6. Satzung zur Änderung der Hauptsatzung der Wallfahrtsstadt Kevelaer vom 15.01.2021

Beschlussvorlage Zentrale Dienste Vorlagen-Nr. 113 /2026 Beratungsart - öffentlich - 6. Satzung zur Änderung der Hauptsatzung der Wallfahrtsstadt Kevelaer vom 15.01.2021 Anlage(n): 1. Zusammenstellung der Empehlungen der gpaNRW für das Handlungsfeld Gremienarbeit 2. 6. Satzung zur Änderung der Hauptsatzung der Wallfahrtsstadt Kevelaer Beratungsfolge Sitzungstermin TOP-Nr. Haupt- und Finanzausschuss 24.09.2026 Rat der Wallfahrtsstadt Kevelaer 08.10.2026 Sachverhalt / Rechtslage / Begründung: Die Gemeindeprüfungsanstalt (gpaNRW) hat im Rahmen ihrer überörtlichen Prüfung u. a. das Hand- lungsfeld der Gremienarbeit betrachtet. Der Abschlussbericht enthält verschiedene Empfehlungen, die eine Änderung der Hauptsatzung erforderlich machen würden. Die Empfehlungen sind der Vor- lage als Anlage beigefügt. Zu den einzelnen Punkten wird nachfolgend Stellung genommen. Der gesamte Prüfungsbericht wird in der Ratssitzung am 08.10.2026 durch die gpaNRW vorgestellt und war bereits Beratungsthema in der Sitzung des Ausschusses für Rechnungsprüfung und Controlling am 17.09.2026. 1. Aufwandsentschädigungen für Ratsmitglieder – Umstellung der Vollpauschale auf eine Teilpauschale zuzüglich Sitzungsgeld Die Aufwandsentschädigung für Mitglieder kommunaler Vertretungen kann als monatliche Pau- schale (Vollpauschale) oder als monatliche Teilpauschale (Teilpauschale) zuzüglich eines Sitzungs- geldes gezahlt werden (§ 1 Absatz 3 EntschVO NRW). Es handelt sich hierbei gemäß § 1 Absatz 1 der Entschädigungsverordnung Nordrhein-Westfalen (EntschVO NRW) um einen pauschalierten Auslagenersatz für die durch das kommunalpolitische Ehrenamt entstehenden Aufwendungen und zugleich um einen Ersatz für den Aufwand an Zeit und Arbeitsleistung. Mit der Neufassung der Hauptsatzung hat der Rat der Wallfahrtsstadt Kevelaer am 14.01.2021 auf- grund einer Anregung der Fraktionen im Rat der Wallfahrtsstadt Kevelaer beschlossen, die Auf- wandsentschädigungen der Ratsmitglieder rückwirkend ab 01.01.2021 nicht als Pauschale und Sit- zungsgeld, sondern ausschließlich als Pauschale nach Maßgabe der Entschädigungsverordnung festzusetzen. Die gpaNRW hat in ihrem Abschlussbericht angeregt zu prüfen, ob die Zahlung einer Teilpauschale zuzüglich Sitzungsgeld im Hinblick auf die eher geringere Anzahl von Sitzungsterminen zu Einspa- rungen führen könnte. Hierzu werden nachfolgend die Kosten für die beiden Modelle gegenüberge- stellt. Vollpauschale Teilpauschale + Sitzungsgeld Je Ratsmitglied Je Ratsmitglied 360,40 €/Mon. x 12 Mon. = 4.324,80 €/Jahr 236,50 €/Mon. x 12 Mon. = 2.838,00 €/Jahr Zzgl. Sitzungsgeld Gesamt 28,20 €/Sitz. x 30 Sitz. = 846,00 €/Jahr 4.324,80 €/Jahr x 42 RM = 181.641,60 €/Jahr Gesamt 3.684,00 €/Jahr x 42 RM = 154.728,00 €/Jahr * Für die Gegenüberstellung wurde eine Durchschnittswertberechnung durchgeführt, die je Ratsmitglied (RM) 30 Sitzun- gen berücksichtigt (20 abrechnungsfähige Fraktionssitzungen sowie 10 Ausschusssitzungen im Jahr). Durch die Umstellung von der bisherigen Abrechnung der Aufwandsentschädigungen der Ratsmit- glieder als Vollpauschale auf eine Teilpauschale zuzüglich Sitzungsgeld könnten rd. 30.000 € pro Jahr eingespart werden. Bei diesem Betrag handelt es sich um einen Durchschnittswert, der je nach tatsächlicher Anzahl der anrechenbaren Fraktions- und Ausschusssitzungen abweichen kann. Es obliegt der Entscheidung des Rates, ob das Abrechnungsmodell umgestellt werden soll. Aktuell sieht die Hauptsatzung in § 11 Absatz 1 vor, dass die Ratsmitglieder eine Aufwandsentschädigung in Form eines monatlichen Pauschalbetrages nach Maßgabe der Entschädigungsverordnung (EntschVO) erhalten. Diese Regelung müsste dahingehend geändert werden, dass eine Teilpau- schale zuzüglich Sitzungsgeld gezahlt wird. Die Änderung sollte – im Falle einer positiven Be- schlussfassung - zum 01.01.2027 in Kraft treten. Siehe hierzu den Beschlussvorschlag 1). Die Hauptsatzung und ihre Änderung kann der Rat nur mit der Mehrheit der gesetzlichen Zahl der Mitglieder beschließen (§ 7 Absatz 3 Satz 2 GO NRW). 2. Begrenzung der ersatzpflichtigen Fraktionssitzungen Die gpaNRW hat die Empfehlung ausgesprochen, dass die Wallfahrtsstadt Kevelaer - wie bereits im Rahmen der Prüfung zugesagt - die gesetzlich verpflichtende Regelung aus § 45 Absatz 3 S. 3 Gemeindeordnung NRW umsetzt und die Zahl der ersatzpflichtigen Fraktionssitzungen pro Jahr auch für Ratsmitglieder in der Hauptsatzung zu beschränken. Die Beschränkung der Fraktionssit- zungen wurde für die Ratsmitglieder mit der Umstellung auf die Vollpauschale im Januar 2021 ge- strichen, weil diese bei der Vollpauschale als entbehrlich angesehen wurde und die entsprechende Formulierung der Mustersatzung des Städte- und Gemeindebundes (StGB) gewählt wurde. Die Be- schränkung der ersatzpflichtigen Fraktionssitzungen pro Jahr ist laut gpaNRW aber auch bei der Zahlung einer Vollpauschale für Ratsmitglieder relevant, da diese dennoch Entschädigungszahlun- gen, z.B. Verdienstausfälle, beantragen können. § 45 Absatz 3 S. 3 GO NRW sieht daher eine ver- pflichtende Beschränkung der ersatzpflichtigen Fraktionssitzungen pro Jahr für Ratsmitglieder in der Hauptsatzung vor. Vor Einführung der Vollpauschale war die Anzahl der Fraktionssitzungen, für die das Sitzungsgeld gezahlt wurde, auf 20 Sitzungen im Jahr beschränkt. Die Verwaltung schlägt vor, diese Regelung wieder aufzunehmen und § 11 Absatz 1 der Hauptsatzung der Wallfahrtsstadt Kevelaer wie folgt zu ergänzen: „Die Anzahl der ersatzpflichtigen Fraktionssitzungen pro Kalenderjahr ist auf 20 Sitzungen je Ratsmitglied beschränkt.“ In § 11 Absatz 2 der Hauptsatzung ist geregelt, dass sachkundige Bürgerinnen und Bürger sowie sachkundige Einwohnerinnen und Einwohner für die im Rahmen der Mandatsausübung erforderli- che Teilnahme an Ausschuss- und Fraktionssitzungen ein Sitzungsgeld nach Maßgabe der EntschVO erhalten. Die Anzahl der Fraktionssitzungen, für die das Sitzungsgeld gezahlt wird, wird auf 25 Sitzungen im Jahr beschränkt. Zusätzlich ist in Absatz 2 angeführt, dass mit Beginn einer neuen Wahlperiode die Zählung für die Berechnung der Höchstzahl von Fraktionssitzungen bei 1 Beschlussvorlage 113 /2026 Seite 2 von 6 beginnt. Da diese Regelung sowohl für Ratsmitglieder als auch für sachkundige Bürgerinnen und Bürger sowie sachkundige Einwohnerinnen und Einwohner gilt, soll sie zur Klarstellung wieder in einen eigenständigen Absatz überführt werden. Des Weiteren wird die Formulierung zur Höchstzahl der Sitzungen der neuen Formulierung für Ratsmitglieder angeglichen. 3. Durchführung von digitalen und hybriden Sitzungen Die gpaNRW hat ferner die Empfehlung ausgesprochen, die Wallfahrtsstadt Kevelaer möge sich mit den formalen Voraussetzungen für die Durchführung von digitalen und hybriden Sitzungen befas- sen. Sie führt an, dass die Wallfahrtsstadt Kevelaer bislang noch keine formalen Regelungen für die Durchführung von digitalen bzw. hybriden Sitzungen geschaffen hat. Somit könnte der Rat der Wall- fahrtsstadt in kritischen Notlagen diese Form der Sitzungen nicht nutzen. Es bestehe grundsätzlich die Möglichkeit, dass der Rat nicht handlungs- und beschlussfähig ist. Hier sieht die gpaNRW Hand- lungsbedarf. Für die Durchführung digitaler oder hybrider Sitzungen des Rates in besonderen Ausnahmefällen ist zunächst die gesetzliche Grundlage des § 47a GO NRW maßgeblich. Entscheidend ist dabei nicht allein eine Satzungs- oder Geschäftsordnungsregelung, sondern insbesondere das Vorhandensein der technischen und organisatorischen Voraussetzungen. Für eine rechtssichere Durchführung der Sitzungen sind neben einer Anpassung der örtlichen Regelungen – insbesondere der Hauptsatzung und Geschäftsordnung – geeignete technische und organisatorische Vorkehrungen erforderlich. Für Bild-Ton-Übertragung und digitale Abstimmungen dürfen nur von der gpaNRW zugelassene Anwen- dungen eingesetzt werden. Die Kommune muss zudem sicherstellen, dass die Öffentlichkeit in ge- setzeskonformer Weise teilnehmen kann. Unabhängig davon bleibt festzuhalten, dass digitale und hybride Sitzungen bei einem großflächigen Ausfall der Stromversorgung oder der Telekommunika- tionsinfrastruktur regelmäßig nicht als belastbare Krisenoption zur Verfügung stehen. Sie können die analoge Notfallvorsorge daher lediglich ergänzen, nicht ersetzen. Die Verwaltung schlägt vor, dass der Rat der Wallfahrtsstadt Kevelaer die Empfehlung der gpaNRW zur Schaffung formaler Voraussetzungen für die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen zur Kenntnis nimmt und die Verwaltung beauftragt, bis Ende Juni 2027 die technischen, organisatori- schen, datenschutzrechtlichen und finanziellen Voraussetzungen für eine rechtssichere Durchfüh- rung zu ermitteln und dem Rat zur Entscheidung vorzulegen. Siehe hierzu Beschlussvorschlag 2) Hinweis: Sofern die technischen Voraussetzungen vorliegen, könnten hybride Ausschusssitzungen gemäß § 58a GO NRW grundsätzlich auch außerhalb von kritischen Notlagen durchgeführt werden, sofern dies in der Hauptsatzung geregelt würde. 4. KI-unterstützte Protokollierung von Sitzungen Weiterhin hat die gpaNRW vorgeschlagen, dass die Wallfahrtsstadt Kevelaer die Einführung der KI-gestützten Protokollierung von Sitzungen prüfen und umsetzen sollte. Dies liegt auch im Inter- esse der Verwaltung, die sich bereits im Vorfeld mit der Thematik befasst hat, um die Schriftfüh- renden bei der Erstellung der Niederschriften zu entlasten. Die KI-unterstützte Protokollierung von Sitzungen wird ab September 2026 im Pilotbetrieb getestet (siehe Vorlage 133/2026). Aufwandsentschädigungen für Ausschussvorsitzende Das Thema der Aufwandsentschädigungen für Ausschussvorsitzende wurde seit Einführung der ge- setzlichen Regelung mehrfach politisch beraten, unter anderem in den Vorlagen 183/2019, 240/2020, 223 und 223a/2025 sowie im Rahmen der Haushaltsberatungen am 03.12.2024 im Haupt- und Finanzausschuss (Vorlage 114 a/2024). Auch nach der letzten Entscheidung des Rates am 16.12.2025 wurde das Thema wiederholt von den Fraktionen aufgegriffen, so dass sich die Verwal- tung erlaubt, das Thema im Rahmen der aktuellen Anpassung der Hauptsatzung noch einmal ein- zubringen, damit die Entscheidung im Rahmen der Etatplanung 2027 berücksichtigt werden kann. Beschlussvorlage 113 /2026 Seite 3 von 6 Nach § 46 GO NRW erhalten Vorsitzende von Ausschüssen des Rates – mit Ausnahme des Wahl- prüfungsausschusses – neben der allgemeinen Aufwandsentschädigung grundsätzlich eine zusätz- liche monatliche Aufwandsentschädigung. Deren Höhe richtet sich nach der EntschVO NRW. Für die Wallfahrtsstadt Kevelaer beträgt sie derzeit 360,40 € monatlich. Für den Haupt- und Finanzaus- schuss sowie den Wahlausschuss entsteht keine zusätzliche Aufwandsentschädigung, da der Bür- germeister den Vorsitz führt. § 46 Absatz 2 GO NRW ermöglicht es dem Rat, in der Hauptsatzung vom gesetzlichen Regelfall abzuweichen. Danach können • weitere oder sämtliche Ausschüsse von der zusätzlichen Aufwandsentschädigung ausge- nommen werden oder • für einzelne oder sämtliche Ausschüsse anstelle der monatlichen Pauschale ein Sitzungs- geld festgesetzt werden. Das Sitzungsgeld entspricht der Höhe nach der monatlichen zusätzlichen Aufwandsentschädigung und beträgt derzeit 360,40 € je tatsächlich geleiteter Sitzung. Aktuell erhalten acht Ausschussvorsitzende eine monatliche Aufwandsentschädigung in Höhe von 360,40 € monatlich. Dies entspricht einem Gesamtaufwand pro Jahr in Höhe von 34.598,40 €. Bei einer geschätzten Anzahl von insgesamt 30 anrechnungsfähigen Sitzungen im Jahr würden die Aus- schussvorsitzenden je Sitzung 360,40 € erhalten, was einer jährlichen Belastung von 10.812,00 € entsprechen würde. Die Entscheidung über eine Abweichung vom Regelfall der pauschalen Aufwandsentschädigung für Ausschussvorsitzende bedarf einer Mehrheit von zwei Dritteln der gesetzlichen Zahl der Mitglieder des Rates. Sofern eine Anpassung der Regelung beabsichtigt ist, könnte diese im Rahmen der an- stehenden Änderung der Hauptsatzung beschlossen werden. Ein Inkrafttreten zum 01.01.2027 wäre bei entsprechender Regelung in der Änderungssatzung möglich. Weitere Änderungen der Hauptsatzung: Folgende weitere Änderungen der Hauptsatzung sind vorgesehen: In § 7 Absatz 7 ist „… des nach Absatz 4 zuständigen Ausschusses …“ zu ändern in: „… des nach Absatz 3 zuständigen Ausschusses …“, da aktuell auf den falschen Absatz verwiesen wird. § 9 soll die aktuelle Fassung der Mustersatzung des StGB erhalten und lautet dann wie folgt: Eilentscheidungen des Haupt- und Finanzausschusses oder Dringlichkeitsentscheidungen des Bürgermeisters bzw. der Bürgermeisterin mit einem Ratsmitglied (§ 60 Absatz 1 GO NRW) bedür- fen der Schriftform. Finanzielle Auswirkungen: Durch eine Umstellung von der aktuellen Vollpauschale für Ratsmitglieder auf eine Teilpauschale zuzüglich Sitzungsgeld könnten rd. 30.000 € pro Jahr eingespart werden. Durch eine Umstellung der Aufwandsentschädigung für Ausschussvorsitzende von einer monatli- chen Pauschale auf eine Zahlung von Sitzungsgeld je geleiteter Sitzung könnten rd. 24.000 € pro Jahr eingespart werden. Beschlussvorlage 113 /2026 Seite 4 von 6 Personelle Auswirkungen: - entfällt - Beschlussentwurf / Beschlussempfehlung: Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat der Wallfahrtsstadt Kevelaer, folgende Be- schlüsse zu fassen: 1) Der Rat der Wallfahrtsstadt Kevelaer beschließt, die Aufwandsentschädigung der Ratsmit- glieder nicht als Vollpauschale, sondern als Teilpauschale zuzüglich Sitzungsgeld abzurech- nen. Die Hauptsatzung der Wallfahrtsstadt Kevelaer ist wie folgt zu ändern: § 11 Absatz 1 Satz 1 erhält die folgende Fassung: Die Ratsmitglieder erhalten eine Aufwandsentschädigung in Form eines monatlichen Pau- schalbetrages und ein Sitzungsgeld nach Maßgabe der EntschVO für die Teilnahme an Rats- , Ausschuss-, Fraktionssitzungen. Die Abrechnung in Form einer Teilpauschale und eines Sitzungsgeldes soll zum 01.01.2027 in Kraft treten. Die Änderung ist noch mit in die 6. Satzung zur Änderung der Hauptsatzung der Wallfahrts- stadt Kevelaer aufzunehmen. 2) Der Rat der Wallfahrtsstadt Kevelaer nimmt die Empfehlung der gpaNRW zur Schaffung der formalen Voraussetzungen für die Durchführung digitaler und hybrider Sitzungen zur Kennt- nis. Die Verwaltung wird beauftragt, bis Ende Juni 2027 die technischen, organisatorischen, da- tenschutzrechtlichen und finanziellen Voraussetzungen für eine rechtssichere Durchführung von digitalen und hybriden Sitzungen zu ermitteln und die Ergebnisse der Prüfung dem Rat zur Entscheidung vorzulegen. 3) Der Rat der Wallfahrtsstadt Kevelaer beschließt mit einer Mehrheit von zwei Dritteln seiner Mitglieder gemäß § 46 Absatz 2 Satz 2 Nummer 2 und Satz 3 GO NRW, dass die zusätzliche Aufwandsentschädigung für die Vorsitzenden sämtlicher Ausschüsse als Sitzungsgeld ge- währt wird. Die Hauptsatzung der Wallfahrtsstadt Kevelaer ist wie folgt zu ändern: § 11 Absatz 8 (neue Fassung) wird wie folgt neu eingefügt: Von der Regelung, wonach Vorsitzende von Ausschüssen des Rates grundsätzlich eine zu- sätzliche Aufwandsentschädigung nach § 46 Absatz 1 Satz 1 Nr. 2 GO NRW i. V. m. § 5 Absatz 6 Satz 1 EntschVO erhalten, werden gemäß § 46 Absatz 2 Satz 2 Nr. 1 GO NRW alle Ausschüsse ausgenommen. Die Ausschussvorsitzenden erhalten ein Sitzungsgeld nach § 46 Absatz 2 Satz 2 Nr. 2 i. V. m. § 5 Absatz 5 Satz 2 EntschVO. Die Neuregelung für die Ausschussvorsitzenden soll zum 01.01.2027 in Kraft treten. Die Änderung ist noch mit in die 6. Satzung zur Änderung der Hauptsatzung der Wallfahrts- stadt Kevelaer aufzunehmen. Beschlussvorlage 113 /2026 Seite 5 von 6 4) Der Rat der Wallfahrtsstadt Kevelaer beschließt mit der Mehrheit der gesetzlichen Mitglieder die der Vorlage 113/2026 als Anlage beigefügte 6. Satzung zur Änderung der Hauptsatzung der Wallfahrtsstadt Kevelaer unter Berücksichtigung der im Vorfeld getroffenen Beschlüsse. Kevelaer, den 02.09.2026 Der Bürgermeister gez. Dr. Dominik Pichler Mitzeichnende gez. Beate Sibben gez. Werner Barz Beschlussvorlage 113 /2026 Seite 6 von 6