Antrag zur Stärkung der digitalen Ratsarbeit - ein vollständig digitaler und papierloser Rat

Antrag an den Rat Nr. A-R/0048/2026 Ratsantrag Münster, 28.09.2026 Antrag zur Stärkung der digitalen Ratsarbeit – ein vollständig digitaler und papierloser Rat Der Rat möge beschließen: 1. Der Rat bekräftigt, dass digitale Gremienarbeit in Münster Standard ist und bleibt. Beratungs- und Arbeitsunterlagen sind grundsätzlich digital über das Ratsinformationssystem bereitzustellen. 2. Der Rat verfolgt das Zielbild einer vollständig digitalen und grundsätzlich papierlosen Rats- und Gremienarbeit. Sämtliche Abläufe sollen durchgängig digital und ohne Medienbrüche erfolgen. Papier wird nur noch auf ausdrücklichen Wunsch oder dann eingesetzt, wenn rechtliche oder zwingende praktische Gründe dies erfordern. Die Verwaltung wird beauftragt, darzustellen, welche rechtlichen, organisatorischen, technischen, personellen und finanziellen Voraussetzungen hierfür geschaffen werden müssen, und dem Rat einen Stufenplan mit Meilensteinen und Zieltermin vorzulegen. 3. Die Verwaltung wird beauftragt, die sog. Ratspost einzustellen. Die Umstellung ist spätestens zum 01.01.2027 vorzunehmen. Eine Papierzustellung erfolgt künftig nur noch auf ausdrücklichen Wunsch oder soweit sie rechtlich erforderlich ist. 4. Die Verwaltung wird beauftragt, ergänzende Unterlagen zu Beratungsgegenständen, etwa Änderungsanträge aus der Politik, im Ratsinformationssystem (RIS) abzubilden. Bei ausreichendem zeitlichem Vorlauf erfolgt die Einpflege bereits vorab, in der Regel bis zum Vorabend der Sitzung. Auf ein Auslegen als Tischvorlage ist dann möglichst zu verzichten. Sofern es dennoch zu Tischvorlagen kommt, sind diese nachträglich ins RIS einzupflegen. Dabei ist sicherzustellen, dass nachvollziehbar bleibt, mit welchem Ergebnis beraten und entschieden wurde. Für das RIS sind verbindliche Qualitäts- und Veröffentlichungsstandards festzulegen. Dazu gehören vollständige und gut auffindbare Unterlagen, einheitliche Bezeichnungen, eine klare Kennzeichnung des Bearbeitungs- und Änderungsstands sowie automatische Hinweise, wenn Anlagen, Stellungnahmen oder Folgevorlagen neu eingestellt oder geändert werden. Soweit technisch und rechtlich möglich, sind offene Schnittstellen und maschinenlesbare Datenformate vorzusehen. 5. Die Verwaltung führt einen ‚Digital-TÜV‘ der gesamten Rats- und Gremienarbeit durch. Dabei sind gemeinsam mit Ratsbüro, Fraktionen und Gruppen alle Medienbrüche, Doppelarbeiten und vermeidbaren Papierprozesse zu erfassen. 6. Die Verwaltung wird beauftragt, die pauschale Ausgabe von iPads durch ein flexibleres Modell zu ersetzen. Zu prüfen ist insbesondere eine einmalige Gerätepauschale je Wahlperiode, die die eigenständige Beschaffung eines geeigneten Endgeräts ermöglicht. Anders als die bisherige iPad-Ausgabe soll die Gerätepauschale nach Möglichkeit auch auf weitere Gremien, etwa den ACI oder die Bezirksvertretungen, anteilig erweitert werden. Das Modell ist geräte- und ökosystemoffen auszugestalten und muss die Nutzung auf Laptop, Tablet und Smartphone ermöglichen. 7. Die digitalen Verfahren der Rats- und Gremienarbeit sind barrierefrei, datenschutzkonform und nach dem Stand der Technik sicher auszugestalten. Die Verwaltung stellt insbesondere verlässliche Rechte- und Rollenkonzepte, Verschlüsselung, Datensicherung, Ausfallsicherheit und ein Notfallkonzept sicher. 8. Die Verwaltung wird beauftragt, die durch die Umstellung tatsächlich erzielten beziehungsweise erwartbaren Einsparungen und Mehrkosten transparent und getrennt auszuweisen. Dies umfasst insbesondere Papier, Druck, Kuvertierung, Versand, Logistik, Gerätebeschaffung und -verwaltung sowie die für die Digitalisierung erforderlichen Investitions- und Betriebskosten. 9. Die Verwaltung prüft, welche rechtlichen Rahmenbedingungen, insbesondere in der Geschäftsordnung des Rates und einschlägigen Satzungen, angepasst werden müssen, und legt dem Rat entsprechende Änderungsvorschläge vor. Begründung: Die Stadt Münster verfolgt den Anspruch, Digitalisierung konsequent und glaubwürdig umzusetzen. Dazu gehört, dass nicht nur Verwaltungsprozesse modernisiert werden, sondern auch die politische Arbeit selbst verlässlich digital funktioniert. Digitale Gremienarbeit ist bereits Standard, dieser Standard muss aktiv gestützt und weiter professionalisiert werden, damit digitale Prozesse in der Praxis reibungslos funktionieren und die politischen Gremien die Anforderungen an digitale Verwaltung aus eigener Anwendungserfahrung realistisch bewerten können. Ein Stadtrat, der über Digitalisierungsvorhaben, IT-Infrastruktur und die digitale Transformation der Verwaltung entscheidet, gewinnt an Glaubwürdigkeit, wenn er diese Maßstäbe auch an die eigene Arbeitsweise anlegt. Das Zielbild eines vollständig papierlosen Rates geht über den Verzicht auf Ratspost oder die Wahl eines bestimmten Endgeräts hinaus. Es geht um durchgängige Abläufe: digital statt doppelt, einfach statt umständlich und wirtschaftlich statt aus Gewohnheit. Mit einem Stufenplan kann die Verwaltung transparent machen, welche Voraussetzungen zu schaffen sind und in welcher Reihenfolge die Umstellung realistisch gelingt. Ein Digital-TÜV schafft dafür die notwendige Grundlage. Er macht sichtbar, wo heute noch Medienbrüche, Doppelarbeiten oder unnötige Papierprozesse bestehen, und übersetzt diese Bestandsaufnahme in konkrete, priorisierte Modernisierungsschritte. Politik und Verwaltung nehmen damit gemeinsam die eigene Arbeitsweise in den Blick. Das Ratsinformationssystem ist die zentrale Arbeits- und Informationsplattform für Mandatsträgerinnen und Mandatsträger, Verwaltung und Öffentlichkeit. Sein Nutzen hängt deshalb nicht allein davon ab, dass Dokumente eingestellt werden, sondern auch davon, dass sie vollständig, eindeutig bezeichnet, gut auffindbar und in ihrem jeweiligen Änderungsstand nachvollziehbar sind. Automatische Hinweise auf neue oder geänderte Unterlagen verhindern Informationslücken und erleichtern eine verlässliche Sitzungsvorbereitung. Die derzeitige pauschale Ausgabe eines bestimmten Gerätetyps bildet Bedarfe und technische Entwicklungen nur eingeschränkt ab. Ratsmitglieder arbeiten mit unterschiedlichen Endgeräten und Ökosystemen, und Anforderungen an IT-Sicherheit, Softwarekompatibilität und Barrierefreiheit entwickeln sich fortlaufend weiter. Ein flexibleres Modell, etwa über eine einmalige Gerätepauschale pro Wahlperiode, kann zeitgemäßer sein, mehr Wahlfreiheit ermöglichen und zugleich die Wirtschaftlichkeit verbessern, weil Beschaffung, Austauschzyklen und Verwaltungsaufwand zielgerichteter gesteuert werden können. Auch die heutige Ratspost-Praxis ist in weiten Teilen nicht mehr zeitgemäß und kostenintensiv. Viele Inhalte sind digital bereits verfügbar oder werden parallel digital bereitgestellt. Ein konsequenter Wechsel zur digitalen Zustellung als Regelfall reduziert Medienbrüche, beschleunigt Informationsflüsse und senkt laufende Kosten für Druck, Kuvertierung, Versand und Logistik. Gleichzeitig bleibt für rechtlich erforderliche Schriftstücke die formale Sicherheit durch die weiterhin mögliche postalische Zustellung gewahrt. Dasselbe Prinzip gilt für Tischvorlagen. Auch Unterlagen, die erst kurz vor oder am Tag einer Sitzung vorliegen, können problemlos digital im Ratsinformationssystem bereitgestellt werden. Der Griff zum Drucker ist in diesen Fällen keine Notwendigkeit, sondern eine Gewohnheit. Wer Änderungsanträge, Ergänzungen oder kurzfristige Informationen digital einstellt, statt sie auszudrucken und auszulegen, spart nicht nur Papier, sondern ermöglicht auch einen gleichmäßigeren Informationszugang für alle Beteiligten. Barrierefreiheit, Geräteunabhängigkeit und IT-Sicherheit sind dabei keine Zusatzanforderungen, sondern Voraussetzungen für eine dauerhaft tragfähige digitale Ratsarbeit. Zugleich muss offengelegt werden, welche Aufwendungen tatsächlich entfallen, welche neuen Kosten entstehen und welche Nettoentlastung erreicht wird. Erst eine solche Bilanz macht den wirtschaftlichen Erfolg der Umstellung überprüfbar. gez. Albert Wenzel Noah Börnhorst Sven Konopka Stefan Weber Andrea Blome und Fraktion und Fraktion und Fraktion und Fraktion Katja Martinewski Jörg Berens Lars Nowak und Fraktion Claudia Grönefeld Michael Krapp