Interkommunale Zusammenarbeit - Abschluss einer Archivkooperation

Sitzungsvorlage Nr. XI/0178 öffentlich Amt 01 - Referat des Bürgermeisters Sachbearbeiter/-in Andrea Heinrich Berichterstatter/-in Marc Venten Beratungsfolge Gremium Sitzungsdatum Ausschuss für Wirtschaftsförderung, Digitalisierung und Kultur 22.09.2026 Rat der Stadt Korschenbroich 15.10.2026 TOP-Nr. 3 Interkommunale Zusammenarbeit - Abschluss einer Archivkooperation zwischen dem Rhein-Kreis Neuss und der Stadt Korschenbroich zur Übernahme der gesetzlichen Pflichtaufgaben der Stadt Korschenbroich nach dem ArchivG NRW sowie nach §§ 63 und 64 des KulturGB NRW hier: Vorberatung Beschlussvorschlag: Der Ausschuss für Wirtschaftsförderung, Digitalisierung und Kultur empfiehlt dem Rat der Stadt Korschenbroich die als Anlage beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Koopera- tion auf dem Gebiet des Archivwesens zwischen der Stadt Korschenbroich und dem Rhein-Kreis Neuss vorbehaltlich der Zustimmung des Kreistages und der Bezirksregierung Düsseldorf zu beschließen. Sachdarstellung/Begründung: Das Stadtarchiv Korschenbroich erfüllt als historisches Archiv die Aufgabe, archivwürdige Un- terlagen der Stadt dauerhaft zu sichern, zu erhalten und für Verwaltung, Politik, Wissenschaft und Bürgerinnen und Bürger nutzbar zu machen. Zu den klassischen Aufgaben gehören insbe- sondere die Übernahme und Bewertung von Unterlagen, die Ordnung und Erschließung der Be- stände, die Bestandserhaltung, Digitalisierung sowie künftig in zunehmendem Maße die digitale Langzeitarchivierung. Neben dem historischen Archiv unterhält die Stadt ein Zwischenarchiv. Dort werden Unterlagen aufbewahrt, die in den Fachämtern nicht mehr regelmäßig benötigt werden, deren gesetzliche Aufbewahrungsfristen jedoch noch nicht abgelaufen sind. Die Unterlagen verbleiben bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist im Eigentum des jeweiligen Fachamtes und können bei Bedarf jederzeit angefordert werden. Mit Schreiben vom 05.02.2026 hat die CDU-Fraktion beantragt, die Möglichkeit einer Auslage- rung des städtischen Archivs an den Rhein-Kreis Neuss zu prüfen und das damit verbundene Einsparpotenzial für den städtischen Haushalt zu ermitteln. Das Stadtarchiv steht zudem vor weiteren Herausforderungen. Hierzu zählen insbesondere:  Räumliche Bedingungen Die Räumlichkeiten in der Don-Bosco-Straße sind ausweislich des beigefügten Gutachtens des Sachverständigen Friedrich vom 23.10.2024 für die dauerhafte Unterbringung von Ar- chivgut nicht geeignet und können auch nicht entsprechend wirtschaftlich ertüchtigt wer- den. Als Notmaßnahmen wurden unter anderem Luftentfeuchter angeschafft, Anpassungen an Lüftungs- und Heizungsanlagen vorgenommen, regelmäßige Luftgutachten erstellt sowie weitere Schutzmaßnahmen (z.B. PSA) ergriffen, die allesamt aber nicht dazu geeignet sind, historisches Archivgut nachhaltig dauerhaft aufzubewahren.  Bewertungs- und Erschließungsrückstand Zu Beginn des Jahres 2024 bestand im Stadtarchiv ein Bewertungsrückstand von etwa 9.000 Unterlagen. Zwischenzeitlich wurden Bewertungskonzepte entwickelt und angewen- det. Hierfür wurde eigens eine befristete Vollzeitstelle geschaffen, die sich ausschließlich mit der Behebung des Bewertungsrückstandes beschäftigen konnte. Der Rückstand konnte dennoch nicht vollständig abgebaut werden. Gleichzeitig kommen aus der Verwaltung wei- tere Unterlagen hinzu, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Das Zwischenarchiv umfasst derzeit rund 27.226 Akten bzw. 1.659,1 laufende Regalmeter. Davon sind etwa 3.452 Akten bewertungsreif. Ferner befinden sich im historischen Archiv derzeit rund 80,5 lfd. Regalmeter / über 1.000 Akten, die bereits bewertet, aber noch nicht erschlossen sind.  Personelle Situation Das Stadtarchiv verfügt aktuell über 2,2 Vollzeitäquivalent (im Folgenden VZÄ genannt) für die Betreuung von Archiv und Zwischenarchiv. Diese verteilen sich auf eine Archivarin, eine Fachkraft für Medien- und Informationstechnik mit Schwerpunkt Bibliothek sowie einen Verwaltungsanteil von 0,2 VZÄ. Um den Bewertungs- und Erschließungsrückstand abzuarbeiten wurde temporär eine weitere Vollzeitstelle eingerichtet, die jedoch zum 31.12.2026 ausläuft. Nach einer im Jahr 2023 vorgelegten Stellungnahme des LVR liegt der Bedarf für ein Stadt- archiv der Größe Korschenbroichs bei rund 2,3 VZÄ für die klassischen Archivaufgaben so- wie zusätzlich 0,5 VZÄ für die digitale Archivierung. Mithin besteht ein dauerhafter Fehlbe- darf von 0,6 VZÄ. Anm.: Das Vollzeitäquivalent (Abkürzung VZÄ) oder Vollbeschäftigtenäquivalent ist eine Hilfsgröße bei der Messung von Arbeitszeit. Die Anzahl der VZÄ gibt an, wie viele Vollzeitstel- len sich rechnerisch bei einer gemischten Personalbelegung mit Teilzeitbeschäftigten erge- ben.  Digitale Langzeitarchivierung Die digitale Langzeitarchivierung stellt eine zunehmend wichtige und technisch anspruchs- volle Aufgabe dar. Im Stadtarchiv ist eine entsprechende Umsetzung aufgrund fehlender technischer Voraussetzungen und der personellen Situation nicht möglich. Im Rahmen der Kooperation könnte diese Aufgabe beim Kreisarchiv gebündelt werden.  Begrenzte Raumkapazitäten Für die zusätzliche Lagerung von Unterlagen sind seit September 2023 Räumlichkeiten in der Mühlenstraße angemietet worden. Dort befinden sich aktuell insbesondere Unterlagen des Zwischenarchivs. Die jährliche Miete beträgt derzeit rund 22.000 Euro. Mit Schreiben vom 22.05.2026 hat der Rhein-Kreis Neuss der Stadt Korschenbroich angeboten, die gesetzlichen Pflichtaufgaben der Stadt Korschenbroich nach dem ArchivG NRW sowie nach §§ 63 und 64 KulturGB NRW im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit wahrzuneh- men (s. Anlage). Wesentlicher Bestandteil des Angebotes ist, dass das Archivgut im Eigentum der Stadt Kor- schenbroich verbleibt. Auch die Schwerpunktthemen der archivischen Arbeit sollen weiterhin in enger Abstimmung mit der Stadt festgelegt werden. Ferner würde das Kreisarchiv insbesondere folgende Aufgaben übernehmen:  Übernahme der gesetzlichen Pflichtaufgaben nach dem ArchivG NRW sowie dem KulturGB NRW  Verwahrung des Archivgutes in den Räumlichkeiten des Kreisarchivs in Zons einschließlich Betriebs- und Nebenkosten  Bewertung und Erschließung der Unterlagen  Bestandserhaltung, Restaurierung und Entsäuerung  digitale Langzeitarchivierung  Pflege der Archivdatenbank Augias Darüber hinaus besteht für die Bürgerinnen und Bürgerinnen jederzeit die Möglichkeit der Nut- zung des historischen Archivgutes im Kreisarchiv Zons sowie an 12 Präsenztagen in Korschen- broich. Schulklassen und archivpädagogische Angebote sollen in Kooperationen zwischen den Schulen, der Stadt sowie dem Kreisarchiv durchgeführt werden. Neben den Aufgaben des Zwischenarchivs werden lokale Kooperationen (u.a. Veranstaltung "Gegen das Vergessen", Digitalisierung der Personenstandsbücher in Kooperation mit dem Ge- schichtsverein Grevenbroich) sowie die Nutzung der Archiv- und Personenstandsdatenbanken in Korschenbroich fortgeführt. Der Abschluss einer interkommunalen Zusammenarbeit bringt folgende Vorteile mit sich:  Das Archivgut wird in den eigens für die Anforderungen eines Archivs errichteten Räumlich- keiten des Kreisarchivs in Zons verwahrt. Dadurch können die klimatischen und baulichen Anforderungen an eine sachgerechte dauerhafte Archivierung besser erfüllt werden.  Die Bewertung und Erschließung des Archivguts wird durch das Kreisarchiv übernommen. Durch die dort vorhandene starke personelle Fachkompetenz besteht die Möglichkeit eines regelmäßigen fachlichen Austauschs. Hierdurch können bestehende Rückstände bei der Bewertung und Erschließung weiterhin zeitnah abgebaut werden. Bereits vorhandene Bewer- tungskonzepte der Stadt können dabei genutzt und lokale Besonderheiten berücksichtigt werden.  Durch die Bündelung archivischer Fachaufgaben beim Kreisarchiv können Synergien mit anderen Kommunalarchiven genutzt werden. Dies betrifft insbesondere die klassischen Ar- chivaufgaben sowie die komplexe Aufgabe der digitalen Langzeitarchivierung.  Zudem kann durch die Besetzung des Kreisarchivs Zons mit mehreren Archivaren eine dau- erhafte, qualifizierte Vertretung sichergestellt werden.  Die Stadt kann sich vor Ort stärker auf die Betreuung des Zwischenarchivs, die Fachämter- betreuung, die Bürgerinnen und Bürger sowie die lokale Bildungs- und Kulturarbeit konzent- rieren. Gleichzeitig werden zentrale facharchivische Aufgaben beim Kreisarchiv gebündelt. Gemeinsam mit einer Delegation aus Politik und Verwaltung fand am 02.09.2026 ein gemein- samer Besuch des Kreisarchivs in Zons statt. Neben einer Führung durch das Gebäude und die Archivräumlichkeiten bestand die Möglichkeit zu einem umfangreichen Austausch über den Umfang sowie die praktische Umsetzung einer ggfs. abzuschließenden Kooperationsvereinba- rung. Im Anschluss daran fand eine Begehung der Magazinräumlichkeiten in der Don-Bosco- Straße statt. Die Teilnehmenden konnten sich durch den Termin einen umfangreichen Überblick über die Gegebenheiten vor Ort, die Unterbringung von Archivgut sowie die klimatischen Bedin- gungen verschaffen. Die konkreten inhaltlichen Überlegungen zu einer Archivkooperation wur- den thematisiert und diskutiert; bestehende Bedenken konnten ausgeräumt werden. Finanzielle Auswirkungen: ☐ keine ☒ positive ☐ negative Auswirkungen: Für die Kooperation sind nach dem vorliegenden Angebot folgende Aufwendungen vorgesehen: Personalkosten im Umfang von 1,0 VZÄ Entgeltgruppe 9b TVöD-VKA, 25 % Koordinationsleis- tung der Stelle Zwischenarchiv (FaMi), 4.500 Euro Sachkosten für Verpackung, Restaurierung, Bestandsergänzung, digitale Archivierung, Entsäuerung sowie Hard- und Software. Der Stadt entstehen durch die Kooperation aktuell keine Mehrkosten. Die vorhandene Archivstel- le wird an das Kreisarchiv abgegeben; die 25 % Koordinationsleistung wird ohnehin bereits durch die vorhandene FaMi-Stelle wahrgenommen. Die Sachkosten in Höhe von 4.500 € können aus beantragten Haushaltsmitteln finanziert werden. Gleichzeitig bestehen mittelbar Einsparpotentiale. Neben der Einsparung des festgestellten Personalmehrbedarfs von 0,6 VZÄ betrifft dies insbesondere die perspektivische Aufgabe der angemieteten Räumlichkeiten in der Mühlenstraße ab 2030 mit einer derzeitigen jährlichen Mie- te von ca. 22.000 Euro. Hinzu kommen mögliche Einsparungen und vermeidbare Investitionen für die Ertüchtigung von Archivräumen, die digitale Langzeitarchivierung (insbesondere Einspar- potentiale im Rahmen der Nutzung von DiPs.kommunal, derzeit ca. 28.000 € p.a.) sowie für Bestandserhaltung und Restaurierung. Auswirkungen auf die Klimaschutzziele der Stadt Korschenbroich: ☒ keine ☐ positive ☐ negative Auswirkungen auf folgenden Leitsatz: ☐1: Allgemein ☐2: Strukturübergreifende Maßnahmen ☐3: Umweltfreundliche Mobilität ☐4: Nachhaltige Stadtverwaltung ☐5: Energieeffizienz im privaten Gebäudebestand ☐6: Effektive Energieversorgung und erneuerbare Energien ☐7: Klimaschutz im Unternehmen ☐8: Stadtentwicklung und Bauleitplanung Auswirkungen auf die Ziele der Agenda Stadt. Land. Zukunft.: ☒ keine ☐ Auswirkungen auf folgendes Strategieziel: ☐1: Moderate und qualitative Stadtentwicklung ☐2: Lebenswerte Stadt für alle Generationen und Kulturen ☐3: Gesamtstadt mit identitätsstiftenden Ortsteilen als „eine Marke“ ☐4: Attraktiver Wohn- und Arbeitsstandort mit nachhaltigen Entwicklungsstrategien ☐5: Lebendige Begegnungs- und Bewegungsräume Anlagen:  Entwurf der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung vom 22.05.2026  Gutachten des SV Friedrich nebst Fotodokumentation vom 23.10.2024 (sep. Dokument)  Schreiben des Rhein-Kreis Neuss vom 22.05.2026 Mitgezeichnet von Venten, Marc Riezler, Nina