Sachstandsbericht zur Verwaltungsdigitalisierung

Stadt Rheda-Wiedenbrück Vorlagen-Nr . V-159/2026 Der Bürgermeister öffentliche V O R L A G E Fachbereich/Abteilung: Abt. Organisation und Zentraler Service Erstellt durch: Daniel Wiens Erstellt am: 10.07.2026 5  Beratungsfolge  Sitzungstermin Haupt- und Finanzausschuss 28.09.2026 10 Tagesordnungspunkt: Sachstandsbericht zur Verwaltungsdigitalisierung 15 1 Finanzielle Auswirkungen X Nein ￿ Ja, ￿ Mitzeichnung Käm­ dann auch: merer / FBL Finanzen erforderlich 20 Beschlussvorschlag: Der Sachstandsbericht wird zur Kenntnis genommen. 25 Sachverhalt: Auf vorangegangene Berichte wird Bezug genommen (Ratssitzung 08.09.2025, V-176/2025). Die zuletzt enthaltene tabellarische Darstellung wird von einer neuen mit konkreten Zeitanga­ ben zum geplanten Umsetzungszeitraum abgelöst. 30 Einen schnellen Überblick über den wesentlichen aktuellen Sachstand ermöglicht das tabella­ rische „Projekt Dashboard“, welches nach Projektphasen sortiert ist. Die einzelnen Maßnah­ men zahlen jeweils auf folgende zentrale Handlungsfelder ein, welche die strategische Klam­ mer für die Projekte bilden und anschließend detaillierter dargestellt werden: Seite 1 35 • Digitale Bürgerservices • Digitale Infrastruktur • Smart City • Automatisierung & Künstliche Intelligenz (KI) • Verwaltungsinterne Kommunikation 40 Gesamtüberblick Projektstände (Projekt-Dashboard) Abgeschlossen / kurz vor Abschluss Projekt Fortschritt Umsetzungsziel eRWF produktiv Verwaltung ePersonalakte produktiv (DMS - Fallakte) Scanprojekt abgeschlossen Personalakten Verwaltung KI zur Protokollerstellung produktiv (Scriba) eWohngeldantrag produktiv (EfA-Dienst) Digitale Baugenehmigung produktiv (Nextcloud) Einrichtung zentrale Scanstelle Q3 2026 Digitale Baugenehmigung Q3 2026 (Bauportal NRW) Neuer Formularscervice Q3 2026 (Formcycle) 45 In Umsetzung Projekt Fortschritt Umsetzungsziel DMS - Sachakten Q4 2027 (Verwaltungsweiter Aktenplan) eBauakte Q4 2026 (DMS – Fallakte) Social-Intranet Q4 2026 (Haiilo) Interner KI-Chatbot Q3 2026 (Closed GenAI Chat von PWC) eRWF Q3 2026 Schulsekretariate eRWF Q4 2026 EAW Scanprojekt Bauakten Q1 2027 eZustellung, eAuthentifizierung, Q4 2026 eSignatur (NectWallet) Seite 2 In Planung / Vorbereitung Projekt Fortschritt Umsetzungsziel Digitaler Posteingang Q4 2026 Warteschleife / Neuausrichtung Projekt Status Zentrale Vertragsverwaltung Umsetzung im Rahmen der Priorisierung ressourcenbedingt zu­ (Infoma ZVV) rückgestellt. eWohnsitzanmeldung Nutzen und Wirtschaftlichkeit sind bislang nicht überzeugend. (EfA-Dienst) 50 Aktuelle Entwicklungen in den Handlungsfeldern Digitale Bürgerservices 55 eWohngeldantrag (EfA-Dienst) Der online Wohngeldantrag ist als EfA-Dienst inzwischen abschließend digitalisiert und in den produktiven Betrieb überführt. 60 eWohnsitzanmeldung (EfA-Dienst) Die Anbindung an die elektronische Wohnsitzanmeldung wurde bislang aufgrund der Herstel­ lungs- und Betriebskosten als wirtschaftlich nicht sinnvoll bewertet, nach Erfahrungsaustausch mit anderen Meldebehörden wird die Wirtschaftlichkeit in Abstimmung mit dem Bürgerbüro erneut geprüft. 65 Neuer Formularscervice (Formcycle) Der bisher genutzte Formularservice FormSolutions entspricht nicht mehr den aktuellen An­ forderungen, insbesondere aufgrund komplexer Bedienung und technischer Einschränkun­ gen. Als Alternative wurde das System Formcycle erprobt. Es bietet eine deutlich intuitivere 70 Bedienung und erweiterte Funktionen, daher erfolgt ein Wechsel. Digitale Infrastruktur 75 DMS - Sachakten (Verwaltungsweiter Aktenplan) Die verwaltungsweite Einführung der digitalen Sachakten erfolgt schrittweise. Nach erfolgrei­ cher Pilotphase ist das System in der Abt. Organisation und Zentraler Service, der ÖRP und der Abt. Recht und Gemeindeverfassung (z.T.) bereits produktiv im Einsatz - inklusive spür­ barer Mehrwerte, z.B. durch digitale Freigabeworkflows. 80 Die Abteilungen IT und digitale Verwaltung, Recht und Gemeindeverfassung (vollst.) sowie Stadtplanung stehen kurz vor dem Produktivgang. Im Übrigen sind in vielen Fachbereichen Kick Off Termine und zum Teil schon Folgetermine vereinbart. 85 ePersonalakte (DMS – Fallakte) Die ePersonalakte steht dem FB Personalservice für den Produktivbetrieb zur Verfügung. Scanprojekt Personalakten Verwaltung Die städtischen Personalakten wurden durch einen Dienstleister digitalisiert. 90 Seite 3 Digitale Baugenehmigung (Nextcloud) Um den digitalen Bauantrag kurzfristig zu ermöglichen, wurde in interner Abstimmung und Kooperation des FB Bauordnung und der Abteilungen IT und digitale Verwaltung sowie Orga­ nisation und zentraler Service eine eigene Lösung als Zwischenschritt bis zur Realisierung der 95 Landeslösung entwickelt und im Juni produktiv angeboten. Digitale Baugenehmigung (Bauportal NRW) Die Anbindung an die Landeslösung Bauportal NRW ist gestartet. Die technische Anbindung ist weitestgehend abgeschlossen. Letzte Abstimmungen mit dem Fachverfahrenshersteller 100 ProSoz erfolgen in der 30. KW. Daran schließt sich im August eine Testphase an, sodass der Produktivgang im September geplant ist. eBauakte (DMS – Fallakte) Für die medienbruchfreie digitale Bearbeitung der Baugenehmigungen und anschließende re­ 105 visionssichere Führung de Bauakten ist eine entsprechende Fallakte einzurichten. Sie bildet auch das Zielmedium für das Projekt zum Scan der Bestandsakten. Das DMS-Modul sowie die erforderliche Schnittstelle zum Fachverfahren sind beauftragt. Die konkrete Projekt- und Zeitplanung ist abhängig von den Ressourcen der Dienstleister und wird z.Zt. vorbereitet. 110 Scanprojekt Bauakten Das Ziel der medienbruchfreien digitalen Arbeit im FB Bauordnung erfordert auch einen Scan der umfangreichen Bestandsakten. Um dies zeitnah zu ermöglichen, wurde über den KDN Rahmenvertrag ein externer Dienstleister (Iron Mountain) beauftragt. Das Projekt startet noch im Juli mit dem Verpacken erster Aktenbestände zur Abholung durch den Dienstleister. 115 Einrichtung zentrale Scanstelle Als Vorbereitung für die Digitalisierung der Posteingänge werden die Räumlichkeiten des zen­ tralen Post-, Scan- und Druckservice entsprechend umgestaltet und ausgestattet. Die bauli­ chen Maßnahmen sind weitestgehend abgeschlossen und die Ausstattung ist in Umsetzung. 120 Digitaler Posteingang Die sofortige zentrale Digitalisierung der Posteingänge wird vorbereitet. Geplant ist auch hier eine stufenweise Anbindung unter Nutzung der DMS Infrastruktur, beginnend mit dem GB I. 125 eRWF Verwaltung Neben den Imports aus Mails und Scans sind inzwischen erste Rechnungen über das eRech­ nungsportal NRW in den digitalen Standardformaten „XRechnung“ und „ZUGFeRD“ eingegan­ gen und wurden erfolgreich verarbeitet. 130 eRWF Schulsekretariate Bei der Anbindung dieser Außenstellen, deren IT Infrastruktur ausgelagert ist, kommt es auf­ grund technischer Probleme sowie Personalwechseln zu Verzögerungen seitens des Rechen­ zentrums. 135 eRWF EAW Bei der Anbindung des EAW kommt es aufgrund eines Wechsels des IT-Dienstleisters zu Ver­ zögerungen. eZustellung, eAuthentifizierung, eSignatur (NectWallet) 140 Als weitere wesentliche Bestandteile umfassender digitaler Arbeit wurden die digitale Zustel­ lung (eZustellung), die benutzerfreundliche digitale Authentifizierung (alternativ zur BundID) sowie die (qualifizierte) elektronische Signatur (eSignatur) identifiziert. Das Digitalisierungsteam hat mit NectWallet eine Lösung geprüft und ausgewählt, welche 145 diese Komponenten in einem System vereint. Darüber hinaus überzeugt das System mit der Kompatibilität zur künftig verbindlichen EUDI-Wallet, mit Referenzen diverser Krankenkassen, Seite 4 Versicherungen, der Finanzverwaltung und anderer überregionaler Behörden (z.B. Schles­ wig-Holstein) sowie mit rd. 7.000 bereits registrierten Anwendern in Rheda-Wiedenbrück. 150 Die Auftragserteilung der eZustellung befindet sich derzeit in Abstimmung mit der ÖRP. Die Beauftragung und Einführung soll in Kürze erfolgen. Zentrale Vertragsverwaltung (Infoma ZVV) Die Einführung dieses Moduls wurde im Rahmen der Priorisierung vorerst zurückgestellt, um 155 die knappen personellen Ressourcen auf bedeutendere Projekte zu fokussieren. Smart City 160 Rheda-Wiedenbrück wurde inzwischen erfolgreich an die Gütersloher Plattform Urban Stack angebunden. Mit dieser „Datendrehscheibe“ wurde eine zentrale Grundlage für die weitere Entwicklung im Bereich Smart City geschaffen. Um Potentiale der Plattform tatsächlich zu heben, bedarf es konkreter Anwendungsfälle und 165 entsprechender weiterer Investitionen. Denkbar sind z.B. Hochwasser-Frühwarnsysteme, Personen-/Verkehrszählungen, Wetterstationen, Glatteisüberwachung, Parkraumüberwa­ chung, Baumbewässerung, Störungsüberwachung bei der Straßenbeleuchtung, Energiedate­ nerfassung etc. Dafür sind jeweils Sensoren zur Datenerhebung erforderlich. Die erhobenen Messdaten können auf unterschiedlichen Wegen zur Verarbeitung eingespeist werden, z.B. 170 LAN, WLAN, Mobilfunk oder ein „Low Range Wide Area Network“ (LoRaWAN). Im Rahmen der gebildeten Arbeitsgruppe sind nun die Fachbereiche aufgefordert, denkbare Anwendungsfälle für Verwaltung und Bürgerschaft zu identifizieren, ihren Nutzwert sowie die Wirtschaftlichkeit zu bewerten und sie für die schrittweise Integration zu priorisieren. 175 Parallel wird derzeit durch die Stadt Gütersloh der Aufbau einer kreisweiten interkommunalen LoRaWAN-Infrastruktur (ggf. mit Förderkulisse) geprüft. Zudem plant die Stadt Gütersloh in­ zwischen „Comunity-Treffen“ der beteiligten Kommunen, um die Begleitung und Kooperation zu intensivieren. 180 Automatisierung & Künstliche Intelligenz (KI) Interner KI-Chatbot (Closed GenAI Chat von PWC) 185 Zur Bereitstellung einer generativen KI-Plattform für den flächendeckenden Einsatz in der Ver­ waltung wurde die PwC Solutions GmbH mit der Einführung ihrer Plattform beauftragt. Der Projektstart erfolgte nach dem Kick Off mit der ersten Schulung von rd. 20 Pilotanwendern aus allen Bereichen der Verwaltung am 26.06.2026. 190 Die Plattform wurde sofort zur Erprobung bereitgestellt und wird bereits rege genutzt. Weitere Schulungen sind in Planung – unter Beteiligung der Fachbereiche werden bereits geeignete Multiplikatoren gesucht. Parallel zum Schulungs- und Rollenkonzept wird zentral an der Entwicklung und Erprobung 195 von Standards für Prompts und vorbereiteten KI-Agenten gearbeitet. KI zur Protokollerstellung (Scriba) Die KI-gestützte Protokollierungssoftware Scriba ist technisch implementiert und bereits de­ zentral produktiv im Einsatz (z.B. im Sitzungsdienst). Dabei konnten erste Effizienzgewinne 200 erzielt werden. Der Einsatz wird nun verwaltungsweit für weitere Anwendungen ermöglicht und beworben (z.B. für Dienstbesprechungen oder Dokumentationsaufgaben). Parallel werden Seite 5 weitere wirtschaftliche integrierbare Lösungen geprüft (z.B. SpeechMind mit SD.Net Integra­ tion). 205 Verwaltungsinterne Kommunikation Nach Markterkundung und Bewertung verschiedener Anbieter wurde die Haiilo GmbH mit der Einführung ihres Social-Intranet-Systems beauftragt. Der Projektstart (Kick-Off) fand am 210 13.04.2026 statt. Der der technische Aufbau der Plattform ist umgesetzt, derzeit werden mit ausgewählten Nutzergruppen erste Inhalte erarbeitet. Der gesamtorganisatorische Roll Out kann voraussichtlich im 3. Quartal 2026 erfolgen und wird durch zentrale Kommunikations­ maßnahmen begleitet. 215 Für Rückfragen steht das Digitalisierungsteam der Abteilung Organisation und zentraler Ser­ vice gerne zur Verfügung. In Vertretung 220 Christoph Krahn Erster Beigeordneter und Stadtkämmerer 225 Seite 6