diese Inhalte gelten besondere Vertraulichkeitsregelungen. Menschliche Kontrolle: SpeechMind erstellt Transkripte und Protokollentwürfe. Diese werden von den zuständigen Beschäftigten geprüft und bei Bedarf korrigiert. Die Verantwortung für die endgültige Niederschrift verbleibt bei der Stadt. KI-Verordnung: Die mit SpeechMind arbeitenden Beschäftigten werden für den Umgang mit der KI und die Beurteilung ihrer Ergebnisse entsprechend geschult. Damit werden insbesondere die Anforderungen der KI-Verordnung an eine ausreichende KI-Kompetenz berücksichtigt. Transparenz: Die Beteiligten werden darüber informiert, dass eine Audioaufzeichnung und eine KI-gestützte Verarbeitung zur Protokollerstellung erfolgt. Die KI trifft keine eigenen Entscheidungen über Sitzungsinhalte; ihr Einsatz dient ausschließlich der Unterstützung bei der Protokollerstellung. Löschung: Tonaufnahmen, Transkripte und nicht mehr benötigte Protokollentwürfe werden nach festgelegten Regeln gelöscht. Die endgültige Niederschrift wird weiterhin bei der Stadt aufbewahrt. Schutz der freien Rede: Die Software wird nicht zur Bewertung von Meinungen, Verhalten oder Personen eingesetzt. Maßgeblich für die Niederschrift bleibt die fachliche Prüfung durch die Verwaltung. Annette Schoen