Richtlinie für den Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Stadtverwaltung sowie Leitlinien für die kommunale Gremienarbeit

STADT BAUNATAL Antrag PB 1007 Städtische Gremien / Wahlen SPD-Fraktion Datum Vorlagen-/Antrag-Nr. 08.09.2026 29-2026 Beratungsfolge Termin Zustimmung Unterschrift Bürgermeister / Erster Stadtrat Ausschuss Digitale Zukunft, 17.09.2026 Mobilität und Energie Stadtverordnetenversammlung 28.09.2026 Betreff: Richtlinie für den Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Stadtverwaltung sowie Leitlinien für die kommunale Gremienarbeit Sachdarstellung: Werkzeuge auf Basis Künstlicher Intelligenz (KI), insbesondere generative KI-Anwendungen, entwickeln sich derzeit mit hoher Geschwindigkeit und sind für jedermann leicht zugänglich. Sie bieten erhebliche Chancen für die Verwaltungsarbeit, etwa bei der Erstellung von Textentwürfen, der Zusammenfassung von Dokumenten, der Beantwortung von Anfragen oder der Unterstützung interner Prozesse. Zugleich wirft ihr Einsatz Fragen auf, die einer klaren Regelung bedürfen: der Umgang mit personenbezogenen und vertraulichen Daten, urheberrechtliche Fragen, die Verlässlichkeit der Ergebnisse sowie die Transparenz gegenüber Bürgerinnen und Bürgern und innerhalb der städtischen Gremien. Es ist davon auszugehen, dass KI-Werkzeuge bereits heute vereinzelt genutzt werden, ohne dass klare Regeln bestehen, was zulässig ist und was nicht. Auch Erfahrungen aus der kommunalen Praxis zeigen, dass Regelungsbedarf besteht. Der Umgang mit KI sollte daher frühzeitig und klar geregelt werden, bevor sich eine ungeregelte Praxis verfestigt. Eine Richtlinie ist dabei ausdrücklich nicht als Verbot zu verstehen, sondern als Schutz und Orientierung: Sie gibt den Mitarbeitenden Rechtssicherheit, welche Werkzeuge sie für welche Aufgaben nutzen dürfen, und schützt sie zugleich davor, unbeabsichtigt gegen Datenschutz- oder Vertraulichkeitspflichten zu verstoßen. Hinzu kommt der europäische Rechtsrahmen: Die Verordnung (EU) 2024/1689 über Künstliche Intelligenz (KI-Verordnung) gilt schrittweise auch für öffentliche Stellen als Betreiber von KI- Systemen. Sie verpflichtet Betreiber unter anderem, für ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals zu sorgen. Ein begleitendes Schulungs- und Fortbildungsangebot für die Mitarbeitenden ist daher nicht nur sinnvoll, sondern auch rechtlich angezeigt. Dieser Antrag steht im Zusammenhang mit dem Antrag zur Erarbeitung einer Digitalstrategie für die Stadt Baunatal (Zielbild 2035), in der der verantwortungsvolle Einsatz von KI als eigenes Handlungsfeld verankert werden soll. Er konkretisiert dieses Handlungsfeld. Da die KI-Verordnung bereits schrittweise Anwendung findet und KI-Werkzeuge schon heute genutzt werden, soll die Richtlinie der Digitalstrategie zeitlich vorausgehen; ihre Ergebnisse können anschließend in die Strategie einfließen. Zu unterscheiden sind zwei Regelungsbereiche: Für die Stadtverwaltung liegt die Regelungskompetenz beim Magistrat im Rahmen seiner Organisationshoheit; die VorlagenNr 29-2026 Seite - 2 - Stadtverordnetenversammlung kann ihn insoweit um die Erarbeitung einer Richtlinie ersuchen. Für die kommunale Gremienarbeit hingegen kann die Stadtverordnetenversammlung eine eigene Richtlinie beschließen, gegebenenfalls im Wege einer Ergänzung ihrer Geschäftsordnung. Um Doppelarbeit und widersprüchliche Regelungen zu vermeiden, soll die Richtlinie für die Stadtverwaltung dabei als Grundlage dienen und anschließend sinngemäß auf die Gremienarbeit übertragen werden. Da die Einführung von Regelungen zum Einsatz digitaler Arbeitsmittel regelmäßig Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte berührt, ist der Personalrat frühzeitig einzubeziehen. Beschlussvorschlag: Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen: 1. KI-Richtlinie für die Stadtverwaltung Der Magistrat der Stadt Baunatal wird gebeten, bis zum Ende des ersten Quartals 2027 den Entwurf einer Richtlinie für den Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Stadtverwaltung zu erarbeiten und der Stadtverordnetenversammlung zur Kenntnis zu geben. Die Richtlinie soll insbesondere regeln: • welche KI-Anwendungen für welche Aufgaben zulässig sind und über welche Zugänge (z. B. dienstlich bereitgestellte und geprüfte Werkzeuge) sie genutzt werden sollen, • wie der Schutz personenbezogener und vertraulicher Daten sowie dienstlicher Informationen gewährleistet wird, • wie mit KI erstellte oder wesentlich mitgestaltete Inhalte gekennzeichnet werden, • dass die fachliche Verantwortung und die Letztentscheidung stets bei den Mitarbeitenden verbleiben und Ergebnisse von KI-Anwendungen vor ihrer Verwendung geprüft werden, • wie mit urheberrechtlichen Fragen umgegangen wird. 2. Schulungs- und Fortbildungsangebot Der Magistrat wird gebeten, begleitend zur Richtlinie ein Schulungs- und Fortbildungsangebot für die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung zu entwickeln. Dieses soll Grundlagenwissen zu Funktionsweise, Chancen und Grenzen von KI-Anwendungen, den datenschutzkonformen Umgang sowie die praktische Anwendung im Verwaltungsalltag umfassen. Dabei sind auch die Anforderungen der Verordnung (EU) 2024/1689 an die KI-Kompetenz des Personals zu berücksichtigen. 3. Richtlinie für die kommunale Gremienarbeit Die Stadtverordnetenversammlung spricht sich dafür aus, die Richtlinie für die Stadtverwaltung nach ihrer Vorlage sinngemäß auf die kommunale Gremienarbeit zu übertragen. Auf Grundlage der vom Magistrat vorgelegten Richtlinie beschließt die Stadtverordnetenversammlung eine eigene Richtlinie für den Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Gremienarbeit, gegebenenfalls in Form einer Ergänzung ihrer Geschäftsordnung. Dabei sind insbesondere die Kennzeichnung KI-gestützt erstellter Unterlagen, der Umgang mit vertraulichen Informationen aus nichtöffentlichen Sitzungen sowie die Eigenverantwortung der Mandatsträgerinnen und Mandatsträger zu regeln. 4. Beteiligung des Personalrats Bei der Erarbeitung der Richtlinie und des Schulungsangebots ist der Personalrat frühzeitig einzubeziehen. Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte nach den geltenden Vorschriften bleiben unberührt. VorlagenNr 29-2026 Seite - 3 - Strube