Antrag der CDU-Fraktion vom 07.07.2026; "Endabrechnung und Verwendungsnachweise im Bereich des Kinderbildungsgesetzes für die Träger von Kindergärten im Stadtgebiet Gronau"

Stadt Gronau (Westf.) Beschlussvorlage Vorstandsbereich: 1/2 Fachdienst: 351 Datum: 07.07.2026 Vorlagen-Nr.: 338/2026 gez.: Hülskötter / Beraten im öffentlichen Teil Rat Sitzung am 16.09.2026 TOP 5.1 Mitzeichnungen: Kämmerer VB 4 VB 3 VB 1/2 gez. Eising gez. Groß- i.V.: gez. von gez. von Holtick Borczyskowski Borczyskowski Anlage(n): 1 Der Bürgermeister CDU-Antrag v. 07.07.2026 - Kibitz Abrechnung vorantreiben gez. von Borczyskowski Antrag der CDU-Fraktion vom 07.07.2026; "Endabrechnung und Verwendungsnachweise im Bereich des Kinderbildungsgesetzes für die Träger von Kindergärten im Stadtgebiet Gronau" Entwurf des Beschlusses: Der Rat der Stadt Gronau (Westf.) nimmt die Ausführung der Verwaltung zu den Endabrechnungen und Verwendungsnachweise im Bereich des Kinderbildungsgesetztes für die Träger von Kindergärten im Stadtgebiet Gronau zur Kenntnis. 1. Rechtsgrundlage/ n: § 48 Abs. 1 GO NRW, § 4 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Rates Zuständig für die Entscheidung: ☐ Bürgermeister ☐ Fachausschuss ☐ Haupt- und Finanzausschuss ☒ Rat 2. Finanzielle Auswirkungen: ☐ Keine ☐ Ertrag / Einzahlung, Höhe: ☐ Aufwand / Auszahlung ☐ investiv, Höhe: ☐ konsumtiv, Höhe: ☐ jährliche Folgekosten, Höhe: ☐ Mittel im Haushalt veranschlagt, Produkt: ODER ☐ Mittel stehen i.R.d. Budgetdeckung bereit. ODER ☐ über-/außerplanmäßige Mittelbereitstellung. ☒ Sonstiges: s. Sachdarstellung 3. Klimaauswirkungen: 2 ☐ positiv ☐ negativ ☐ Keine Erläuterungen der Klimaauswirkungen: 4. Sachdarstellung: Die CDU- Fraktion hat mit Mail vom 07.07.2026 beantragt, die Angelegenheit „Endabrechnung und Verwendungsnachweise im Bereich des Kinderbildungsgesetzes für die Träger von Kindergärten im Stadtgebiet Gronau“ auf die Tagesordnung des Rates zu nehmen. Weitere Einzelheiten können dem anliegenden Antrag entnommen werden. Die Verwaltung nimmt wie folgt Stellung zum Antrag: Der rechtliche vorgesehene Ablauf eines Kindergartenjahres in Bezug auf die Betriebskosten stellt sich wie folgt dar. Die Abwicklung des Verfahrens erfolgt über die Web-Anwendung KiBiz.web: Januar bis März: Aktualisierung des Datenbestandes und Vorbereitung zur Antragsstellung 01.02.: Nachmeldung von Pauschalen für Kinder mit Behinderung, Pauschalen für die Qualifizierung, sowie Rückgabe von Mitteln die nicht verwendet wurden 15.03.: Abgabe des Zuschussantrages an das Landesjugendamt für das kommende Kita-Jahr 31.03.: Vorlage der Verwendungsnachweise für das im Vorjahr abgelaufene Kindergartenjahr durch die Träger beim Jugendamt Mai bis Juni: Eingang des Leistungsbescheides des Landesjugendamtes für das kommende Kita-Jahr beim Jugendamt 30.06.: Meldung des Ergebnisses der Verwendungsnachweisprüfung des im Vorjahr abgelaufenen Kindergartenjahres an das Landesjugendamt 31.07.: Nachmeldung von Pauschalen für Kinder mit Behinderung, Pauschalen für die Qualifizierung, sowie Rückgabe von Mitteln die nicht verwendet wurden 30.11.: Abgabe der Endabrechung des abgelaufenen Kita-Jahres an das Landesjugendamt Die einzelnen Schritte stehen in einem Abhängigkeitsverhältnis zu einander. So müssen die Nachmeldungen zum 31.03. und zum 31.07. zunächst durch das Landesjugendamt beschieden sein. Die Änderungen müssen durch das Jugendamt der Stadt Gronau in KiBiz.web verarbeitet werden und es sind entsprechende Bescheide an die Träger zu fertigen. Erst nach deren Bestandskraft kann die Endabrechnung vorgenommen werden. Nach Eingang des Feststellungbescheides zur Endabrechnung des Landesjugendamtes beim Jugendamt sind endgültige Feststellungsbescheide an die Träger zu fertigen. Nach Eintritt der Bestandskraft und unter Einräumung einer angemessenen Frist kann die Bearbeitung der Verwendungsnachweise durch die Träger erfolgen. Die Endabrechnungen können nur chronologisch bearbeitet werden, weil erst mit Feststellung der Endabrechnung des Vorjahres die Planungsgarantie für das aktuelle Jahr endgültig berechnet wird. 3 Auch die Bearbeitung der Verwendungsnachweise kann nur chronologisch erfolgen, da die Rücklagen der Einrichtungen fortgeschrieben werden. Die Meldung des Ergebnisses der Verwendungsnachweise an das Landesjugendamt kann erst erfolgen, wenn für alle Einrichtungen prüffähige Verwendungsnachweise durch die Träger beim Jugendamt vorgelegt wurden. Die Prüfung der Verwendungsnachweise erfolgt bei der Stadt Gronau durch das Jugendamt in Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt. Das Rechnungsprüfungsamt übernimmt stichprobenhafte Belegprüfungen einzelner Einrichtungen (ein bis zwei Kitas pro Jahr) und prüft auch die übrigen Verwendungsnachweise zur Wahrung des Vier-Augen-Prinzips. Die Prüfung der Verwendungsnachweise umfasst beispielhaft folgende Punkte: - Abgleich der angegebenen Erträge mit dem letzten Leistungsbescheid - Überprüfung der sachlichen Plausibilität der Aufwendungen - Überprüfung der Miethöhe - Überprüfung der Einhaltung der zulässigen Höhe der Verwaltungskosten - Prüfung der Plausibilität der Angaben zu Krediten und Tilgung (im chronologischen Verlauf) - Prüfung der Einhaltung der personellen Mindestausstattung - Prüfung der Verwendung der Rücklagen und deren Höhe Unstimmigkeiten werden mit den Trägern besprochen. Bei Bedarf wird punktuell eine tiefere Prüfung einzelner Tatbestände vorgenommen. Die Prüfung wird um die sich jährlich ergebenen Veränderungen (z.B. neue Pauschalen, Änderungen zur Regelung der zulässigen Rücklagenhöhe) angepasst. Je nach Ausgang der Prüfung sind ggf. Rückforderungsbescheide an die Träger zu erstellen. Die gesetzlich vorgesehenen Fristen wurden in den letzten Jahren nicht mehr eingehalten. Die Ursachen dafür liegen in Verzögerungen, Vakanzen und personellen Veränderungen bei den Beteiligten Träger, Jugendamt und Landesjugendamt. Der Stand ab dem Kita-Jahr 2019/2020 stellt sich wie folgt dar: Kita-Jahr 2019/2020 Die Endabrechnung wurde am 22.03.2021 fertiggestellt. Der Feststellungsbescheid wurde mit Datum 28.07.2022 seitens des Landesjugendamtes erstellt. Die letzten Verwendungsnachweise der Träger sind nach mehrmaliger Erinnerung am 15.06.2026 beim Jugendamt eingegangen. Das Ergebnis der Prüfung der Verwendungsnachweise ist am 08.07.2026 an das Landesjugendamt verschickt worden. Ein entsprechender Feststellungbescheid wurde seitens des Landesjugendamtes mit Datum vom 17.07.2026 erstellt. Das Kita-Jahr ist somit abgeschlossen. Kindergartenjahr 2020/21 Die Endabrechnung wurde am 27.02.2023 erstellt. Der Feststellungsbescheid des Landesjugendamtes ist am 11.07.2025 eingegangen. Die Einforderung noch fehlender Verwendungsnachweise und die Prüfung der bereits vorliegenden Exemplare wurde begonnen. Kindergartenjahr 2021/22 4 Die Endabrechnung wurde am 18.11.2025 erstellt. Der Feststellungsbescheid des Landesjugendamtes ist am 20.04.2026 eingegangen. Die endgültigen Leistungsbescheide an die Träger wurden im Mai erstellt. Die Verwaltung beabsichtigt die noch ausstehenden Arbeitsschritte sukzessive abzuarbeiten. Wie schnell dies gelingt unterliegt u.a. den oben beschriebenen Abhängigkeiten. Weiterhin haben in den letzten Monaten mehrere Personalwechsel im Arbeitsfeld stattgefunden. Aktuell besteht eine Vakanz von 0,5 VZÄ. 5. Alternativen: