Nachfolge Stadtkämmerin: Einsatz externer Personalberatung

KREISSTADT METTMANN Der Bürgermeister Drucksachennummer Beschlussvorlage Dezernat 1 Verwaltungsmodernisierung öffentlich x 363/2026 und Bürgerservice Suchan, Waldemar Theophil nicht öffentlich Gremium: TOP-NR: Datum: Ausschuss für Verwaltung, Digitalisierung und 6 11.11.2026 Ordnung Haupt- und Finanzausschuss 01.12.2026 Rat der Kreisstadt Mettmann 15.12.2026 Nachfolge Stadtkämmerin: Einsatz externer Personalberatung Finanzielle Auswirkungen Kosten (einschließl. MWSt.) 35.000 € Produkt 01.01.09 Haushaltsjahr 2027 Folgekosten ab 2027 Personalaufwendungen der zusätzlichen Stelle Mittel stehen im Haushalt zur Verfügung ja nein Deckungsvorschlag Fördermittel: Anmerkung der Stadtkämmerin: Personelle Auswirkungen: ☐ Pflichtaufgabe ohne Gestaltungsspielraum (= A-Leistung) ☐ Pflichtaufgabe mit Gestaltungsspielraum (= B-Leistung) ☐ Freiwillige Aufgabe (= C-Leistung) Klima / Umweltrelevanz BESCHLUSSVORSCHLAG 1) Der Rat setzt für die überlappende Einarbeitung der Nachfolge der Stadtkämmerin ein externes Personalberatungsunternehmen ein (§ 6 Abs. 9 Zuständigkeitsordnung); die Verwaltung führt ein 363/2026 Vergabeverfahren durch. 2) Das Verfahren mit der Personalfindungskommission (§ 6 Zuständigkeitsordnung) bleibt unberührt. Die Entscheidungen des Rates über Ausschreibung, Besetzung und eine spätere Wahl in die Beigeordnetenstelle werden nicht vorweggenommen. Der Ausschreibungstext wird dem Rat später vorgelegt. Abstimmungsergebnis: Ja Nein Enthaltungen CDU FDP M.U.T Die Grünen SPD AfD Zur Sache!ME Trox (fraktionslos) Frau Dr. Lenz (fraktionslos) Schuh (fraktionslos) Bürgermeister - 2 - 363/2026 Verwaltungserläuterung: 1. Anlass Der Rat hat die Stadtkämmerin und Erste Beigeordnete, Frau Veronika Traumann, am 08.10.2024 bis zum Eintritt in den Ruhestand wiedergewählt. Der Ruhestand beginnt am 01.04.2028; sie scheidet damit mit Ablauf des 31.03.2028 aus dem Amt. Die Stadt hat nach § 17 Hauptsatzung drei hauptamtliche Beigeordnete; eine oder einer von ihnen wird zur Ersten Beigeordneten oder zum Ersten Beigeordneten bestellt. Frau Traumann nimmt diese Funktion zugleich mit der Leitung der Kämmerei wahr. 2. Notwendigkeit der überlappenden Einarbeitung Die Verwaltung hält eine zeitlich überlappende Einarbeitung der Nachfolge aus folgenden Gründen für notwendig: – Fachexpertise und Wissenstransfer: Die Leitung der Kämmerei erfordert vertiefte Kenntnisse im Kommunalen Finanzmanagement (Haushaltsplan, Jahresabschluss, Finanzplanung) und in der Zusammenarbeit mit Rat und Kommunalaufsicht. Dieses Wissen lässt sich nicht kurzfristig übergeben, unter anderem da die Aufgabenerledigung analog des Haushaltszyklusses aus Haushaltsaufstellung, - bewirtschaftung und Jahresabschluss im Laufe des Kalenderjahres stark alterniert. Der Personalbestand der Kämmerei war in der Vergangenheit bereits angespannt. Die vertretungsweise Wahrnehmung der Funktion bzw. die Sicherstellung der Einarbeitung der Nachfolge kann durch das Bestandspersonal nicht sichergestellt werden. – Finanzlage: Der Haushaltsentwurf 2026 weist eine Finanzierungslücke von rund 20 Mio. Euro aus. Die Stadt verfolgt ein freiwilliges Haushaltssicherungskonzept, das bis 2036 mindestens eine schwarze Null erreichen soll. Die Umsetzung dieses Konzepts in den Jahren 2027 und 2028 setzt eine handlungsfähige, fachlich erfahrene Leitung der Finanzverwaltung voraus. – Zeitliche Lage: Die Aufstellung des Haushalts 2028 fällt in das zweite Halbjahr 2027, der Jahresabschluss 2027 in das erste Halbjahr 2028 und damit unmittelbar in die Phase der Amtsübergabe. Eine Einarbeitung erst nach dem Ausscheiden oder nur in den letzten Wochen davor würde genau diese kritischen Arbeitsschritte betreffen. – Grenzen des Wahlverfahrens: Die Wahl in eine Beigeordnetenstelle darf frühestens sechs Monate vor Freiwerden der Stelle erfolgen (§ 71 Abs. 2 GO NRW; § 119 Abs. 2 LBG NRW). Für die Stelle von Frau Traumann ist das frühestens ab Oktober 2027 möglich. Die Stelle selbst ist bis zum 31.03.2028 besetzt. Eine Einarbeitung allein über das Wahlverfahren wäre deshalb nur sehr kurz oder gar nicht möglich. – Risikovermeidung: Eine fachliche Lücke in der Finanzverantwortung würde sich unmittelbar auf Haushaltsplanung, Haushaltssicherung, Liquidität und die Berichtspflichten gegenüber der Aufsicht auswirken. Die Kosten einer Einarbeitungsphase stehen dazu in einem vertretbaren Verhältnis. 3. Geplante Maßnahmen und Stellenplankonstrukt Die Verwaltung beabsichtigt ein dreistufiges Vorgehen: – Stufe 1 (diese Vorlage): Beschluss über den Einsatz eines externen Personalberatungsunternehmens und die Durchführung des Vergabeverfahrens im Vorgriff auf den Stellenplan 2027. - 3 - 363/2026 – Stufe 2 (spätere Sitzung): Vorlage des Ausschreibungstextes mit formaler Qualifikation und weiteren Merkmalen. Der Rat kann dabei Einfluss nehmen (§ 6 Abs. 5 Nr. 1 Zuständigkeitsordnung). – Stufe 3: Durchführung des Auswahlverfahrens mit Personalfindungskommission, anschließend Entscheidung über die Besetzung. Für die überlappende Besetzung soll im Stellenplan 2027 eine zusätzliche Stelle mit 1,0 VZÄ in Entgeltgruppe 15 TVöD ausgewiesen werden. Der Entwurf des Stellenplans 2027 soll in der Dezembersitzung des Rates eingebracht werden. Die Stelle erhält einen kw-Vermerk, weil sie nur für die Dauer der Überlappung benötigt wird; die Details (Zeitpunkt des Wegfalls, Umwandlung) werden im Stellenplanverfahren erläutert. Eine zusätzliche Stelle ist erforderlich, weil die Beigeordnetenstelle bis zum 31.03.2028 besetzt ist und nicht doppelt geführt werden kann. Um auch Laufbahnbeamtinnen und Laufbahnbeamte anderer Dienstherren gewinnen zu können, soll die Stelle wahlweise mit Beschäftigten (EG 15 TVöD) oder Beamtinnen und Beamten (A 15 LBesG) besetzbar sein. Die Verwaltung ist sich bewusst, dass der Haushaltsentwurf 2026 als Nullstellenplan mit Ausnahme von Stellen für Pflichtaufgaben aufgestellt wurde und dass seit dem 29.06.2026 ein Einstellungsstopp gilt, der Ausnahmen bei Pflichtaufgaben und der Funktionsfähigkeit wichtiger Verwaltungsbereiche zulässt. Die Leitung der Finanzverwaltung ist für die Haushaltswirtschaft der Stadt unverzichtbar. Der Mehraufwand ist zeitlich begrenzt, weil die Stelle mit kw-Vermerk versehen wird und nach dem Wechsel in der Leitung entfällt. Der Beschluss greift dem Haushaltsverfahren nicht vor. Die Stelle wird erst durch die Haushaltssatzung und den Stellenplan 2027 geschaffen. Vor Inkrafttreten der Haushaltssatzung wird kein Arbeits- oder Dienstverhältnis begründet. Das Vergabeverfahren wird so ausgestaltet, dass Honorarbestandteile erst bei Verfahrensfortschritt fällig werden und der Auftrag bei Nichteinrichtung der Stelle beendet werden kann. 4. Rechtsgrundlage und Zuständigkeit Maßgeblich ist § 6 Abs. 9 der Zuständigkeitsordnung für den Rat und die Ausschüsse vom 12.01.2021 (zuletzt geändert am 12.11.2025): „Auf Beschluss des Rates kann für die Vorbereitung der Besetzung der Stellen für Beigeordnete auch ein Personalberatungsunternehmen eingesetzt werden, wobei die originäre Organkompetenz beim Rat verbleibt.“ Die Verwaltung bittet den Rat aus folgenden Gründen um Beschlussfassung, obwohl die zu besetzende Stelle selbst keine Beigeordnetenstelle ist: Die Maßnahme dient erkennbar der Vorbereitung der Nachfolge in der Beigeordnetenstelle. Der Rat hat bereits 2016 (Kämmerer- Ausschreibung) und 2022 (Technische Beigeordnete) über den Einsatz einer Personalberatung selbst entschieden. Zudem entscheidet der Rat über die Besetzung von Führungsfunktionen im Einvernehmen mit dem Bürgermeister (§ 19 Abs. 2 Hauptsatzung; § 73 Abs. 3 GO NRW). Hinweis: Die Zuständigkeitsordnung verweist in § 6 Abs. 1, 3, 4 und 7 noch auf „§ 20 Abs. 2 der Hauptsatzung“. In der Hauptsatzung vom 16.12.2025 ist die Regelung zu Führungsfunktionen nun § 19 Abs. 2. Die Verwaltung wendet die Verweise entsprechend an und wird eine Anpassung bei der nächsten Änderung der Zuständigkeitsordnung vorschlagen. 5. Personalfindungskommission und Rolle des Rates Das vorgeschriebene Verfahren mit der Personalfindungskommission (§ 6 Zuständigkeitsordnung) wird vollständig eingehalten. Es besteht aus dem Bürgermeister und grundsätzlich 13 Ratsmitgliedern; Personalamt, Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte und Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen nehmen beratend teil. Die Personalberatung bereitet das Verfahren - 4 - 363/2026 vor (Vorauswahl, strukturierte Gespräche, Entscheidungsbegleitung), ersetzt aber weder das Personalauswahlverfahren der Verwaltung noch die Kommission. Die Personalfindungskommission gibt nach den Gesprächen eine Empfehlung an den Rat ab; sämtliche Bewerbungsunterlagen der in Betracht kommenden Personen erhalten die Ratsmitglieder im Vorfeld. Die Wahl der einzustellenden Person zur Ersten Beigeordneten oder zum Ersten Beigeordneten wird nicht vorweggenommen. Die Stelle der Kämmerin/ des Kämmerers ist nach § 71 Abs. 2 GO NRW gesondert auszuschreiben, die Wahl erfolgt durch den Rat frühestens sechs Monate vor Freiwerden der Stelle und setzt eine persönliche Vorstellung im Rat voraus. Die Einstellung auf der zusätzlichen Stelle begründet weder einen Anspruch auf Wahl noch auf Bestellung zur Kämmerin oder zur allgemeinen Vertreterin. Dies wird in der Ausschreibung klargestellt. 6. Erprobung: Führung auf Probe und Abordnung zur Erprobung Für die Zeit bis zu einer möglichen Wahl stehen je nach Bewerberlage folgende Wege zur Verfügung. Die Hauptsatzung sieht für Dezernatsleitungen die Übertragung auf Probe vor, bei Beamtinnen und Beamten nach § 21 LBG NRW, bei Beschäftigten entsprechend (§ 19 Abs. 3 Hauptsatzung). Weg Rechtsgrundlage Kernpunkte Bewertung A. Beschäftigte § 31 TVöD-AT; § 2 Führungsposition ab EG 10 mit Bei Externen endet das (extern): Führung auf Abs. 4 TVöD Weisungsbefugnis, ausdrücklich als Arbeitsverhältnis nach Probe (Probezeit) „auf Probe“ bezeichnet; befristetes Fristablauf; eine Rückfalloption Arbeitsverhältnis bis zu 2 Jahre, (§ 31 Abs. 3) besteht nur bei höchstens zwei Verlängerungen; bestehendem Arbeitsverhältnis. Kündigungsrechte bleiben; allgemeine Probezeit 6 Monate. B. Beamtin oder § 24 Abs. 4, 6 LBG Abordnung zu einem anderen Geringes Risiko für die Stadt, Beamter anderer NRW; § 14 Dienstherrn nur mit Zustimmung der kein Bindungsrisiko; aber: Dienstherren: BeamtStG; § 7 Abs. Beamtin oder des Beamten und im abhängig von Zustimmung des Abordnung zur 4 LVO NRW Einverständnis beider Dienstherren; abgebenden Dienstherrn! Erprobung Besoldung zahlt weiter der abgebende Dienstherr gegen Erstattung. Erprobungszeit auf höherwertigem Dienstposten ab A 14 neun Monate, verlängerbar bis zur doppelten Dauer. Anschließend Versetzung (§ 25 LBG NRW) oder Rückkehr. C. Wahl zur § 71 GO NRW; § Beamtenverhältnis auf Zeit für 8 Jahre, Eigenes Verfahren; wird durch Beigeordneten oder 119 LBG NRW Wahl frühestens 6 Monate vor diese Vorlage nicht zum Beigeordneten Freiwerden; keine Probezeit. vorweggenommen. Die Erprobung dient hier vor allem der Einarbeitung und der Feststellung der fachlichen und persönlichen Eignung für die Leitungsfunktion; ein Anspruch auf Wahl folgt daraus nicht. Welcher Weg gewählt wird, entscheidet sich nach der Bewerberlage. Der Ausschreibungstext soll mehrere Wege offenhalten und wird dem Rat vorgelegt. Sollte die Personalauswahl auf eine Laufbahnbeamtin / einen Laufbahnbeamten eines anderen Dienstherren fallen, der keine Zustimmung zur Abordnung erteilt, wäre eine unmittelbare Versetzung anzustreben. Die Beamtin oder der Beamte würde die Planstelle dann aber auch im Falle der Nicht-Wahl zur Beigeordneten / zum Beigeordneten besetzen. - 5 - 363/2026 7. Leistungsumfang und Kosten Der Leistungsumfang orientiert sich am vergleichbaren Leistungsverzeichnis für die Besetzung von Amts- und Dezernatsleitungen: Projektplanung mit Zeitschiene bis zur Vorstellung in der Personalfindungskommission, Anforderungsprofil und Anzeigenschaltung im Erscheinungsbild der Stadt, Direktansprache, Vorauswahl von drei bis fünf Personen, strukturierte Auswahlgespräche und Begleitung der Entscheidung. Statusberichte erfolgen mindestens alle zwei Wochen; AGG und Datenschutz sind verbindlich einzuhalten. Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Gleichstellungsbeauftragte werden beteiligt. Die Kosten werden auf 35.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer geschätzt. Zum Vergleich: 2016 wurden rund 30.000 Euro, 2022 40.000 Euro für die Personalberatung bei Beigeordnetenstellen angesetzt. Die Personalaufwendungen der zusätzlichen Stelle hängen von Stufenzuordnung und Beginn ab. Zur Orientierung: Das Tabellenentgelt der Entgeltgruppe 15 beträgt ab 01.05.2026 in Stufe 4 monatlich 7.214,39 Euro und in Stufe 5 monatlich 7.811,37 Euro, zuzüglich Jahressonderzahlung und Arbeitgeberanteilen. Die Beträge werden im Stellenplan 2027 bzw. der Beantragung der neuen Stelle beziffert. In Vertretung Traumann - 6 -