Änderung der Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ortsräte der Stadt Uslar (Gemeinsamer Antrag von SPD und Gruppe Zukunft Uslar)

Der Bürgermeister Datum: 31.08.2026 Aktenzeichen: 1.10 Beratungsvorlage 0671/2026 Änderung der Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ortsräte der Stadt Uslar (Gemeinsamer Antrag von SPD und Gruppe Zukunft Uslar) Beratungsfolge: Gremium am Status Verwaltungsausschuss 10.09.2026 nicht öffentlich Rat öffentlich Abgestimmt wird über den gemeinsamen Antrag (mit Ergänzung) der SPD-Fraktion und der Gruppe Zukunft Uslar in nachstehender Fassung als Beschlussvorschlag: Die Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ortsräte der Stadt Uslar in der Fassung vom 18.02.2022 wird wie folgt geändert: § 2 Öffentlichkeit der Sitzungen wird um folgenden Absatz 3 ergänzt: (3) Die Sitzungen für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ortsräte finden als Präsenzsitzung an einem festgelegten Ort statt. Die Sitzungen des Rates, für den Verwaltungsausschuss und für die Ratsausschüsse erfolgen als Hybrid- Sitzungen online, per Mobilphone, Laptop, Tablet oder PC. Die notwendigen Einwahldaten für die Online-Teilnahme werden von der Ratsverwaltung bereitgestellt. Gleichzeitig können neben den Mitgliedern -soweit vorgesehen- weitere Teilnehmende online per Hybrid-Sitzung teilnehmen. § 19 Protokoll erhält folgende Fassung: (1) Die Bürgermeisterin/der Bürgermeister ist für das Protokoll verantwortlich. Sie/er bestimmt die Protokollführerin oder den Protokollführer. Zur Anfertigung des Protokolls soll die Beratung auf Tonband (KI-gestützte Protokollzusammenfassung) Seite 2 von 4 aufgenommen werden. Das Tonband ist nach Genehmigung des Protokolls zu löschen. (2) Eine Ausfertigung des Protokolls soll allen Ratsmitgliedern eine Woche vor der nächsten Ratssitzung vorliegen. Einwendungen gegen das Protokoll dürfen sich nur gegen die Richtigkeit der Wiedergabe des Verhandlungsverlaufs und des Inhalts der Beschlüsse richten. Werden gegen die Fassung des Protokolls Einwendungen erhoben, die sich nicht durch Erklärungen der Protokollführerin/des Protokollführers oder der Bürgermeisterin/des Bürgermeisters beheben lassen, so entscheidet der Rat. (3) Die Protokolle sind, soweit sie vertrauliche Gegenstände zum Inhalt haben, vertraulich zu behandeln und zu verwahren. (4) Über jede Sitzung der ratsgremienunterstützenden Arbeitskreise ist ein Ergebnisprotokoll anzufertigen. Das Protokoll enthält mindestens Datum, Teilnehmende, die behandelten Themen, die wesentlichen Ergebnisse, Empfehlungen sowie vereinbarte Arbeitsaufträge. Das Protokoll ist den Mitgliedern des Rates innerhalb von sieben Tagen in elektrischer Form zur Verfügung zu stellen. § 23 Zusammenwirken des Verwaltungsausschusses mit den Ausschüssen und den Ortsräten/Stadtbezirksräten erhält folgende Fassung: Der Verwaltungsausschuss nimmt, soweit erforderlich, zu den Beratungsergebnissen der Ratsausschüsse und Ortsräte Stellung. Der Bürgermeister sollte zu Beginn der Sitzung über wichtige Entscheidungen aus dem Verwaltungsausschuss berichten. § 24 Protokoll des Verwaltungsausschusses erhält folgende Fassung: Eine Ausfertigung des Protokolls über die Sitzungen des Verwaltungsausschusses wird allen Verwaltungsausschuss- und Ratsmitgliedern eine Woche nach jeder Sitzung in elektronischer Form zugeleitet. Die Protokolle sind vertraulich zu behandeln und zu verwahren. § 25 Geschäftsgang und Verfahren der Ausschüsse wird um folgenden Absatz 5 ergänzt: (5) Es wird halbjährlich ein Sitzungskalender erstellt und parallel in das digitale Sitzungsmanagement Mandatos eingetragen. § 26 Geschäftsgang und Verfahren der Ortsräte erhält folgende Fassung: Seite 3 von 4 (1) Für das Verfahren innerhalb der Ortsräte gilt das Verfahren für den Rat entsprechend, soweit nicht gesetzliche Vorschriften vorgehen oder Bestimmungen dieser Geschäftsordnung entgegenstehen. (2) Die Sitzungsprotokolle werden allen Ortsratsmitgliedern der jeweiligen Ortschaft und den Ratsmitgliedern zeitnah nach jeder Sitzung zugeleitet. § 28 Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt am 07.10.2026 in Kraft. Gleichzeitig tritt die Geschäftsordnung für den Rat, den Verwaltungsausschuss, die Ratsausschüsse und die Ausschüsse sowie die Ortsräte vom 18.02.2022 außer Kraft. Erläuterung: Von der SPD-Fraktion und der Gruppe Zukunft Uslar sind der als Anlage beigefügte gemeinsame Antrag vom 10.08.2026 und die Ergänzung vom 11.08.2026 eingegangen und im Verwaltungsausschuss am 25.08.2026 eingebracht worden. Hinsichtlich der Begründungen wird auf die Antragstexte verwiesen. Die Geschäftsordnung, die sich die Vertretung zur Regelung vielfältiger Verfahrens- und Organisationsfragen geben muss, gilt jeweils für die Wahlperiode. Sie stellt eine Ergänzung und Ausfüllung der gesetzlich vorgegebenen Verfahrensvorschriften dar. Die Geschäftsordnungsautonomie findet ihre Grenzen im höherrangigen Recht, d. h. im Verfassungsrecht und im einfachen Gesetzesrecht, insbesondere dem NKomVG selbst. Soweit der Gesetzgeber Organisation und Ablauf der inneren Willensbildung abschließend geregelt hat, ist kein Raum mehr für autonome, abweichende Regelungen der Geschäftsordnung (OVG Lüneburg, Urteil vom 20.07.1999, NVwZ-RR 2000 S. 314, 315 f.; OVG Münster, Beschluss vom 13.09.1995, NVwZ-RR 1996 S. 222). Zeitpunkt der gewünschten Änderung: Die Geschäftsordnung gilt nur für die Dauer der Wahlperiode (31.10.2026). Der neugewählte Rat wird sich in seiner konstituierenden Sitzung am 03.11.2026 eine neue Geschäftsordnung geben. Faktisch wird die vorstehende geplante Änderung der Geschäftsordnung für den aktuellen Rat grundsätzlich nicht mehr zum Tragen kommen. Zu § 2 (Öffentlichkeit der Sitzungen) Zu Durchführung von Hybrid-Sitzungen fehlt es der Stadt Uslar zurzeit an der dafür notwendigen Technik. Dafür müssten zunächst 2027 entsprechende Haushaltsmittel für eine Beschaffung bereitgestellt werden. Zur Bedienung der Hybrid-Technik werden für jede einzelne Sitzung weitere personelle Ressourcen erforderlich, um einen reibungslosen Ablauf gewährleisten zu können. Zu § 19 (Protokoll) Zur Einführung einer KI-gestützten Protokollierung bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen fehlt es zurzeit an der entsprechenden Technik. Zur Beschaffung der Seite 4 von 4 KI-basierten Soft- und Hardware zur Transkription und Protokollierung sind zunächst entsprechende Haushaltsmittel bereitzustellen. Um ein angemessenes Datensicherheitsniveau herzustellen, müssen zudem geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen werden. Die Kommune muss als Betreiber des KI-Systems zur Protokollierung gem. Art. 4 KI-VO ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz i. S. d. Verordnung sicherstellen. Dies gilt insbesondere für das Personal, welches mit der Nutzung des KI-Systems befasst ist, und muss technische Kenntnisse, Erfahrung und Ausbildung im Kontext des Einsatzes des KI- Systems umfassen. Hinzukommt eine Vielzahl datenschutzrechtlicher Aspekte, die zu berücksichtigen sind. Diesen Anforderungen wird die Verwaltung noch nicht gerecht und Bedarf einer entsprechenden Vorlaufzeit. Zur Betreuung der KI-gestützten Protokollierung werden zudem auch weitere personelle Ressourcen gebraucht. Zu § 23 (Zusammenwirken des Verwaltungsausschusses mit den Ausschüssen und den Ortsräten/Stadtbezirksräten) Die Änderung der Überschrift ist nicht notwendig, da es in der Stadt Uslar keine Stadtbezirksräte gibt. Es wird vorgeschlagen, es insgesamt bei der bisherigen Überschrift zu belassen. Zu § 24 (Protokoll des Verwaltungsausschusses) Der Zeitraum von einer Woche wird für die Erstellung und Übersendung des Protokolls nach wie vor zu kurz sein. Zu § 25 (Geschäftsgang und Verfahren der Ausschüsse) Bei entsprechender Aufnahme des neuen Absatzes 5 sollte in § 1 Abs. 4 eine entsprechende Anpassung erfolgen. Zu § 26 (Geschäftsgang und Verfahren der Ortsräte) Die gewünschte Änderung bezieht sich auf eine Erweiterung des Personenkreises. Statt der Mitglieder des Verwaltungsausschusses sollen nunmehr alle Ratsmitglieder die Sitzungsprotokolle zeitnah zugeleitet bekommen. Bereits seit der Einführung der digitalen Ratsarbeit werden die Ortsratsprotokolle in das Ratsinformationssystem eingestellt. Auch heute schon können alle Ratsmitglieder darauf zugreifen, nicht nur die Mitglieder des Verwaltungsausschusses. Anlage/n: Gemeinsamer Antrag mit Ergänzung Synopse Bauer