Einführung und Nutzung eines Kita-Assistenten für die pädagogischen Einrichtungen (Schulkinderhaus und Kindergärten)

AMT ITZSTEDT Der Amtsdirektor Sitzungsvorlage Datum: 12.10.2026 Status: öffentlich TA/2026/1255 Abteilung: Zentrale Dienste und Bildung Sachbearbeiter/in: Antje Rost Aktenzeichen: Gemeindevertretung Tangstedt Einführung und Nutzung eines Kita-Assistenten für die pädagogischen Einrichtungen (Schulkinderhaus und Kindergärten) Sitzungstermin Beratungsfolge Zuständigkeit Zentralausschuss der Gemeindevertretung der Gemeinde 02.12.2026 Vorberatung Tangstedt 09.12.2026 Gemeindevertretung Tangstedt Entscheidung Sachverhalt: Der Kita Assistent FAMLY soll ab dem kommenden Jahr in allen pädagogischen Einrichtungen der Gemeinde Tangstedt eingesetzt werden. FAMLY ist eine speziell auf Kitas oder Horte zugeschnittene All-in-One-App. Der Kitaassistent ermöglicht neben der digitalen Zeiterfassung auch eine praxisnahe Unterstützung des pädagogischen Alltags, beispielsweise durch Dienstplanung, Anwesenheitsübersichten, Dokumentation und Kommunikation. In mehreren Gesprächen der Leitungsrunden wurden verschiedene Dienstleister umfassend besprochen und mögliche Alternativen getestet. Im Ergebnis wurde festgestellt, dass die Kita-Assistenz-App FAMLY den besonderen Anforderungen der Kindertageseinrichtungen und des Schulkinderhauses besser entspricht. Im Vergleich zu einer herkömmlichen Zeiterfassung in der Verwaltung bildet Famly nicht nur die Arbeitszeit ab, sondern unterstützt den gesamten pädagogischen Alltag. Dadurch werden Papierlisten, doppelte Dateneingaben und verschiedene Insellösungen reduziert. Das Team und die Leitung erhalten in Echtzeit einen besseren Überblick über Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Dienstpläne und die Anwesenheit der Kinder. So bleibt mehr Zeit für die pädagogische Arbeit und die direkte Betreuung der Kinder. Da in Kindertageseinrichtungen und im Schulkinderhaus personenbezogene und teilweise besonders schützenswerte Daten von Kindern, Familien und Mitarbeitenden verarbeitet werden, hat der Datenschutz bei der Auswahl des Systems eine besondere Bedeutung. FAMLY gibt an, die Daten nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) konform zu verarbeiten. Die Daten werden bei der Übertragung und Speicherung verschlüsselt. Zudem können für Mitarbeitende unterschiedliche Rollen und Zugriffsrechte eingerichtet werden, sodass jede Person nur auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Informationen zugreifen kann. Die Kerndaten der Plattform werden in einem Rechenzentrum in Deutschland gespeichert und zusätzlich gesichert. Die Einführung der digitalen Zeiterfassung mit FAMLY ist zum Beginn des neuen Jahres vorgesehen und soll schrittweise in den einzelnen Einrichtungen erfolgen. In Vorbereitung darauf werden die erforderlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen. Mit dem EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18) und der anschließenden Entscheidung des BAG vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ist klargestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind,  ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der gesamten täglichen Arbeitszeit (Beginn, Ende, Dauer inkl. Überstunden) einzuführen. Diese Pflicht besteht seit dieser Rechtsprechung und folgt aus unionsrechtskonformer Auslegung insbesondere des Arbeitsschutzrechts (Arbeitszeitrichtlinie, Art. 31 Abs. 2 GRC, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Die Kosten für die Kita Kunterbunt belaufen sich auf ca. 1.600,00 €/Jahr. Die Kosten für die Kita Junges Gemüse belaufen sich auf ca. 2.000,00 €/Jahr. Die Kosten für die Kita Himmelszelt belaufen sich auf ca. 2.000,00 €/Jahr. Die Kosten für das Schulkinderhaus belaufen sich auf ca. 2.300,00 €/Jahr. Diese Mittel sind im Haushalt 2027 eingeworben worden. Die Kosten für die Endgeräte belaufen sich auf insgesamt 13.500 € (iPads und Diensthandys). Die Mittel sind im Haushalt 2026 bereits eingeplant; die Beschaffung soll noch in diesem Jahr erfolgen. Weitergehend ist die Erstellung einer Dienstanweisung erforderlich. Eine Dienstanweisung legt verbindlich fest, wie die Zeiterfassung in der Kita und im Schulkinderhaus erfolgt. Damit ist klar geregelt, dass alle Beschäftigten die gleiche Grundlage haben und jeder seine Rechte und Pflichten kennt. Beschlussvorschlag: Es wird beschlossen, den Kita Assistent FAMLY für das Schulkinderhaus, die Kindertageseinrichtungen Kunterbunt, Junges Gemüse und Himmelzelt zu erwerben und die erforderlichen Endgeräte zu beschaffen. Finanzielle Auswirkungen: x Haushaltsmittel stehen zur Verfügung Nachfinanzierung erforderlich Keine Haushaltsmittel vorhanden Fördermittel Fördermittel geprüft Fördermitteltopf vorhanden Antragstellung möglich? Ja Nein Anlagen: