Softwareseitige Lizenzinventur und systematisches Lizenzmanagement an Kerpener Schulen hier:Antrag der Piratengruppe

KOLPINGSTADT KERPEN DER BÜRGERMEISTER Amt/Abteilung: 35.2 / IT Drs.-Nr.: 156.26 Bearbeitung: Herr Butz Datum : 16.03.2026 Beratungsfolge Termin Bemerkungen Schulausschuss 23.09.2026 X Öffentlicher Teil Nichtöffentlicher Teil Softwareseitige Lizenzinventur und systematisches Lizenzmanagement an Kerpener Schulen hier:Antrag der Piratengruppe X Durch die Vorlage entstehen keine haushaltsrelevanten Kosten Durch die zu beschließende Maßnahme entstehen Kosten von ___ € (s. Anlage) Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung; Haushaltsansatz im Haushaltsjahr : Kostenträger/Sachkonto: Mittel müssen über- außerplanmäßig bereitgestellt werden; Im Haushaltsjahr : Kostenträger/Sachkonto: Deckung: Mittel sollen im/in folgenden Haushaltsjahr/en veranschlagt werden: Durch die Vorlage entstehen stellenplanmäßige Auswirkungen (s. Begründung) X Durch die Vorlage entstehen keine klimarelevanten Wirkungen. Durch die Vorlage entstehen klimarelevante Wirkungen. Das Vorhaben hat Auswirkungen auf… positiv neutral negativ … den Verbrauch von Energie und/oder Ressourcen. … das Stadtklima (Hitze, Regenwasser…). … die Bewusstseinsbildung für den Klimawandel. Kommentar der Abteilung 16.3 – Klima und Umwelt: Sachbear- Abteilungs- Amtsleitung Zuständiger Mitzeichnung Kämmerer Bürgermeister Amt 10 beitung leitung Dezernent Abtlg. 16.3 Ratsbüro gez. Butz gez. Butz gez. Yilmaz gez. Bleckmann gez. Schaaf gez. Jurczyk gez. Seidenpfennig Beschlussentwurf: Die Verwaltung beschließt den Antrag der Partei „Die Piratengruppe“ abzulehnen. Begründung: Stellungnahme der Verwaltung Zu 1. Durchführung einer Lizenzinventur bis zum 30.09.2026 Die Durchführung einer umfassenden softwareseitigen Lizenzinventur aller schulischen IT- Umgebungen kann derzeit nicht umgesetzt werden. Die Schul-IT der Kolpingstadt Kerpen ist aktuell personell erheblich eingeschränkt. Von drei vorgesehenen Stellen ist eine Stelle aufgrund einer Langzeiterkrankung nicht besetzt. Eine weitere Stelle ist vakant und befindet sich im Besetzungsverfahren. Die vorhandenen personellen Ressourcen werden vollständig für den Betrieb, die Betreuung und die Weiterentwicklung der schulischen IT-Infrastruktur benötigt. Zu 2. Gegenüberstellung von Lizenzen und tatsächlicher Nutzung sowie zentrale Erfassung der Vertragsdaten Eine automatisierte Ermittlung der tatsächlichen Softwarenutzung sowie die zentrale Erfassung sämtlicher Vertragsdaten sind derzeit nicht möglich. Die Kolpingstadt Kerpen verfügt über keine Softwarelösung für ein zentrales Lizenzmanagement, die entsprechende Auswertungen automatisiert erstellen könnte. Die geforderte Datenerhebung müsste daher überwiegend manuell erfolgen und wäre mit einem unverhältnismäßig hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Zu 3. Identifikation von Doppellizenzen und funktionalen Redundanzen Die IT-Abteilung stellt den Schulen ausschließlich zentrale Standardsoftware, insbesondere Betriebssysteme, Office-Anwendungen sowie Fernwartungssoftware wie PC-Visit und TeamViewer, bereit und administriert diese. Es gibt keine Alternative zur Bereitstellung dieser verschiedenen Programme. Darüberhinausgehende Fachanwendungen und sonstige individuelle Softwarelösungen werden von den Schulen eigenständig beschafft. Die Beschaffung erfolgt in diesen Fällen über das Schulamt. Der Schul-IT liegt daher keine vollständige Übersicht über sämtliche an den Schulen eingesetzten Softwareprodukte vor. Eine belastbare Identifikation von Doppellizenzen und funktionalen Redundanzen ist deshalb nicht möglich. Zu 4. Erstellung eines Lizenzbereinigungs- und Standardisierungskonzeptes Mangels vollständiger Datenbasis und aufgrund der fehlenden personellen und technischen Voraussetzungen kann ein belastbares Lizenzbereinigungs- und Standardisierungskonzept derzeit nicht erstellt werden. Die Erarbeitung eines solchen Konzeptes setzt zunächst eine vollständige und zentral verfügbare Datenlage über sämtliche eingesetzten Softwareprodukte und deren Nutzung voraus. Zu 5. Interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen Schulverwaltung, IT und Kämmerei Eine enge Zusammenarbeit zwischen Schulverwaltung, Abteilung Digitalisierung und IT sowie Kämmerei erfolgt bereits bei den von der Stadt zentral bereitgestellten Softwarelösungen. Die im Antrag geforderte umfassende Aufgabenwahrnehmung würde jedoch aufgrund der dargestellten personellen und technischen Rahmenbedingungen zu zusätzlichen erheblichen Belastungen der beteiligten Organisationseinheiten führen und kann derzeit nicht gewährleistet werden. Vor dem Hintergrund der fehlenden technischen Voraussetzungen, der unvollständigen zentralen Datenlage sowie der derzeitigen personellen Situation der Schul-IT empfiehlt die Verwaltung, den Antrag abzulehnen. Beschlussvorlage 156.26 Seite 2