Antrag der Volt-Fraktion bezüglich "Hybrides Konferenzsystem im Sitzungssaal des Rathauses - Haushaltsplanung 2027"

Antrag Bensheim, den 08.10.2026 Von: Volt-Fraktion Vorlagen-Nr.: 0418/26 Betreff: Antrag der Volt-Fraktion bezüglich "Hybrides Konferenzsystem im Sitzungssaal des Rathauses - Haushaltsplanung 2027" Beschlussvorschlag: 1. Für den Haushaltsplan 2027 werden die erforderlichen Mittel für Planung, Beschaffung, Installation und Inbetriebnahme eines geeigneten Bild-Ton- und Konferenzsystems im Sitzungssaal des Rathauses eingestellt. Das System soll die technischen Voraussetzungen für die rechtssichere hybride Teilnahme an Sitzungen schaffen; einzubeziehen sind die im Jahr 2027 anfallenden Betriebs-, Lizenz-, Wartungs- und Supportkosten. 2. Der Magistrat legt der Stadtverordnetenversammlung vor Beginn des Pilotbetriebs einen Entwurf für die erforderliche Änderung der Hauptsatzung nach § 52a HGO in Verbindung mit § 62 Abs. 5 HGO sowie die erforderliche Anpassung der Geschäftsordnung zur Beschlussfassung vor, soweit die geltende Hauptsatzung die digitale Teilnahme nicht bereits in dem erforder- lichen Umfang zulässt. Die Regelungen sollen die Pilotphase auf öffentliche Ausschusssitzungen begrenzen, den Ausschussvorsitz am Sitzungsort vorsehen und Wahlen sowie konstituierende Ausschusssitzungen von der digitalen Teilnahme ausschließen. Die Satzungsregelung wird zunächst bis zum 31.12.2027 befristet; eine Verlängerung bedarf eines gesonderten Beschlusses. Die Geschäftsordnung soll regeln: Mit Beginn eines nichtöffent- lichen TOP endet die digitale Teilnahme auf Beschluss der physisch anwesenden Teilnehmer; digitale Teilnehmer gelten für diesen Teil als nichtanwesend, sofern sie nicht physische im Saal erscheinen. Die Beschlussfähigkeit ist dann neu festzustellen, falls sie zweifelhaft ist. 3. Der Magistrat legt vor der abschließenden Haushaltsberatung ein technisches und organisatorisches Umsetzungskonzept mit einer belastbaren Kosten- planung vor. Dieses berücksichtigt insbesondere die wechselseitige Bild- und Tonwahrnehmung, die Saalöffentlichkeit, eine ausfallsichere Netzanbindung und Sitzungsbetreuung sowie Datenschutz und Informationssicherheit. 4. Nach Vorliegen der rechtlichen und technischen Voraussetzungen werden 2027 hybride Sitzungen des Haupt- und Finanzausschusses, des Sozial-, Sport- und Kulturausschusses und des Bau-, Umwelt- und Planungsaus- schusses erprobt. Die Sitzungen bleiben Präsenzsitzungen; eine digitale Zuschaltung ist eine ergänzende Teilnahmeform. Der Ausschussvorsitz führt die Sitzung im Sitzungssaal. - 2 - 5. Der Magistrat legt im Sommer 2027 einen ersten Erfahrungsbericht vor, sofern der Pilotbetrieb rechtzeitig aufgenommen wurde; andernfalls innerhalb von drei Monaten nach Pilotstart. Der Bericht bewertet technische Stabilität, Sitzungsablauf, Beteiligung, Aufwand, Kosten und Datenschutz. Er soll eine Empfehlung enthalten, ob und unter welchen Voraussetzungen eine gesondert zu beschließende Erprobung in der Stadtverordnetenversammlung sinnvoll ist. Der Bericht soll die Beschlussfähigkeit, Unterbrechungen im Verantwortungs- bereich der Stadt, Wahrnehmbarkeit im Saal, Ablauf nichtöffentlicher TOP, Kosten je Sitzung und Supportaufwand berücksichtigen. Begründung: siehe Anlage