Optimierung der Gremien-Vorlagen im Ratsinformationssystem, Antrag der Fraktion "GALB - BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN" vom 18.08.2025

BESCHLUSSVORLAGE Vorlagen-Nr.: 190/2025 Fachbereich: Büro der Bürgermeisterin Datum: 18.08.2025 Sachbearbeitung: Nolte, Joana Betreff Optimierung der Gremien-Vorlagen im Ratsinformationssystem, Antrag der Fraktion "GALB - BÜNDNIS 90/DIE GRÜNEN" vom 18.08.2025 Beschlussvorschlag Die Gemeindevertretung möge beschließen: Der Gemeindevorstand wird beauftragt, eine Optimierung und bessere Nachvollziehbarkeit der Vorlagen und Drucksachen mittels eines gleichförmig strukturierten Dateiablagesystems herbeizuführen. 1. Die Vorlagen sind durch den Dateinamen besser sortier- und identifizierbar zu machen. 2. In den Vorlagen ist die Beschlusshistorie und Beratungsfolge mitaufzunehmen. 3. Die finanziellen Auswirkungen und für das Vorhaben verfügbare Haushaltsmittel sind in die Vorlagen des Gemeindevorstandes mit aufzunehmen. 4. Die finanziellen Auswirkungen sind bei Vorbringen der Vorlage per Anlage schriftlich zu belegen (z.B. Kostenvoranschlag, Angebote, Kostenberechnung, Ausschreibungsunterlagen). Sachverhalt/Erläuterungen Durch die Einführung nur noch digitaler Gremienvorgänge ist ein gutes Ablagesystem unabdingbar für eine zügige Bearbeitung und Recherche der Vorlagen, Anträge und Drucksachen. Best-Practice Beispiele finden sich in vielen Kommunen und Gremienportalen, die bereits More:Rubin oder andere Systeme nutzen. Für die beste chronologische Sortierung von Dateien erweist sich das Datum des Sitzungstermins im Format JJJJMMTT am Anfang eines Dateinamens günstig, die weitere Abfolge ist nicht starr: Z.B. Format: Sitzungstermin_DSNR_Name_Antragstellerkürzel_Art der Vorlage. Fiktive Beispiele: 20250812_DS167_2025_Aufstellungsschluss_BBP_16_BerlinerZwickel_Vorlage 20250812_DS157_2025_Kitasatzung_CDU_Antrag 20250812_DS154_2025_Baumschutzsatzung_GALB_Anfrage 20250812_DS154_2025_Baumschutzsatzung_CDU_Änderungsantrag 20250917_GVE_Niederschrift etc. Durch die Aufnahme der Beratungsfolge und Beschlusshistorie erspart man sich die Audits, die ausgedruckt sehr viel Papier und digital sehr viel Speicherplatz kosten. Bei Erstellung der Drucksache fügt das Gremienbüro eine Tabelle in das Word-Dokument hinzu. Alle weiteren Details der Beratung kann man im Protokoll nachlesen. Dergestalt kann die Drucksache immer aktualisiert und als neue PDF ins Ratsinformationssystem eingestellt werden, für den nächsten Aufruf oder endgültig für den Beschluss. Bsp. Format: Beratungsfolge und Beschlusshistorie: Gremium Datum Ergebnis Gemeindevorstan 20.04.2024 d KUBUS / HFA 28.04.2024 Wegen Zeitüberschreitun g nicht behandelt KUBUS / HFA 03.05.2024 Mehrheitlich beschlossen mit Änderungsantrag DS xyz Gemeindevertretu 16.05.2024 Einstimmig ng beschlossen Bei Vorlagen des Gemeindevorstandes sind überschlägig die finanziellen Auswirkungen bzw. die für das Vorhaben nötigen Haushaltsmittel zu nennen, z.B. in der Form: „Finanzielle Auswirkungen: Kosten- und Personalaufwand belaufen sich auf ca. 15.000 Euro und binden 1,5 Mitarbeiter. Die Mittel für die Maßnahme sind im Budget/Produkt xy / im Haushalt 2024 vorhanden/bereitgestellt.“ Der Nachweis der voraussichtlichen Kosten einer Maßnahme sollte bereits bei Antragsstellung des Gemeindevorstandes vorliegen, um langwierige Nachfrageprozesse, Verschieben der Beratung / Beschlüsse und unbefriedigende, weil ungenaue, Auskünfte zu vermeiden. Dies erleichtert und beschleunigt die Beschlussfassung in der Gemeindevertretung. Der Antrag soll direkt im HFA beraten werden. Fraktion GALB – Bündnis 90 / Die Grünen Finanzierung / Anlagen Antrag_Optimierung_Ratsinfo_GALB