Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Gemeindeverwaltung Stemwede: Aktueller Sachstand

Gemeinde Stemwede Mitteilungsvorlage Der Bürgermeister - öffentlich - Drucksache 2026 / 187 Anlage(n): Nein Produkt / Produktbereich: 01 Innere Verwaltung / 01 111 05 Zentrale Dienste Sachbearbeiter: Marcel Hahne Antragssteller: Berichterstatter: Datum: 22.10.2026 Beratungsfolge TOP Termin Beratungsergebnis Betriebsausschuss für den Wirtschaftsbe- 6. 05.11.2026 trieb Gemeinde Stemwede und das Was- serwerk und für Klimaschutz und Digitalisie- rung Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Gemeindeverwaltung Stemwede: Aktueller Sachstand Sachverhalt: Der Betriebsausschuss wurde in seiner Sitzung am 26.03.2026 erstmals über die geplante Einfüh- rung von KI-Anwendungen in der Gemeindeverwaltung informiert. Vorgestellt wurden seinerzeit die interne Leitlinie zum Einsatz von KI-Systemen sowie die vorgesehenen Anwendungen Chatbot, Telefonbot und ein KI-gestütztes Angebot für die Beschäftigten. Inzwischen wurden die angekündigten Anwendungen weiterentwickelt und in Betrieb genommen. Der aktuelle Sachstand stellt sich wie folgt dar: Chatbot Der Chatbot auf der Internetseite der Gemeinde Stemwede ist seit dem 01.05.2026 im Einsatz. Seitdem wurden 184 Sitzungen mit insgesamt 670 Nachrichten verzeichnet. Die Anfragen betreffen insbesondere die Bereiche Verwaltung und Bürgerservice, Bauen, Wohnen und Umwelt sowie Gesundheit, Sicherheit und Ordnung. Daneben werden auch Anliegen zu digita- len Dienstleistungen, Mobilität, Veranstaltungen und weiteren Themenbereichen gestellt. Die nach- stehende Grafik gibt einen Überblick über die Verteilung der Nachrichten nach Kategorien. - 2 - Drucksache: 2026 / 187 Seite - 2 - Beispielhaft wurden Fragen zu Personalausweisen und Führerscheinen, zur Verlängerung eines Lkw-Führerscheins sowie zu Gebühren beantwortet. Der Chatbot bietet bei häufigen Standardan- liegen eine erste Orientierung und verweist bei weitergehendem Klärungsbedarf auf die zuständi- gen Ansprechpartner oder Online-Angebote. Telefonbot Der telefonische Assistent ist am 16.09.2026 gestartet und basiert auf dem selben Modell wie der chatbot, erweitert diesen letztlich um eine Sprachausgabe. Im ersten Schritt nimmt er Anrufe aus- schließlich außerhalb der Öffnungszeiten entgegen. In den ersten vier Wochen wurden 222 Anrufe mit einer Gesamtgesprächsdauer von 195 Minuten angenommen. Die durchschnittliche Ge- sprächsdauer betrug 53 Sekunden. Der Telefonbot beantwortete beispielsweise Fragen zu erforderlichen Unterlagen und Kontaktmög- lichkeiten bei einer Ummeldung, zu Telefonnummern des Wasserwerks bei Problemen mit der Wasserversorgung, zu Kontaktdaten für verschiedene Verwaltungsanliegen sowie zum Nutzungs- recht einer Grabstätte. Perspektivisch soll die Möglichkeit ergänzt werden, einen Rückrufwunsch zu hinterlassen. Außer- dem ist vorgesehen, die Terminbuchung über TEVIS einzubinden. Drucksache: 2026 / 187 Seite - 3 - Von den insgesamt 222 Anrufenden stimmten 22 Personen einer Gesprächsaufzeichnung zu. Diese Aufzeichnungen dienen ausschließlich der Qualitätsverbesserung. Sie werden nach vier Wochen automatisiert gelöscht und sind anschließend nicht mehr einsehbar. KI-Assistent StemwedeGPT Seit dem 01.09.2026 steht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit StemwedeGPT eine zentrale KI-Plattform für die Verwaltungsarbeit zur Verfügung. Die Anwendung unterstützt verschiedene gängige KI-Modelle und bietet auf die Anforderungen der Verwaltung abgestimmte Einstellungen und Funktionen. Neben allgemeinen Anwendungen wie Textzusammenfassungen, Recherchen und Formulierungshilfen können auch eigene Assistenten für wiederkehrende Aufgaben erstellt werden. Ein mögliches Beispiel ist ein Assistent zur Unterstützung bei Reisekostenabrechnungen. Aktuell verfügen 43 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über einen Zugang zu StemwedeGPT. Bisher wurden zwei Schulungen zu den Grundlagen der KI sowie zur Nutzung von StemwedeGPT durch- geführt. Eine weitere Schulung ist für Anfang November vorgesehen. Die zentrale Bereitstellung einer geeigneten KI-Anwendung soll zugleich dazu beitragen, dass dienstliche Aufgaben nicht über private und nicht abgestimmte KI-Angebote bearbeitet werden. Eine Auswertung einzelner Anwendungsfälle oder des Nutzungsverhaltens findet nicht statt, da keine Überwachung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erfolgen soll. Künftige Entwicklung Mit dem Chatbot, dem Telefonbot und StemwedeGPT hat die Gemeindeverwaltung zügig erste praktische Schritte beim Einsatz von KI unternommen. Die Lösungen haben sich innerhalb kurzer Zeit etabliert und verdeutlichen das Potenzial KI-gestützter Anwendungen für die tägliche Arbeit. Gut konfigurierte Assistenten, die auf klaren Anweisungen, geeigneten Prompts und einer verläss- lichen Wissensbasis beruhen, können bereits heute strukturierte und wiederkehrende Aufgaben wirkungsvoll unterstützen. Künftig ist zu erwarten, dass KI insbesondere bei Aufgaben mit festen Regeln, Prüfschemata und vergleichbaren Fallkonstellationen weitere Arbeitsschritte weitgehend automatisiert übernehmen kann. Dies betrifft beispielsweise Bereiche der Leistungsverwaltung, etwa bei der Bearbeitung von Elternbeiträgen. Entsprechende Verfahren befinden sich derzeit in der Entwicklung. Dabei werden fallbezogene In- formationen automatisiert ausgewertet und der Sachbearbeitung eine qualifizierte Bearbeitungs- empfehlung einschließlich einer nachvollziehbaren Begründung bereitgestellt. Die abschließende Prüfung, Entscheidung und Verantwortung verbleiben bei den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Vor einem Einsatz sind jeweils die rechtlichen, datenschutzrechtlichen, organisatori- schen und technischen Voraussetzungen zu prüfen. Parallel integrieren zunehmend auch Anbieter von Fachverfahren und weitere Softwarehersteller KI-Funktionen in ihre Anwendungen. Die Verwaltung wird diese Entwicklungen beobachten und prüfen, in welchen Bereichen sich hieraus unter Beachtung von Datenschutz, Informationssicher- heit und Wirtschaftlichkeit weitere sinnvolle Einsatzmöglichkeiten ergeben. Die Verwaltung ist überzeugt, dass KI dazu beitragen kann, Routineaufgaben zu reduzieren, Bear- beitungsprozesse zu beschleunigen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei fachlich anspruchs- vollen Tätigkeiten zu entlasten. Dadurch können Ressourcen stärker für komplexe Einzelfälle, per- sönliche Beratung und die unmittelbaren Anliegen der Bürgerinnen und Bürger eingesetzt werden. Der Ausschuss wird über die weitere Entwicklung und wesentliche neue Einsatzfelder fortlaufend informiert.