Dirmstein: Erstellung von Rahmenverträgen für Baumkontrolle und Baumpflege; Ermächtigungsbeschluss, Ausschreibung und Vergabe

2026-0836 Dirmstein: Erstellung von Rahmenverträgen für Baumkontrolle und Thema Baumpflege; Ermächtigungsbeschluss, Ausschreibung und Vergabe Gremium Dirmstein: Gemeinderat (öffentliche Sitzung) 04.11.2026 Verfasser Schobert, Jorinde Verantwortlich Brauer, Carsten Haushaltsrelevanz Die erforderlichen Mittel für die kommenden Jahre werden bei den Mittelanmeldungen berücksichtigt. Beschlussvorschlag: 1. Die Ortsgemeinde nimmt an der gemeinsamen Ausschreibung von Rahmenverträgen für Baumpflege sowie für Baumkontrolle in der Verbandsgemeinde Leiningerland teil. 2. Das Gremium überträgt der Verbandsgemeinde die Federführung für die Erstellung und die Vergabe der gemeinsamen Rahmenverträge für Baumkontrolle und für Baumpflege. 3. Das Gremium beschließt die Aktualisierung der Baumdaten im Baumkataster bei Durchführung der ersten Kontrolle im Rahmen des neuen Vertrages. 4. Das Gremium ermächtigt den / die zuständige/n Gemeindevertretenden, Aufträge für die Baumkontrolle und Aufträge für die Baumpflege im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel eigenständig zu erteilen. Sachverhalt: Allgemeine Informationen zu Baumkontrolle und Baumpflege: Die Aufrechterhaltung der Verkehrssicherheit des Baumbestandes ist eine Pflichtaufgabe von Kommunen. Eigentümer sind verpflichtet, Schäden durch Bäume zu verhindern und haften im Schadensfall. Um die Verkehrssicherheit zu gewährleisten, sind regelmäßige Baumkontrollen durch zertifiziertes Fachpersonal durchzuführen und angemessen zu dokumentieren. Die Baumkontrollrichtlinien der FLL sind seit 2004 das Standardwerk für Kontrollen zur Überprüfung der Verkehrssicherheit von Bäumen. Reguläre Baumkontrollen sollten im Abstand von etwa 8 Monaten durchgeführt werden. Kontrollen sind überall dort durchzuführen, wo (öffentlicher) Verkehr stattfindet z.B.: - Straßen, Wege, Plätze, Parkplätze - Schulen, Kindergärten - Parkanlagen, Friedhöfe - Wohnanlagen - Sportplätze Ausnahmen gelten im Wald (auch Waldwege) – hier herrscht keine Kontrollpflicht, da waldtypische Gefahren in Kauf genommen werden müssen. Dies ist auf die freie Landschaft (auch Wirtschaftswege) übertragbar, gilt also sozusagen in der „Natur“. Ausnahmen hiervon stellen gesonderte Einrichtungen für die Öffentlichkeit in diesen Lagen dar, wie Grillplätze, Spielplätze, ausgewiesene Parkplätze, Schutzhütten o.Ä. Sich aus der Baumkontrolle ergebende Pflegemaßnahmen müssen innerhalb der vom Baumkontrolleur festgelegten Frist durchgeführt werden, um Schäden und Haftungssituationen zu vermeiden. Pflegemaßnahmen, die in der Zeit vom 01. Oktober bis 28. Februar stattfinden können, sollten in dieser Zeit durchgeführt werden (s. Bundesnaturschutzgesetz §39, 5). Maßnahmen zur Gewährleistung der Verkehrssicherheit, sowie schonende Form- und Pflegeschnitte zur Beseitigung des Zuwachses oder zur Gesunderhaltung sind aber prinzipiell jederzeit zulässig. Baumfällungen können generell genehmigungspflichtig (bei der Unteren Naturschutzbehörde) sein. Dies hängt vom Einzelfall ab. Maßnahmen an Naturdenkmälern oder z.B. in denkmalgeschützten Parks müssen immer bei der Unteren Naturschutzbehörde beantragt werden. Aktuelle Situation der Baumkontrollen: Aktuell liegen Verträge für die Durchführung der Baumkontrollen für die meisten Ortsgemeinden und die Verbandsgemeinde vor. Wie die Verwaltung bereits in der Bürgermeisterdienstbesprechung am 27.08.2026 informierte, wird die entsprechende Firma ihre Baumkontrolle in dieser Art nicht weiter fortführen. Die Schreiben der Firma zur Kündigung der Baumkontrollen sind bereits eingetroffen. Die Baumkontrollen werden noch bis 31. März 2027 fortgeführt. Aus diesem Grund ist eine neue Beauftragung der Baumkontrollen notwendig. Vorteile von Rahmenverträgen: Die Verwaltung plant bereits seit Längerem die Ausschreibung von Rahmenverträgen für Baumkontrolle und Baumpflege, um - Kostenvorteile zu erzielen - rechtlich korrektes Handeln zu garantieren und mit klaren, einheitlichen Standards zu arbeiten - den Verwaltungsaufwand zu reduzieren - mit festen Ansprechpartnern zu arbeiten, die Bäume und Standorte kennen - Planungssicherheit zu erzielen Aktuell müssen Angebote für jeden Pflegeplan eingeholt werden. Sobald die Auftragssumme den Verfügungsrahmen des Ortsbürgermeisters/ der Ortsbürgermeisterin oder des/ der zuständigen Beigeordneten übersteigt, ist ein Gremienbeschluss notwendig. Das bedeutet oftmals eine Zeitverzögerung von mehreren Monaten und einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Durch die Erhöhung des Verfügungsrahmens der zuständigen Gemeindevertretenden (eigenständige Auftragserteilung im Rahmen verfügbarer Haushaltsmittel) und mit bestehenden Rahmenverträgen können Aufträge zeitnah an die Vertragspartner vergeben und Fristen besser eingehalten werden. Dies reduziert die Gefahr von Personen- und Sachschäden und führt zu effizienterem Verwaltungshandeln. Das digitale Baumkataster: Bei der Ausschreibung der Rahmenverträge sollen zudem die Durchführung von Baumkontrollen und Baumpflege mittels digitalem Baumkataster der Verbandsgemeinde realisiert werden. Das digitale Baumkataster ist eine Software, in der sämtliche Baumstandorte auf einer Karte verzeichnet sind. Das Kataster enthält zudem Baumdaten (Höhe, Baumart etc.) und Informationen über die verschiedenen Grünanlagen (Schulen, Kindergärten, Straßen, …). In Zukunft sollen Baumkontrolleure den Zustand der Bäume in der Software vermerken und notwendige Pflegemaßnahmen als Aufgaben anlegen. Die Baumpflegefirmen, mit denen der Rahmenvertrag geschlossen wurde, werden wiederum nach Rücksprache mit dem/ der zuständigen Gemeindevertretenden mit den konkreten Pflegemaßnahmen beauftragt (z.B. per E-Mail). Sie können die Pflegemaßnahmen in der Software nach Durchführung als erledigt markieren. Eine Liste mit denjenigen Maßnahmen, die durch die Ortsgemeinde selbst erledigt wurden, wird der Verwaltung zugeschickt und durch diese mit Datum im Kataster als erledigt markiert. So 2 lassen sich alle Kontrollen und Pflegemaßnahmen zentral und übersichtlich nachvollziehen und überprüfen und werden ordnungsgemäß dokumentiert. Um die Daten des digitalen Baumkatasters auf dem neusten Stand zu halten, empfiehlt die Verwaltung zudem die Aktualisierung und Vervollständigung der Baumdaten in der Software mit Durchführung der ersten „neuen“ Kontrolle (Baumhöhe, gefällte und abgestorbene Bäume löschen, …). Für die Aktualisierung der Daten können zusätzliche Kosten entstehen. Die genauen Kosten stehen erst nach Ausschreibung fest. Geplante Vorgehensweise: Geplant sind die Ausschreibung eines bzw. weniger gemeinsamer Rahmenverträge aller Ortsgemeinden und der Verbandsgemeinde für Baumkontrollen und eines bzw. weniger gemeinsamer Rahmenverträge für Baumpflege. Dies ist jedoch nur möglich, wenn der Verbandsgemeinde die Federführung für Erstellung und Vergabe der Rahmenverträge von jeder Ortsgemeinde übertragen wird. Andernfalls muss ein gemeinsames Los für die Ortsgemeinden gebildet werden, die an den gemeinsamen Rahmenverträgen teilnehmen und zusätzlich für jede Ortsgemeinde, die der Verbandsgemeinde nicht die Federführung überträgt, ein eigener Vertrag abgeschlossen werden. Somit würde keine einheitliche Vorgehensweise erzielt, der Verwaltungsaufwand wäre höher und die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen umfangreicher. Für den Fall, dass keine Verträge abgeschlossen werden, muss jede Baumkontrolle und jeder Pflegeplan einzeln beauftragt werden. Dies ist aus Sicht der Verwaltung mit einem erheblichen Aufwand verbunden und somit nicht als zielführend anzusehen. Als Laufzeit sind jeweils zwei Jahre Grundlaufzeit mit 2 Jahren Verlängerungsoption vorgesehen. Da die Neuausschreibungen auch genutzt werden sollen, um eventuell bestehende Lücken bei der Durchführung der Kontrollen zu schließen, sollten öffentliche Standorte, die bisher nicht regelmäßig begutachtet werden, in die Regelkontrolle aufgenommen werden. Die Verwaltung bittet daher die Ortsgemeinden, der Verwaltung (Frau Schobert, FB2) entsprechende Standorte bis zum 31. Oktober mitzuteilen, um die Ausschreibungsunterlagen rechtzeitig fertigstellen zu können. Für Rückfragen hierzu steht Frau Schobert gerne zur Verfügung. 3