Veröffentlichung von Ergebnisprotokollen aus Bürger- und Anliegerversammlungen - Antrag der SPD-Fraktion

S t a d t v e r w a l t u n g Stabsstelle Politik, Recht, Kommunikation und Liegenschaften Vorlage A Vorlage-Nr: V 2026/0143 Status: öffentlich TOP: Datum: 04.09.2026 Veröffentlichung von Ergebnisprotokollen aus Bürger- und Anliegerversammlungen - Antrag der SPD-Fraktion Stabsstelle Politik, Recht, Kommunikation und Federf. Fachbereich: Liegenschaften Beteiligte Fachbereiche: Verfasser/in: Reining, Thilo Beratungsfolge Sitzungsdatum Gremium 30.09.2026 Haupt- und Finanzausschuss Erläuterung: Die SPD-Fraktion hat beantragt, die verschriftlichten Ergebnisprotokolle bzw. Mitschriften von Bürger- und Anliegerversammlungen künftig der Öffentlichkeit zugänglich zu machen, beispielsweise durch Veröffentlichung auf der Internetseite der Stadt Borken (siehe Anlage 1). Dazu hat der Rat in der Sitzung am 15.07.2026 die Verwaltung beauftragt, sich mit dem Antragsanliegen zu beschäftigen und die Ergebnisse in einer der nächsten Sitzungen des Haupt- und Finanzausschusses vorzustellen. Um den Umgang mit den Ergebnissen aus Bürger- und Anliegerversammlungen nachvollziehbar darzustellen, sollen zunächst die verschiedenen Formen öffentlicher Versammlungen erläutert werden. V 2026/0143 Seite 1 von 4 1. Einwohnerversammlung gem. § 23 GO NRW i.V.m. der Hauptsatzung Bei einer Einwohnerversammlung handelt es sich um ein rechtlich vorgegebenes Instrument der Gemeindeordnung bzw. der städtischen Hauptsatzung. Nach § 23 GO NRW unterrichtet der Rat die Einwohnerinnen und Einwohner über allgemein bedeutsame Angelegenheiten der Gemeinde. Hierzu kann der Rat die Durchführung einer Einwohnerversammlung beschließen. Diese richtet sich an alle Einwohnerinnen und Einwohner, kann jedoch auf Teile des Stadtgebietes beschränkt werden. Der Rat wird über das Ergebnis der Einwohnerversammlung in seiner nächsten Sitzung unterrichtet. Über die Einwohnerversammlung wird ein mit einer Sitzungsniederschrift vergleichbares Protokoll angefertigt, welches öffentlich über das Ratsinformationssystem abrufbar ist. 2. Bürgerversammlungen Die Bürgerversammlung ist anders als die Einwohnerversammlung kein durch die Gemeindeordnung NRW oder die Hauptsatzung normiertes Format, sondern eine freiwillige, von Verwaltung oder Politik initiierte Informations- und Dialogveranstaltung zu einzelnen Themen oder Vorhaben. Sie ist grundsätzlich öffentlich und richtet sich an alle interessierten Bürgerinnen und Bürger, unabhängig von einer persönlichen Betroffenheit. In Abhängigkeit von Inhalt und Gegenstand der jeweiligen Veranstaltung werden den Teilnehmenden sowie der interessierten Öffentlichkeit im Nachgang weiterführende Informationen zur Verfügung gestellt. Hierbei kann es sich insbesondere um die im Rahmen der Veranstaltung verwendeten Präsentationen, Konzepte, vorgestellte Pläne sowie sonstige vergleichbare Unterlagen handeln. Die Bereitstellung erfolgt beispielsweise über die Internetseite der Stadt. Hierdurch wird gewährleistet, dass die im Rahmen der Veranstaltung vermittelten Inhalte auch im Nachgang nachvollzogen und weiterführende Informationen eingesehen werden können. 3. Anliegerversammlung Anliegerversammlungen unterscheiden sich von beiden vorgenannten Formaten dadurch, dass sie sich nicht an die gesamte Öffentlichkeit, sondern an einen begrenzten definierten Personenkreis richten. Beispielweise können dies die Anliegerinnen und Anlieger als direkt Betroffene einer Baumaßnahme sein. V 2026/0143 Seite 2 von 4 Auch im Nachgang von Anliegerversammlungen werden den Betroffenen in der Regel weiterführende Informationen wie beispielsweise Präsentationen, Pläne, Konzepte oder vergleichbare Unterlagen zur Verfügung gestellt. Eine direkte Übersendung ist jedoch nur möglich, wenn der Verwaltung etwa aufgrund einer Teilnehmerliste entsprechende Kontaktdaten, insbesondere E-Mail-Adressen, vorliegen. Daher soll künftig bereits in der Einladung zu einer Anliegerversammlung auf eine Möglichkeit zum nachträglichen Abruf der bereitgestellten Informationen hingewiesen werden. Dies kann beispielsweise durch die Angabe eines Links bzw. QR-Codes oder einen Hinweis auf eine entsprechende Abrufmöglichkeit auf der städtischen Internetseite erfolgen. Auf diese Weise erhalten auch Anliegerinnen und Anlieger, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen können, im Nachgang Zugang zu den relevanten Informationen. 4. Vorschlag für den Umgang mit dem Antrag Die dargestellte Differenzierung zeigt, dass bereits eine etablierte und teilweise durch rechtliche beziehungsweise organisatorische Rahmenbedingungen vorgegebene Verwaltungspraxis für die Bereitstellung von Informationen aus öffentlichen Veranstaltungen besteht. Die Verwaltung teilt ausdrücklich das mit dem Antrag verfolgte Anliegen, die Transparenz kommunaler Beteiligungs- und Informationsformate weiter zu stärken. Bürger- und Anliegerversammlungen leisten einen wichtigen Beitrag dazu, die Öffentlichkeit frühzeitig über Planungen und Vorhaben zu informieren, Anregungen aufzunehmen und die Bürgerinnen und Bürger vor Ort in die weiteren Prozesse einzubeziehen. Eine transparente Kommunikation kann dabei auch dazu beitragen, Entscheidungsprozesse nachvollziehbarer zu machen und die Akzeptanz für politische und administrative Entscheidungen zu fördern. Aus Sicht der Verwaltung ist es daher grundsätzlich sinnvoll, wesentliche Informationen aus entsprechenden Veranstaltungen möglichst einfach, bedarfsgerecht und pragmatisch auch im Nachgang öffentlich zugänglich zu machen. Gleichzeitig ist zu berücksichtigen, dass Bürger- und Anliegerversammlungen hinsichtlich ihres Charakters und ihrer Zielsetzung nicht mit politischen Gremiensitzungen gleichzusetzen sind. Im Regelfall werden daher keine förmlichen Niederschriften oder Protokolle erstellt, wie sie beispielsweise bei Sitzungen politischer Gremien vorgesehen sind. Vielmehr werden die im Rahmen der Veranstaltungen vorgetragenen Hinweise, Anregungen und Fragestellungen der Bürgerinnen und Bürger verwaltungsintern festgehalten, damit diese in die weitere Bearbeitung einfließen, geprüft und gegebenenfalls umgesetzt werden können. Darüber hinaus lebt der Austausch im Rahmen von Bürger- und Anliegerversammlungen von einer möglichst offenen Beteiligung. Die Bürgerinnen und Bürger sollen ihre Fragen, Hinweise und Einschätzungen frei äußern können, ohne befürchten zu müssen, dass ihre Wortbeiträge oder ihre Namen anschließend in einem öffentlich zugänglichen Protokoll wiedergegeben werden. Eine verpflichtende und detaillierte Protokollierung könnte insofern die Bereitschaft zur aktiven Beteiligung beeinträchtigen. V 2026/0143 Seite 3 von 4 Vor diesem Hintergrund schlägt die Verwaltung vor, an der bisherigen bewährten Praxis grundsätzlich festzuhalten. Danach sollen abhängig vom jeweiligen Inhalt und Gegenstand der Veranstaltung weiterhin bedarfsgerecht geeignete Informationen und Unterlagen im Nachgang öffentlich zur Verfügung gestellt werden. Von einer generellen Verpflichtung zur Erstellung und Veröffentlichung förmlicher Protokolle oder Niederschriften sollte hingegen abgesehen werden. Entscheidungsalternative: Keine Entscheidungsalternativen. Finanzielle Auswirkungen: Keine finanziellen Auswirkungen. Klimafolgenabschätzung: Keine. Beschlussvorschlag: Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Ausführungen in der Sitzungsvorlage zur Kenntnis. Die in der Sitzungsvorlage geschilderte bewährte Praxis bei der Bereitstellung von Informationen aus Bürger- und Anliegerversammlungen soll beibehalten werden. Von einer generellen Verpflichtung zur Erstellung und Veröffentlichung förmlicher Protokolle oder Niederschriften über Bürger- und Anliegerversammlungen wird abgesehen. V 2026/0143 Seite 4 von 4