Ausschreibung neuer IT--Dienstleister ab 04.2027

Amt Mitteldithmarschen 03.09.2026 FD Allgemeine Verwaltung Az.: Hauptausschuss des Amtes Mitteldithmarschen öffentlich Amtsausschuss des Amtes Mitteldithmarschen öffentlich Ausschreibung neuer IT--Dienstleister ab 04.2027 Sachverhalt: a. Ausgangsituation Das Amt Mitteldithmarschen wird seit dem Jahr 2017 durch die Netzplan GmbH aus Hamburg im Rahmen eines EVB-IT-Dienstleistungsvertrages bei Aufgaben des IT-Betriebs unterstützt und beraten. Die Netzplan GmbH hatte das seinerzeit durchgeführte Vergabeverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb für sich entschieden und daraufhin den Auftrag erhalten. Der EVB-IT-Dienstleistungsvertrag wurde im Jahr 2022 angepasst und befristet bis zum 31.03.2027 verlängert. Im bestehenden Vertrag sind insbesondere regelmäßig zu erbringende Tätigkeiten sowie weitere, bei Bedarf abrufbare IT-Dienstleistungen, geregelt. Mit Ablauf des 31.03.2027 endet der bestehende Vertrag. Zur Sicherstellung der erforderlichen externen Unterstützung der IT-Abteilung ist daher eine Neuvergabe der IT-Dienstleistungen mit Leistungsbeginn zum 01.04.2027 angedacht. b. Erforderlichkeit der Neuvergabe Die IT-Abteilung des Amtes Mitteldithmarschen stellt den laufenden Betrieb der IT-Infrastruktur überwiegend mit eigenen personellen Ressourcen sicher. Für einzelne technische Bereiche ist jedoch regelmäßig spezialisiertes Fachwissen erforderlich, das aufgrund der Komplexität der eingesetzten Systeme und des hierfür notwendigen tiefgehenden Produktwissens nicht vollständig innerhalb der eigenen IT-Abteilung vorgehalten werden kann. Dies betrifft insbesondere folgende Bereiche: Wartung, Konfiguration und Erweiterung der IT-Sicherheitseinrichtungen (Cybersecurity): hierzu gehören technisch anspruchsvolle Anpassungen und Erweiterungen der eingesetzten Sicherheitskomponenten sowie die Unterstützung bei komplexen sicherheitsrelevanten Fragestellungen. Betreuung und Weiterentwicklung der virtualisierten Infrastruktur: Die zentrale Serverinfrastruktur des Amtes basiert auf einer virtualisierten Systemumgebung. Insbesondere bei der Konfiguration, Wartung, Erweiterung und Fehleranalyse im Bereich der eingesetzten Hypervisor- und DataCore-Infrastruktur ist spezialisiertes Fachwissen erforderlich. Dies betrifft vor allem tiefergehende technische Eingriffe, Architekturfragen sowie die Analyse komplexer Störungen. Tiefergehende Problemlösungen in der Citrix-Umgebung: Die Citrix-Umgebung stellt einen zentralen Bestandteil der Bereitstellung von Anwendungen und Arbeitsumgebungen dar. Während der reguläre Betrieb durch die interne IT-Abteilung wahrgenommen wird, ist bei komplexen Fehlerbildern, Performanceproblemen, Architekturänderungen oder umfangreicheren technischen Anpassungen regelmäßig externe Unterstützung erforderlich. Der externe IT-Dienstleister übernimmt damit insbesondere Aufgaben, die aufgrund ihrer - 2 - technischen Tiefe, ihrer Seltenheit oder des erforderlichen Spezialwissens nicht wirtschaftlich dauerhaft mit eigenem Personal abgedeckt werden können. Durch den Abschluss eines neuen EVB-IT-Dienstleistungsvertrages sollen diese spezialisierten Unterstützungsleistungen sowie weitere, bei Bedarf erforderliche IT-Dienstleistungen auch über den 31.03.2027 hinaus verlässlich zur Verfügung stehen. c. Vorgesehenes Vergabeverfahren Für die fachliche Vorbereitung und Begleitung des Vergabeverfahrens wurde erneut die IuK Consult aus Bad Sachsa, vertreten durch Herrn Köther, beauftragt. IuK Consult hat das Amt Mitteldithmarschen bereits in der Vergangenheit mehrfach bei komplexen IT-Vergabeverfahren unterstützt. Herr Köther hat unter anderem verschiedene Ausschreibungen im Zusammenhang mit der Serverinfrastruktur sowie dem EVB-IT- Dienstleistungsvertrag begleitet. Hierzu gehörten auch die Ausschreibung des EVB-IT- Dienstleistungsvertrages im Jahr 2017 sowie die Anpassung und Verlängerung des Vertrages im Jahr 2022. Aufgrund der dabei gemachten positiven Erfahrungen und der guten Zusammenarbeit wurde für die anstehende Neuvergabe erneut Kontakt zu IuK Consult aufgenommen. IuK Consult betreut inzwischen nur noch einen ausgewählten Kundenkreis und hat sich erfreulicherweise bereit erklärt, das Amt Mitteldithmarschen auch bei diesem Vergabeverfahren wieder zu unterstützen. Der Einsatz eines externen Konsultors ist insbesondere deshalb sinnvoll, weil die Erstellung einer vollständigen und marktgerechten Leistungsbeschreibung für einen komplexen IT- Dienstleistungsvertrag spezielles Fachwissen und umfangreiche Erfahrungen mit vergleichbaren IT-Ausschreibungen erfordert. Die interne IT-Abteilung verfügt über die notwendigen Kenntnisse zur Beschreibung des eigenen technischen Bedarfs und der vorhandenen Infrastruktur. Die Erstellung und Durchführung eines IT-Vergabeverfahren gehört jedoch nicht zu den regelmäßig wahrgenommenen Aufgaben der IT-Abteilung. Insbesondere die marktgerechte Strukturierung von Leistungsbeschreibungen, die Vergleichbarkeit unterschiedlicher Dienstleistungsangebote sowie die Ausgestaltung geeigneter Bewertungs- und Zuschlagskriterien erfordern Erfahrungen aus vergleichbarern Vergabeverfahren. Durch die Einbindung von IuK Consult kann daher das technische Wissen der internen IT- Abteilung mit der spezialisierten Erfahrung des Konsultors bei der Vorbereitung und Durchführung der IT-Ausschreibung verbunden werden. Gleichzeitig soll sichergestellt werden, dass die auszuschreibenden Leistungen eindeutig beschrieben, wirtschaftlich vergleichbar und für den Wettbewerb geeignet ausgestaltet werden. Für die Unterstützung bei der Vorbereitung und Begleitung des Vergabeverfahrens entstehen Kosten in Höhe von ca.11.600 € brutto. Diese Kosten fallen zum Teil bereits im laufenden Jahr an. Die Restsumme wird für 2027 mit eingeplant. Vergabeverfahren Es ist vorgesehen, die IT-Dienstleistungen im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung mit derzeit sechs Teilnehmern im Wege einer Verhandlungsvergabe auszuschreiben. Hierzu sollen sechs geeignete Unternehmen zur Teilnahme am Vergabeverfahren und zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Die Auswahl der Unternehmen erfolgt unter Berücksichtigung ihrer fachlichen Eignung und Leistungsfähigkeit für die ausgeschriebenen IT-Dienstleistungen. Die konkreten Anforderungen an die Leistungserbringung sowie die Eignungs- und Zuschlagskriterien werden in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt. Der Zuschlag soll auf das unter Berücksichtigung der festgelegten Zuschlagskriterien wirtschaftlichste Angebot erteilt - 3 - werden. Vertragsgegenstand und Vertragslaufzeit Der neu abzuschließende Vertrag soll zum 01.04.2027 beginnen und eine Laufzeit von 36 Monaten bis zum 31.03.2030 haben. In den Ausschreibungsunterlagen werden die regelmäßig zu erbringenden Leistungen sowie die darüber hinaus bei Bedarf abrufbaren Dienstleistungen näher definiert. Die konkrete Ausgestaltung des Leistungsverzeichnisses und des EVB-IT- Dienstleistungsvertrages erfolgt im Rahmen der Vorbereitung des Vergabeverfahrens. Voraussichtlicher Auftragswert Auf Grundlage der derzeit in Anspruch genommenen Leistungen und des zukünftig erwarteten Leistungsbedarfs wird von Kosten in Höhe von insgesamt ca. 70.000 € brutto pro Jahr ausgegangen. Bei einer Vertragslaufzeit von 36 Monaten ergibt sich damit ein geschätztes Gesamtvolumen von: ca. 210.000 € brutto. Bei den genannten Beträgen handelt es sich um eine Kostenschätzung. Die tatsächlichen Kosten ergeben sich aus dem Ergebnis des Vergabeverfahrens sowie dem Umfang der während der Vertragslaufzeit tatsächlich in Anspruch genommenen, beziehungsweise abgerufenen Leistungen. d. Empfehlung und Begründung Die Amtsverwaltung empfiehlt, die erforderlichen IT-Dienstleistungen für den Zeitraum vom 01.04.2027 bis zum 31.03.2030 neu auszuschreiben. Die externe Unterstützung hat sich in den vergangenen Jahren als unerlässlicher Bestandteil eines funktionierenden IT-Betriebs etabliert. Aufgrund der Vielzahl und Komplexität der eingesetzten IT-Systeme sowie der fortlaufenden technischen Weiterentwicklung ist auch zukünftig die Möglichkeit erforderlich, auf zusätzliches spezialisiertes Fachwissen und externe personelle Kapazitäten zurückgreifen zu können. Mit einer Vertragslaufzeit von 36 Monaten wird eine ausreichende Kontinuität bei der Unterstützung der IT-Abteilung erreicht. Gleichzeitig besteht nach Ablauf dieses Zeitraumes die Möglichkeit, den Leistungsbedarf, die Marktsituation und die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen erneut zu bewerten. Durch die vorgesehene beschränkte Ausschreibung mit voraussichtlich sechs geeigneten Teilnehmern wird ein Wettbewerb zwischen mehreren IT-Dienstleistern hergestellt. Die Durchführung als Verhandlungsvergabe ermöglicht es darüber hinaus, die angebotenen Leistungen und Konditionen innerhalb des zulässigen Rahmens zu erörtern und zu konkretisieren. Die Bewertung der Angebote erfolgt auf Grundlage der in den Ausschreibungsunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien. Den Zuschlag soll das wirtschaftlichste Angebot erhalten. Um eine zeitnahe Auftragserteilung und damit einen nahtlosen Übergang zum 01.04.2027 sicherzustellen, wird empfohlen, den Amtsdirektor zu ermächtigen, nach Abschluss und Auswertung des Vergabeverfahrens den entsprechenden Auftrag zu erteilen. e. Finanzierung Die Kosten für den derzeit bestehenden EVB-IT-Dienstleistungsvertrag belaufen sich auf rund 48.000 € brutto jährlich. Die im Jahr 2017 vereinbarten Kosten wurden bei der Anpassung beziehungsweise dem Anschluss des Vertrages im Jahr 2022 nur moderat erhöht. Die - 4 - Kostenentwicklung des bestehenden Vertrages bildet daher die zwischenzeitlich eingetretenen Preis- und Marktentwicklungen im Bereich der IT-Dienstleistungen nur eingeschränkt ab. Für die Vorbereitung des neuen Vergabeverfahrens wurde bereits ein externer Konsultor beauftragt. Aufgrund der aktuellen Marktlage sowie auf Grundlage der Erfahrungen aus vergleichbaren Ausschreibungen der vergangenen Jahre empfiehlt dieser, bei der Kostenschätzung für die Neuvergabe mit Mehrkosten von ca. 30 % bis 40 % gegenüber dem bisherigen Kostenniveau zu kalkulieren. Dabei ist ausdrücklich hervorzuheben, dass mit der Neuvergabe keine wesentliche Ausweitung des bisherigen Leistungsumfangs vorgesehen ist. Ausgeschrieben werden im Wesentlichen dieselben Unterstützungs- und Dienstleistungen, die bereits Gegenstand des derzeitigen EVB- IT-Dienstleistungsvertrages sind. Die höheren Kosten ergeben sich somit nicht aus zusätzlichen Leistungen, sondern aus dem zwischenzeitlich deutlich gestiegenen Preisniveau für vergleichbare IT-Dienstleistungen. Unter Berücksichtigung dieser Einschätzung und zur hinreichenden Berücksichtigung möglicher Preisentwicklungen im Vergabeverfahren wird für den zukünftigen EVB-IT- Dienstleistungsvertrag vorsorglich von jährlichen Kosten in Höhe von bis zu ca. 70.000 € brutto ausgegangen. Finanzierung: keine einmaligen Kosten Einmalige Gesamtkosten in Höhe von €. keine laufenden Kosten Laufende Kosten in Höhe von 70.000 € pro Haushaltsjahr Haushaltsmittel stehen zur Verfügung Haushaltsmittel müssen haushaltsmäßig ab dem 01.04.2027 zur Verfügung gestellt werden. Deckungsvorschlag: Weitere Stellungnahme zu finanziellen Auswirkungen: Beschlussempfehlung: Im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung mit Verhandlungsvergabe soll ein neuer EVB-IT- Dienstleistungsvertrag für die Zeit ab 01.04.2027 geschlossen werden. Der Amtsdirektor wird ermächtigt, dem wirtschaftlichsten Bieter den Auftrag zu erteilen.