Erarbeitung einer Digitalstrategie für die Stadt Baunatal (Zielbild 2035)

STADT BAUNATAL Antrag PB 1007 Städtische Gremien / Wahlen SPD-Fraktion Datum Vorlagen-/Antrag-Nr. 07.09.2026 27-2026 Beratungsfolge Termin Zustimmung Unterschrift Bürgermeister / Erster Stadtrat Ausschuss Digitale Zukunft, 17.09.2026 Mobilität und Energie Stadtverordnetenversammlung 28.09.2026 Betreff: Erarbeitung einer Digitalstrategie für die Stadt Baunatal (Zielbild 2035) Sachdarstellung: Die Digitalisierung ist eine der zentralen Zukunftsaufgaben für Kommunen. Sie betrifft nicht nur die Außenwirkung gegenüber Bürgerinnen und Bürgern, sondern in mindestens demselben Maß die internen Abläufe der Verwaltung selbst. Beide Ebenen, die interne Organisation und der externe Bürgerservice, hängen eng zusammen: Nur eine intern konsequent digitalisierte Verwaltung kann nach außen verlässlich digitale Leistungen anbieten. Die Stadt Baunatal verfügt bislang über keine von der Stadtverordnetenversammlung beschlossene Digitalstrategie, die Ziele, Prioritäten und einen zeitlichen Rahmen verbindlich beschreibt. Einzelne Digitalisierungsschritte wurden und werden zwar umgesetzt, es fehlt jedoch ein übergeordnetes Zielbild, an dem sich diese Einzelmaßnahmen ausrichten können. Es geht dabei ausdrücklich nicht um einen kurzfristigen Anlass oder ein Einzelprojekt, sondern um eine grundsätzliche, vorausschauende Weichenstellung. Ziel ist ein Zielbild 2035, das aufzeigt, wie sich die Verwaltung der Stadt Baunatal bis dahin entwickeln soll. Leitend sollen dabei die Prinzipien „Digital First“ und „Once-Only“ sein: Digitale Verfahren sollen grundsätzlich der Standardweg sein, und Bürgerinnen, Bürger sowie Unternehmen sollen der Verwaltung Daten und Unterlagen nur noch einmal vorlegen müssen. Im Mittelpunkt steht dabei die Verwaltung selbst, sowohl nach innen als auch nach außen. Nach innen betrifft dies etwa die durchgängige elektronische Aktenführung und digitale Arbeitsabläufe, eine zeitgemäße IT-Ausstattung sowie die Digitalkompetenz der Mitarbeitenden. Nach außen betrifft dies insbesondere den Ausbau digitaler Antrags- und Formularstrecken im Sinne der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Ergänzend ist durchgängig auf IT-Sicherheit, Datenschutz und digitale Barrierefreiheit zu achten: Digitale Angebote der Stadt müssen für alle Menschen zugänglich sein, auch für Menschen mit Behinderungen und für Menschen mit geringer Technikerfahrung. Besondere Bedeutung kommt künftig dem Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) zu. KI-gestützte Werkzeuge entwickeln sich derzeit mit hoher Geschwindigkeit und bieten erhebliche Chancen für die Verwaltungsarbeit, etwa bei der Erstellung von Textentwürfen, der Beantwortung von Anfragen oder der Unterstützung interner Prozesse. Zugleich wirft ihr Einsatz Fragen auf, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Vertraulichkeit, Urheberrecht, die Verlässlichkeit der Ergebnisse und die Transparenz gegenüber Bürgerinnen und Bürgern. Der Umgang mit KI sollte daher frühzeitig und klar geregelt werden, bevor sich eine ungeregelte Praxis verfestigt. Der verantwortungsvolle Einsatz von KI soll deshalb als eigenes Handlungsfeld in der Digitalstrategie verankert werden. VorlagenNr 27-2026 Seite - 2 - Die Stadtverwaltung verfügt bereits über digitale Werkzeuge, etwa ein Dokumentenmanagementsystem und digitale Antragsstrecken. Diese werden bislang nicht in vollem Umfang genutzt. Vor der Anschaffung neuer Systeme sollte daher zunächst geprüft werden, wie die vorhandenen digitalen Werkzeuge konsequenter und in größerem Umfang genutzt werden können. Digitalisierung gelingt nur mit den Beschäftigten. Die Einführung und Veränderung digitaler Arbeitsmittel berührt regelmäßig Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte. Die Beschäftigten und der Personalrat sollen daher frühzeitig und fortlaufend in die Erarbeitung und Umsetzung der Digitalstrategie einbezogen werden. Für Vorhaben im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung bestehen grundsätzlich Fördermöglichkeiten des Landes Hessen, unter anderem im Rahmen des Programms „Starke Heimat Hessen“ beziehungsweise der Förderung smarter Kommunen und Regionen sowie ergänzender Angebote zur Digitalisierungsberatung und zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Ob und in welchem Umfang die konkreten Vorhaben der Stadt Baunatal förderfähig sind, ist im Einzelfall zu prüfen; die Fördervoraussetzungen, Förderschwerpunkte und Antragsfristen unterliegen zudem regelmäßigen Anpassungen. Mit der Digitalisierung befassen sich zudem bereits spezialisierte regionale Stellen, etwa das SmartCity-Büro der Stadt Kassel. Es ist sinnvoll zu prüfen, ob die Stadt Baunatal auf vorhandenes Wissen und bestehende Strukturen zurückgreifen kann, statt eigene Doppelstrukturen aufzubauen. Eine Festlegung auf eine bestimmte Stelle erfolgt mit diesem Antrag nicht. Die Digitalstrategie soll zudem nicht allein „top-down“ aus der Verwaltung heraus entwickelt werden. Es soll daher geprüft werden, ob und in welcher Form Bürgerinnen und Bürger in geeigneter Weise in die Erarbeitung einbezogen werden können. Der vorgeschlagene Zeitrahmen ist bewusst realistisch gewählt. Ein Zwischenbericht zum Ende des zweiten Quartals 2027 ermöglicht eine frühzeitige Rückkopplung mit der Stadtverordnetenversammlung. Der fertige Fahrplan zum Ende des vierten Quartals 2027 gibt der Verwaltung ausreichend Zeit für eine sorgfältige Bestandsaufnahme und die Abstimmung mit möglichen externen Stellen. Beschlussvorschlag: Die Stadtverordnetenversammlung möge beschließen: 1. Auftrag an den Magistrat Der Magistrat der Stadt Baunatal wird beauftragt, eine Digitalstrategie für die Stadt Baunatal zu erarbeiten. Die Strategie soll ein Zielbild 2035 beschreiben, wie sich die Verwaltung der Stadt Baunatal im Bereich der Digitalisierung mittel- und langfristig entwickeln soll. Leitend sollen dabei die Prinzipien „Digital First“ und „Once-Only“ sein. Die Strategie soll konkrete Ziele, Handlungsfelder und Meilensteine enthalten und in Form eines zeitlich gegliederten Fahrplans dargestellt werden. 2. Handlungsfelder Der Fahrplan soll insbesondere folgende Handlungsfelder umfassen: • eine Bestandsaufnahme des derzeitigen Stands der Verwaltungsdigitalisierung, sowohl nach innen (interne Prozesse und Arbeitsabläufe) als auch nach außen (Bürgerservice), • den Ausbau digitaler Antrags- und Formularstrecken im Sinne der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), VorlagenNr 27-2026 Seite - 3 - • die konsequentere Nutzung und den Ausbau bereits vorhandener digitaler Werkzeuge, insbesondere des bestehenden Dokumentenmanagementsystems und bestehender digitaler Antragsstrecken, vor der Anschaffung neuer Systeme, • den verantwortungsvollen Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) in der Verwaltungsarbeit, einschließlich geeigneter Einsatzfelder, klarer Grenzen und der erforderlichen Schulungen, • eine zeitgemäße IT-Ausstattung und IT-Infrastruktur der Verwaltung, • die Digitalkompetenz der Mitarbeitenden, einschließlich eines etwaigen Schulungs- oder Fortbildungsbedarfs, • IT-Sicherheit und Datenschutz, • digitale Barrierefreiheit als Querschnittsanforderung aller digitalen Angebote, • konkrete Meilensteine mit einer zeitlichen Einordnung (Zeitstrahl), • eine Einschätzung des erforderlichen Personal- und Ressourcenbedarfs sowie der voraussichtlichen Kosten, einschließlich möglicher Einsparpotenziale. Die nähere Auswahl und Gewichtung der Handlungsfelder obliegt dem Magistrat im Rahmen seiner Zuständigkeit für die Verwaltungsorganisation. 3. Prüfung der Einbindung externer Stellen und Bürgerbeteiligung Der Magistrat wird gebeten zu prüfen, ob und in welchem Umfang externe Stellen in die Erarbeitung und spätere Umsetzung der Digitalstrategie einbezogen werden können. In Betracht kommt insbesondere das SmartCity-Büro der Stadt Kassel beziehungsweise vergleichbare regionale Stellen. Eine Festlegung auf eine bestimmte Stelle erfolgt mit diesem Antrag nicht. Der Magistrat wird ferner gebeten zu prüfen, ob und in welcher Form Bürgerinnen und Bürger in geeigneter Weise in die Erarbeitung der Strategie einbezogen werden können. 4. Beteiligung der Beschäftigten und des Personalrats Bei der Erarbeitung und Umsetzung der Digitalstrategie sind die Beschäftigten der Stadtverwaltung und der Personalrat frühzeitig und fortlaufend einzubeziehen. Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte nach den geltenden Vorschriften bleiben unberührt. 5. Prüfung von Fördermitteln Der Magistrat wird gebeten zu prüfen, ob für die Erarbeitung und Umsetzung der Digitalstrategie beziehungsweise einzelner daraus folgender Vorhaben Fördermittel des Landes, des Bundes oder der Europäischen Union in Anspruch genommen werden können. Zu prüfen sind insbesondere Programme im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung, etwa das Programm „Starke Heimat Hessen“ beziehungsweise die Förderung smarter Kommunen und Regionen sowie Angebote zur Digitalisierungsberatung und zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Da sich Förderprogramme, Förderschwerpunkte und Antragsfristen ändern können, obliegt die konkrete Prüfung der Förderfähigkeit dem Magistrat im jeweiligen Einzelfall. 6. Berichterstattung und Zeitrahmen Der Magistrat wird gebeten, der Stadtverordnetenversammlung bis zum Ende des zweiten Quartals 2027 einen Zwischenbericht zum Stand der Arbeiten und zur geplanten Struktur der Strategie vorzulegen. Den fertigen Fahrplan soll der Magistrat bis zum Ende des vierten Quartals 2027 vorlegen. Strube