Antrag der CDU-Fraktion auf strategische Weiterentwicklung des Stellenplans der Stadt Coesfeld

Öffentliche Beschlussvorlage 282/2026 Die Bürgermeisterin Dezernat I, gez. Diekmann Federführung: Datum: 10 - Zentrale Dienste und Bürgerservice 08.09.2026 Produkt: 10.06 Internes Organisationsmanagement 10.09 Technikunterstützte Informationsverarbeitung (TuI) 10.10 Personalmanagement Beratungsfolge: Sitzungsdatum: Haupt- und Finanzausschuss 24.09.2026 Vorberatung Rat der Stadt Coesfeld 01.10.2026 Entscheidung Antrag der CDU-Fraktion auf strategische Weiterentwicklung des Stellenplans der Stadt Coesfeld Beschlussvorschlag der CDU-Fraktion: 1. Die Verwaltung wird beauftragt, den Stellenplan für das Haushaltsjahr 2027 auf den Umfang des Stellenplans 2026 zu begrenzen (Nullstellenplan). Neue Stellen dürfen grundsätzlich nur stellenplanneutral eingerichtet werden. Abweichungen sind dem Rat im Einzelfall nachvollziehbar zu begründen. 2. Die Verwaltung wird beauftragt für die Haushaltsjahre ab 2028 ein Konzept vorzulegen, das aufzeigt, • wie auf Grundlage einer Erhebung aller Prozesse innerhalb der Stadtverwaltung die Prozesse mit dem größten Digitalisierungspotenzial priorisiert und daraus ein konkreter Maßnahmenplan entwickelt werden können, • wie die sich daraus ergebenen Effizienzgewinne durch Digitalisierung, Künstliche Intelligenz, Automatisierung und Prozessoptimierung systematisch erfasst und bewertet werden, • wie diese Effizienzgewinne künftig im Stellenplan transparent abgebildet werden können, • welche organisatorischen und personellen Auswirkungen hieraus entstehen sowie • welchen prozentualen Beitrag zur Reduzierung des Stellenbedarfs und der Personalaufwendungen ab dem Haushaltsjahr 2028 realistisch vorgeschlagen werden kann. Sachverhalt: Der Antrag der CDU-Fraktion vom 05.07.2026 wird gemäß § 3 Abs. 1 i.V.m. § 27 der Geschäftsordnung für den Rat und die Ausschüsse des Rates der Stadt Coesfeld vorgelegt. 1/2 Stellungnahme der Verwaltung: Die Zielsetzung des Antrags wird begrüßt. Zum Stand der Digitalisierung wird zunächst auf den letzten ausführlichen Bericht im Haupt- und Finanzausschuss (Vorlage 079/2025) sowie die zugehörige Anlage zum Protokoll der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 03.04.2025 verwiesen. Zwischenzeitlich wurde an zahlreichen Themen weitergearbeitet. Insbesondere wurde das Dokumentenmanagementsystem einschließlich elektronischer Workflows deutlich ausgebaut. Derzeit laufen die Vorbereitungen, das System auf eine neue technische Basis zu stellen. Dies wird weitere umfangreiche Weiterentwicklungen ermöglichen. Eine moderne technische Basis ist in vielen Fällen zudem Voraussetzung für die Integration KI-gestützter Verfahren, die einzelne Arbeitsvorgänge erheblich beschleunigen können. Gleichzeitig wurden bereits verschiedene KI-gestützte Verfahren eingeführt und werden aktiv genutzt. So kommen Sprachmodelle zur Unterstützung der Sachbearbeitenden zum Einsatz; auch KI-gestützte Tools für die Rechtsberatung werden bereits verwendet. Daneben werden fachspezifische Anwendungen genutzt, die beispielsweise bei der Erstellung von Ausschreibungen oder Präsentationen unterstützen. Zurzeit erfolgt die Einführung eines KI-gestützten Voice- und Chatbot. Dieses System beantwortet Fragen zu Dienstleistungen der Stadtverwaltung, kann Termine buchen oder direkt zu Mitarbeitenden weiterverbinden. Derzeit wird auch die Einführung eines KI-gestützten Tools zur Bearbeitung von Wohngeldanträgen geprüft. Dessen Einsatz wird voraussichtlich zu deutlichen Zeitersparnissen führen. Vergleichbare Tools sind bereits für die Sachbearbeitung nach dem SGB XII verfügbar. Perspektivisch werden entsprechende Softwareprodukte für immer mehr Bereiche, insbesondere in der Leistungsverwaltung, bereitstehen. Die Verwaltung möchte diese Entwicklungen weiter vorantreiben. Dabei sind zwei wesentliche Herausforderungen zu bewältigen. Der erste Punkt betrifft die Verfügbarkeit und Integrationsfähigkeit der Systeme. Diese ist grundsätzlich technisch realisierbar, erfordert jedoch umfangreiche Vorarbeiten und kann mit erheblicher Komplexität verbunden sein. Der zweite wesentliche Punkt ist die Einbeziehung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess. Zweifellos werden sich die Arbeitsabläufe erheblich verändern. Ziel ist dabei neben einer Qualitätsverbesserung auch die Einsparung von Personalressourcen. Mitarbeitende müssen sich daher gegebenenfalls auf die Übernahme anderer Tätigkeiten einstellen, damit die natürliche Fluktuation für einen Personalabbau genutzt werden kann. Bisher wurden neue, so auch KI-gestützte Verfahren neben ihrem Nutzen häufig nach ihrer Verfügbarkeit eingeführt. Nicht für alle Bereiche stehen bereits einsatzfähige Lösungen zur Verfügung. Aufgrund der rasanten Weiterentwicklung KI-gestützter Produkte wird sich dies jedoch in kurzer Zeit ändern. Aus der Vielzahl der angebotenen Verfahren werden dann die geeigneten Produkte auszuwählen und hinsichtlich ihres Nutzens zu bewerten sein. Voraussetzung dafür für sind optimierte Prozesse, da die Digitalisierung von veralteten Prozessen nicht zuführend ist. Die Neuordnung der Prozesse soll in einem strukturierten Verfahren erfolgen, welches bereits eingeleitet wurde. Eine Prozessmanagement-Potenzialanalyse bildet dabei den Einstieg in ein gesamtstädtisches Prozessmanagement. Ziel ist die Ermittlung der Ausgangssituation, der vorhandenen Potenziale, der Ziele sowie der benötigten Ressourcen. Ergebnis soll ein belastbares und individuell zugeschnittenes Umsetzungskonzept beziehungsweise eine Roadmap für das Prozessmanagement bei der Stadt Coesfeld sein. 2/2