Fraktionsantrag FDP/UWG Fraktion - Plausibilitätsprüfung von Anträgen

Der Bürgermeister Fachbereich 7 - Interner Service Vorlage Nr. 694/26 Betreff: Fraktionsantrag FDP/UWG Fraktion - Plausibilitätsprüfung von Anträgen Status: öffentlich Beratungsfolge Herr Dr. Lüttmann Rat der Stadt Rheine 29.09.2026 Berichterstattung durch: Herr Grimberg Betroffenes Leitprojekt/Betroffenes Produkt Produktgruppe 71 Service Organisation Finanzielle Auswirkungen Ja Nein einmalig jährlich einmalig + jährlich Ergebnisplan Investitionsplan Erträge € Einzahlungen € Aufwendungen € Auszahlungen € Verminderung Eigenkapital € Eigenanteil € Finanzierung gesichert Ja Nein durch Haushaltsmittel bei Produkt / Projekt sonstiges (siehe Begründung) - 2 - Vorlage Nr. 694/26 Beschlussvorschlag/Empfehlung: Der Rat der Stadt Rheine nimmt den Zwischenbericht der Verwaltung zum Antrag der FDP/UWG-Fraktion „Plausibilitätsprüfung“ zur Kenntnis. Begründung: Mit Antrag vom 19. März 2026 beantragt die FDP/UWG-Fraktion: „Die Verwaltung möge in allen Fachbereichen ermitteln, in welchen Aufgabenfeldern bei der Überprüfung von Anträgen von einer umfassenden Einzelfallprüfung auf eine stichprobenar- tige Plausibilitätsprüfung umgestellt werden kann. Ein Zwischenbericht sollte dem Rat spä- testens zur Ratssitzung am 29.09.2026 vorgelegt werden.“ 1. Ausgangslage und Zielsetzung Die Stadt Rheine erbringt eine Vielzahl unterschiedlicher Leistungen für Einwohnerinnen und Einwohner, Vereine und Unternehmen. Zahlreiche dieser Leistungen sind mit Anträgen, Nachweisen, Einzelfallprüfungen sowie wiederkehrenden Bewilligungs- und Kontrollverfahren verbunden. Ein erheblicher Teil des Verwaltungsaufwandes entsteht dabei nicht unmittelbar durch die gesetzliche Aufgabe selbst, sondern durch die konkrete Ausgestaltung der damit verbundenen Verwaltungsverfahren. Im Sinne des Bürokratieabbaus sind bestehende Verfahren daher grundsätzlich daraufhin zu überprüfen, ob sie vereinfacht und effizienter gestaltet werden können. Voraussetzung ist, dass dies rechtlich zulässig sowie fachlich und wirtschaftlich vertretbar ist. Neben der Umstellung von umfassenden Einzelfallprüfungen auf risikoorientierte bzw. stich- probenartige Plausibilitätsprüfungen kommen unter anderem folgende weitere Maßnahmen zur Entbürokratisierung in Betracht:  Pauschalierungen anstelle individueller Berechnungen und umfangreicher Nachweise,  mehrjährige Bewilligungen bzw. automatische Fortführungen, um wiederkehrende Einzelanträge zu vermeiden,  effiziente barrierefreie digitale Bearbeitung von Leistungen  antragsfreier Bezug von Leistungen. Zur Ermittlung von Optimierungs- und Entbürokratisierungspotenzialen wurde in einem mehrstufigen Verfahren eine Betrachtung der Verwaltungsleistungen auf Grundlage der Pro- zessdatenbank durchgeführt. Hierzu wurden die Produktverantwortlichen der Fach- und Son- derbereiche gebeten, die einzelnen Prozesse anhand eines einheitlichen Attributkatalogs zu bewerten. - 3 - Die Auswertung zeigt, dass ein Großteil der Verwaltungsleistungen auf gesetzlichen Vorga- ben beruht und von der Stadt Rheine als Pflichtaufgabe wahrgenommen wird. In diesen Be- reichen bestehen nur eingeschränkte kommunale Gestaltungsmöglichkeiten. Dies gilt insbe- sondere für leistungsgewährende Bereiche wie die Leistungen nach dem SGB XII, den Unter- haltsvorschuss und die Wohngeldbewilligung. Auch die Meldebehörde, die Ausländerbehörde und das Standesamt sind bei der Leistungserbringung in erheblichem Umfang an gesetzliche Vorgaben gebunden. Die kommunalen Spielräume zur Veränderung der materiellen Prüf- und Bewilligungssyste- matik sind in diesen Bereichen regelmäßig eng begrenzt. Möglichkeiten zur organisatori- schen, prozessualen und digitalen Vereinfachung bleiben hiervon unberührt. 2. Potenziale zum Bürokratieabbau Gestaltungsmöglichkeiten zum Bürokratieabbau bestehen bei Verwaltungsleistungen, die in kommunaler Hoheit durch Satzungen oder eigene Förderregelungen gesteuert werden. 2. 1 Pauschalförderungen als Ansatz zum Bürokratieabbau Insbesondere durch Pauschalförderungen kann der Verwaltungsaufwand sowohl auf Seiten der Stadt Rheine als Fördermittelgeberin als auch auf Seiten der Antragstellenden reduziert werden. Dies betrifft insbesondere die Prüfung und Abrechnung von Verwendungsnachwei- sen und sonstigen Unterlagen. Im Bereich der Sportförderung der Stadt Rheine konnten mit der Pauschalförderung von Sportvereinen bei Betriebskosten- und Investitionszuschüssen bereits positive Erfahrungen gesammelt werden. Eine Änderung der Fördersystematik erfordert in der Regel zugleich eine politische Anpas- sung der Förderbedingungen bzw. der zugrundeliegenden Satzung. Die Verwaltung wird da- her prüfen, inwieweit auch in den Bereichen  Kinder- und Jugendförderung,  Seniorenarbeit und  Kulturförderung Möglichkeiten für eine stärkere Pauschalförderung bestehen. Über entsprechende Ergebnis- se und mögliche Änderungsvorschläge wird die Verwaltung die zuständigen politischen Gremien informieren. 2.2 Stichprobenartige Plausibilitätsprüfungen Die im Antrag ausdrücklich angesprochene Umstellung von einer umfassenden Einzelfallprü- fung auf eine stichprobenartige Plausibilitätsprüfung kommt dort in Betracht, wo die Stadt Rheine über eigene Gestaltungsmöglichkeiten verfügt. Ein entsprechendes Potenzial besteht beispielsweise bei der Beitragserhebung in den Berei- chen Kindertagesbetreuung, Kindertagespflege und dem Offenen Ganztag. - 4 - Die Beitragsfestsetzung erfolgt in diesen Bereichen auf Grundlage von Eigenerklärungen der Erziehungsberechtigten zu ihren Einkommensverhältnissen, die im Rahmen von Expost- Berechnungen nach dem Beitragsjahr überprüft werden. Ein Wechsel von der derzeitigen nachträglichen Überprüfung bzw. Berechnung zu einer stichprobenartigen Plausibilitätsprü- fung würde jedoch eine grundlegende Veränderung der Systematik der Beitragserhebung darstellen und erfordert eine Anpassung der betreffenden Beitragssatzung. Vor einer entsprechenden Entscheidung sind daher insbesondere  die rechtlichen Auswirkungen,  die Auswirkungen auf die Beitragsgerechtigkeit,  die Höhe der möglichen Verwaltungsentlastung sowie  mögliche Auswirkungen auf die Einnahmesituation der Stadt Rheine zu prüfen und gegeneinander abzuwägen. Die Verwaltung wird die Möglichkeiten einer stichprobenartigen Plausibilitätsprüfung in den genannten Aufgabenbereichen näher betrachten und die Ergebnisse im zuständigen Fach- ausschuss vorstellen. 2.3 Anwendung digitaler Lösungen zum Bürokratieabbau Für den im Fraktionsantrag ausdrücklich genannten Bereich der Wohngeldleistungen gelten besondere Rahmenbedingungen. Obwohl die Finanzierung der Wohngeldleistungen durch Bund und Land erfolgt, werden die Wohngeldanträge durch die kommunalen Wohngeldbe- hörden bearbeitet, geprüft und bewilligt. Dabei ist aufgrund der gesetzlichen Vorgaben insbe- sondere das Vier-Augen-Prinzip zu beachten. Der von einer Sachbearbeiterin bzw. einem Sachbearbeiter erstellte Bewilligungsbescheid ist daher grundsätzlich nochmals durch eine zweite Person zu prüfen. Eine Umstellung auf eine stichprobenartige Prüfung ist vor diesem Hintergrund nicht mög- lich, soweit gesetzlich vorgeschriebene Prüf- und Kontrollmechanismen betroffen sind. Unabhängig davon bestehen jedoch Möglichkeiten, die Bearbeitung durch den Einsatz digita- ler und KI-gestützter Systeme effizienter zu gestalten. Gemeinsam mit der KAAW wird derzeit die Implementierung einer entsprechenden Softwarelösung vorbereitet. Ziel ist, dass künftig Wohngeldanträge KI-gestützt erfasst, auf Vollständigkeit geprüft werden und mögliche feh- lende Unterlagen automatisiert vom Antragsteller angefordert werden. Damit kann der Verwaltungsaufwand reduziert und gleichzeitig die Bearbeitung der Anträge beschleunigt werden, ohne die gesetzlich erforderlichen Prüfungen und Kontrollmechanis- men aufzugeben. Auch im Bereich der Schülerfahrkarten bestehen Möglichkeiten zur Verfahrensvereinfachung und Digitalisierung. Nach der Schülerfahrkostenverordnung NRW ist grundsätzlich eine Antragstellung erforder- lich. Im Zusammenhang mit der Einschulung bzw. beim Wechsel von der Grundschule auf - 5 - eine weiterführende Schule stellen die Eltern einen Antrag auf eine Schülerfahrkarte. Dieser Antrag wird grundsätzlich einmalig gestellt und bewilligt. Die Bewilligung gilt fort, solange sich die maßgeblichen Voraussetzungen, insbesondere durch einen Wohnungs- oder Schul- wechsel, nicht verändern. Die für die Prüfung relevante Wegentfernung zwischen Wohnung und Schule wird bereits automatisiert über das Fachverfahren ermittelt und verarbeitet. Darüber hinaus wird derzeit geprüft, ob die im Antrag angegebenen Wohnungsdaten künftig über eine Schnittstelle automatisiert mit den Daten des Meldewesens abgeglichen werden können. Ziel ist es, vorhandene Daten zu nutzen, Mehrfacherfassungen zu vermeiden und den Bearbeitungsaufwand sowohl für die Antragstellenden als auch für die Verwaltung weiter zu reduzieren. Der Bürokratieabbau kann aber auch durch kleinere Maßnahmen erfolgen. So ist das Unter- schriftserfordernis gerade bei der digitalen Antragstellung häufig ein Hemmnis. Positive Er- fahrungen können daher durch den Wegfall des Unterschrifterfordernisses gesammelt wer- den. 2.4 Antragslose Verwaltungsleistungen Im Sinne des Bürokratieabbaus ist grundsätzlich anzustreben, Leistungen dort ohne geson- derte Antragstellung zu gewähren, wo dies rechtlich und organisatorisch möglich ist. Bei der Stadt Rheine wurde dieser Ansatz beispielsweise bei der Ausgabe von Kinderferien- pässen bereits umgesetzt. Im Rahmen der durchgeführten Prozessbetrachtung konnten darüber hinaus derzeit keine weiteren Leistungen identifiziert werden, bei denen eine antragslose Gewährung bzw. Bereit- stellung ohne vorherige Antragstellung oder Anfrage sinnvoll und rechtlich möglich ist. 3. Fazit und weiteres Vorgehen Die durchgeführte Prozessbetrachtung zeigt, dass das Potenzial für einen weiteren Bürokra- tieabbau insbesondere von den jeweiligen rechtlichen und organisatorischen Rahmenbedin- gungen des einzelnen Verwaltungsprozesses abhängt. Bei gesetzlich gebundenen Pflichtaufgaben sind die Möglichkeiten zur Veränderung der Prüf- und Bewilligungsprozesse begrenzt. Demgegenüber bestehen bei Leistungen in kommunaler Gestaltungshoheit mehr Möglichkeiten, insbesondere durch Pauschalierungen, mehrjährige Bewilligungen, die Nutzung bereits vorhandener Daten sowie risikoorientierte und stichpro- benartige Prüfverfahren. Die Verwaltung wird daher insbesondere  die Möglichkeiten für Pauschalförderungen in den Bereichen Kinder- und Jugendför- derung, Seniorenarbeit und Kulturförderung prüfen, - 6 -  die Möglichkeiten einer stichprobenartigen Plausibilitätsprüfung bei der Beitragser- hebung in den Bereichen Kindertagesbetreuung, Kindertagespflege und Offener Ganz- tag näher untersuchen,  die Digitalisierung und den Einsatz KI-gestützter Verfahren, insbesondere im Bereich der Wohngeldbearbeitung, weiter vorantreiben und  bestehende Möglichkeiten zur automatisierten Datenübernahme und zum Datenab- gleich, beispielsweise im Bereich der Schülerfahrkarten, weiter prüfen. Mit dem vorliegenden Zwischenbericht sind die im Rahmen der verwaltungsweiten Prozess- betrachtung identifizierten Handlungsfelder benannt. Die weitere fachliche Prüfung der auf- gezeigten Potenziale erfolgt durch die jeweils zuständigen Fachbereiche. Soweit sich hieraus konkrete Möglichkeiten zur Änderung von Satzungen, Förderbedingungen oder Verwaltungs- verfahren ergeben, werden diese unter Darstellung der rechtlichen, finanziellen und organisa- torischen Auswirkungen in den jeweils zuständigen Fachausschüssen beraten. Bei der weiteren Prüfung soll insbesondere betrachtet werden, in welchem Umfang die jewei- ligen Maßnahmen den Bearbeitungsaufwand tatsächlich und dauerhaft reduzieren, welcher zusätzliche Umstellungs- oder Kontrollaufwand entsteht und ob sich daraus mittel- bis lang- fristig organisatorische oder stellenplanrelevante Effekte ergeben.