Antrag der Fraktion Gemeinsam hier: Rechtzeitige Bereitstellung von Beratungs- und Entscheidungsunterlagen für die kommunalen Gremien

STADT BAUNATAL Antrag PB 1007 Städtische Gremien / Wahlen Fraktion Gemeinsam für Baunatal Datum Vorlagen-/Antrag-Nr. 12.10.2026 35-2026 Beratungsfolge Termin Zustimmung Unterschrift Bürgermeister / Erster Stadtrat Haupt- und Finanzausschuss 21.10.2026 Stadtverordnetenversammlung 02.11.2026 Betreff: Antrag der Fraktion Gemeinsam hier: Rechtzeitige Bereitstellung von Beratungs- und Entscheidungsunterlagen für die kommunalen Gremien Sachdarstellung: Die Mitglieder der Stadtverordnetenversammlung, der Ausschüsse und die ehrenamtlichen Mitglieder des Magistrats üben ihre kommunalpolitische Tätigkeit überwiegend ehrenamtlich aus. Eine verantwortungsvolle Beratung und Entscheidung setzt deshalb voraus, dass umfangreiche oder komplexe Unterlagen mit einem angemessenen zeitlichen Vorlauf zur Verfügung stehen. Die Geschäftsordnung der Stadt Baunatal sieht für Anträge von Stadtverordneten und Fraktionen bereits einen erheblichen zeitlichen Vorlauf vor. Zwischen dem Eingang eines Antrags und dem Sitzungstag müssen mindestens 21 volle Kalendertage liegen. Verspätet eingegangene Anträge werden grundsätzlich in der folgenden Sitzung behandelt. Für die Bereitstellung umfangreicher Verwaltungs- und Entscheidungsunterlagen besteht demgegenüber bislang keine vergleichbar konkrete Vorlaufregelung. Insbesondere bei umfangreichen Haushalts-, Finanz-, Bau- oder Vertragsangelegenheiten kann eine kurzfristige Bereitstellung dazu führen, dass eine vertiefte Prüfung vor der jeweiligen Beratung nur eingeschränkt möglich ist. Eine frühzeitige Bereitstellung von Unterlagen dient nicht der Verlängerung kommunaler Entscheidungsprozesse. Im Gegenteil: Sie ermöglicht den Mitgliedern der Gremien, Fragen und mögliche Probleme bereits im Vorfeld zu erkennen und trägt damit zu einer sachgerechten, effizienten und fundierten Beratung bei. Auch das Verwaltungsgericht Kassel hat darauf hingewiesen, dass die zunehmende Komplexität kommunaler Entscheidungen eine gründliche Vorbereitung erforderlich machen kann und gerade bei schwierigen Angelegenheiten das vorherige Durcharbeiten von Beschlussvorlagen und weiteren Unterlagen für eine sachgerechte Befassung sinnvoll ist. Gleichzeitig muss eine kommunale Regelung ausreichend flexibel bleiben, um auf tatsächlich eilbedürftige Angelegenheiten reagieren zu können. Deshalb sollen begründete Ausnahmen möglich bleiben. Ziel des Antrags ist damit eine ausgewogene Regelung: Die Verwaltung soll weiterhin kurzfristig handeln können, wenn dies tatsächlich erforderlich ist. Im Regelfall sollen die ehrenamtlichen Mandatsträgerinnen und Mandatsträger jedoch ausreichend Zeit erhalten, um die ihnen VorlagenNr 35-2026 Seite - 2 - vorgelegten Sachverhalte sorgfältig zu prüfen und ihre Entscheidungen verantwortungsvoll vorzubereiten. Beschlussvorschlag: Die Stadtverordnetenversammlung beschließt: 1. Der Magistrat wird beauftragt, gemeinsam mit der Stadtverordnetenvorsteherin einen Vorschlag für eine verbindliche Regelung zur rechtzeitigen Bereitstellung von Beratungs- und Entscheidungsunterlagen für die kommunalen Gremien der Stadt Baunatal bis zum 31.01.2027 zu erarbeiten. 2. Ziel der Regelung soll sein, dass den ehrenamtlichen Mitgliedern der Stadtverordnetenversammlung, ihrer Ausschüsse sowie des Magistrats die für eine sachgerechte Beratung und Entscheidung erforderlichen Unterlagen grundsätzlich mit einem angemessenen zeitlichen Vorlauf vollständig zur Verfügung stehen. 3. Bei der Erarbeitung der Regelung soll insbesondere geprüft werden, • welcher verbindliche Mindestzeitraum zwischen der vollständigen Bereitstellung der entscheidungsrelevanten Unterlagen und der jeweiligen Sitzung vorgesehen werden soll; als Orientierungsgröße sollen grundsätzlich sieben volle Kalendertage geprüft werden, • ob für besonders umfangreiche Beratungsgegenstände, insbesondere Haushalts- und Finanzplanungen, ein längerer Vorlauf vorgesehen werden soll, 4. Der erarbeitete Vorschlag ist der Stadtverordnetenversammlung zur Beratung und Beschlussfassung vorzulegen. Heß