Vergabe von IT-Dienstleistungen zur Einführung der eAkte in 4 Fachbereichen

Bearbeitung, Tel., Zimmer-Nr. Datum Sabine Bonn, 06763/910-110 , 06763/910-171, 211 09.09.2026 Gremium Sitzungstermin Tagesordnungspunkt Verbandsgemeinderat 23.09.2026 öffentlich Beratungsgegenstand: Vergabe von IT-Dienstleistungen zur Einführung der eAkte in 4 Fachbereichen (2026/0162-1) Beschlussvorschlag: Der Verbandsgemeinderat beschließt den Auftrag für die Projektbegleitung für die Einführung der elektronischen Akte (eAkte) in 4 Fachbereichen sowie die Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems ELO, an die nach erfolgter Prüfung gesamtwirtschaftlichste Bieterin, Fa. NetPlans IT-Systeme GmbH, 55469 Simmern, zur Angebotssumme in Höhe von 88.797,80 € (brutto), zu vergeben. Die Mittel werden im Haushalt 2027 zur Verfügung gestellt. Beratungsergebnis: Einstimmig Mit Ja Nein Enthaltungen Lt. Ab Beschluss weichender Stimmen vorschlag Beschluss mehrheit Abweichender Beschluss: 1 von 3 Sachlage: Die IT-Dienstleistungen zur Einführung der elektronischen Akte (eAkte) im Fachbereich 2 – Finanzen als Pilotfachbereich wurden bereits im Zuge einer einfachen Preisanfrage vergeben. Die Vergabe erfolgte in der VG-Ratssitzung am 24.06.2026 an die Fa. NetPlans IT-Systeme GmbH, Simmern. Für die restlichen 4 Fachbereiche soll ab 01.01.2027 ebenfalls die elektronische Akte (eAkte) eingeführt werden: FB 1 – Zentrale Dienste, FB 3 – Bauen und Umwelt, FB 4 – Bürgerdienste und FB 5 – VG-Werke erfolgte die Ausschreibung der Leistungen, im Zuge einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb, an insgesamt 3 geeignete Bieter über die Zentrale Vergabestelle (ZVS) der VGV Kirchberg. Die förmliche Angebotsanfrage wurde am 06.08.2026 über die E- Vergabeplattform Subreport-ELVIS verschickt. Der Submissionstermin wurde auf den 25.08.2026, 10:00 Uhr festgesetzt. Zum Eröffnungstermin lagen fristgerecht 3 Angebot vor, welche durch die ZVS geprüft wurden. Nach erfolgter Prüfung ergibt sich nachfolgendes Ergebnis: 1. NetPlans IT-Systeme GmbH, 55469 Simmern 88.797,80 € (100,0 %) 2. Bieter 2 97.675,20 € (109,9 %) 3. Bieter 3 116.620,00 € (131,3 %) Die Preise verstehen sich inkl. der derzeit gültigen 19 % MwSt sowie der nötigen Fahrt- und Reisekosten. Zusätzliche Leistungen über den angefragten Leistungsumfang hinaus, werden nach Aufwand vergütet. Auch der Stundensatz der Fa. NetPlans ist im Preisvergleich mit 166,60 € brutto am günstigsten. Kostenanschlag (brutto): 89.360,80 € Angebotssumme (brutto): 88.797,80 € (-563,00 €; -0,63 %) Empfehlung: Die Verwaltung schlägt unter Berücksichtigung der objektiven, vergaberelevanten Kriterien vor, den Auftrag für die Projektbegleitung für die Einführung der elektronischen Akte (eAkte) in 4 Fachbereichen sowie die Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems ELO, an die nach erfolgter Prüfung gesamtwirtschaftlichste Bieterin, Fa. NetPlans IT-Systeme GmbH, 55469 Simmern, zur Angebotssumme in Höhe von 88.797,80 € (brutto), zu vergeben. Die Gelder sollen im Haushalt 2027 zur Verfügung gestellt werden. Der Hauptausschuss empfahl dem Verbandsgemeinderat, den Auftrag für die Projektbegleitung für die Einführung der elektronischen Akte (eAkte) in 4 Fachbereichen sowie die Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems ELO, an die nach erfolgter Prüfung gesamtwirtschaftlichste Bieterin, Fa. NetPlans IT-Systeme GmbH, 55469 Simmern, zur Angebotssumme in Höhe von 88.797,80 € (brutto), zu vergeben. Die Mittel werden im Haushalt 2027 zur Verfügung gestellt. Finanzielle Auswirkungen? ja Nein 1 2 3 Gesamtkosten der Maßnahme (Beschaffungs- Jährliche Folgekosten/-lasten Finanzierung/Deckung /Herstellungskosten) € 88.797,80 € 0,00 keine 2 von 3 Veranschlagung 2027 Produktkonto Im Im Finanz- Ansatz noch verfügbar 11440.112 und Ergebnishaushalt haushalt Nein Ja € 89.000,00 € 11440.5624 ___________________________ Peter Müller 3 von 3