Kaders informatievisie

Raadsvoorstel Datum voorstel 23 juni 2026 Onderwerp Kenmerk Kaders informatie visie (I-visie) gemeente Altena D2026-04-015008 2026-015314 Samenvatting Altena wil digitalisering slim inzetten om de organisatie wendbaar en Telefoonnummer toekomstgericht te maken. De raad stelt de kaders van de informatievisie (I- +31183516383 visie) vast. Het college voert de I-visie uit en prioriteert binnen deze kaders. Team Team Informatie Portefeuillehouder Voorstel S.R. Sheikkariem 1. De kaders vanuit de I-visie van gemeente Altena vast te stellen aan de hand van de volgende zes pijlers voor informatievoorziening en digitalisering: 1. Leiderschap: richtinggevend en samenhangend sturen op informatievoorziening en digitalisering. 2. Mens: versterken van kennis, vaardigheden en verantwoordelijk gebruik van informatie. 3. Informatiehuishouding: zorgdragen voor betrouwbare, toegankelijke en wettelijke informatievoorziening. 4. Organisatie: heldere governance en eenduidige rol- en verantwoordelijkheidsverdeling. 5. Proces: efficiënte, digitale en samenhangende werkprocessen. 6. Wij hoeven niet altijd een voorloper te zijn, maar wij zijn wel een snelle volger. 2. De I‑visie te realiseren door middel van flexibele uitvoeringsplannen binnen het project portfoliomanagement, waarvan de verantwoording plaatsvindt via de reguliere P&C‑cyclus. Inleiding De gemeente Altena streeft ernaar dat inwoners gelukkig en gezond oud Gemeentehuis Altena kunnen worden. Deze ambitie vraagt om een organisatie die slagvaardig, Sportlaan 170 wendbaar en in aansluiting met de samenleving kan opereren. 4286 ET Almkerk Technologische ontwikkelingen, nieuwe wet- en regelgeving en toenemende Postbus 5 verwachtingen van inwoners en partners maken informatievoorziening en 4286 ZG Almkerk digitalisering steeds bepalender voor het functioneren van de gemeente. Om hier richting aan te geven is de I-Visie opgesteld. Deze visie beschrijft hoe T (0183) 516100 Altena de komende jaren omgaat met informatie, digitalisering en E [email protected] technologische innovatie. 1/8 wwwwww.g.egmemeeenetnetAeAltletnean.an.ln l Beleidskader(s) Dit beleidskader geeft richting aan de inrichting en doorontwikkeling van de informatievoorziening en digitalisering van gemeente Altena. Het vormt het kader waarbinnen het college uitvoering geeft aan beleid, programma’s en projecten op dit terrein. De I-visie en de daarin opgenomen pijlers zijn gebaseerd op bestaande wet- en regelgeving, waaronder: • de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG); • de Archiefwet en aanverwante regelgeving; • de Wet open overheid (Woo); • de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Deze wet- en regelgeving stelt eisen aan de zorgvuldige, transparante, veilige en duurzame omgang met informatie en vormt daarmee een randvoorwaarde voor de gemeentelijke informatievoorziening. De I-visie sluit aan op en ondersteunt bestaand gemeentelijk beleid, waaronder: • de strategische visie en programmatische sturing van de gemeente; • beleid op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering; • privacy- en informatiebeveiligingsbeleid; • het archief- en gegevensbeheerbeleid. De I-visie fungeert als overkoepelend kader dat samenhang brengt tussen deze beleidsvelden en richting geeft aan toekomstige beleidskeuzes en uitvoering. Deze zes samenhangende kaders zijn: 1. Leiderschap Digitaal leiderschap en richting geven Digitalisering en informatievoorziening worden actief gestuurd door het dagelijks bestuur en management. Zij bepalen de koers en houden richting op digitalisering. Het is een integraal onderdeel van sturen en verantwoorden en geen puur technische taak. Eigenaarschap en aanspreekbaarheid Voor processen, applicaties en data is duidelijk vastgelegd wie eigenaar is. Deze verantwoordelijkheid ligt in de lijn, is transparant belegd en medewerkers zijn hierop aanspreekbaar. 2. Mens Ontwikkeling, digitale vaardigheden en samenwerken De gemeente investeert structureel in digitale vaardigheden van medewerkers. Dit is nodig om het werk goed, betrouwbaar 2/8 www.gemeenteAltena.nl en gezamenlijk uit te kunnen voeren. Medewerkers werken samen over verschillende teams en functies heen, omdat digitale processen, systemen en gegevens door de hele organisatie lopen en op elkaar moeten aansluiten. Adoptie van veranderingen Veranderingen vragen om het meenemen en ondersteunen van medewerkers. Leren, samen werken en praktische toepasbaarheid staan hierbij centraal. 3. Informatiehuishouding Werken volgens afspraken en kaders Processen, systemen en gegevens worden ingericht volgens vaste proces- en architectuurafspraken. Dit zorgt voor eenvoud, samenhang en beheersbaarheid. Inzicht, betrouwbare data en datagedreven werken Sturing en besluiten zijn gebaseerd op inzicht in betrouwbare en actuele informatie. Een dashboard gaat het bestuur en de gemeentelijke organisatie hierin ondersteunen door relevante gegevens overzichtelijk en eenvoudiger beschikbaar te maken en zodat op termijn sneller en beter onderbouwd kan worden gehandeld en bijgestuurd. Verantwoord gebruik van AI AI wordt alleen ingezet als dit uitlegbaar, rechtmatig en verantwoord gebeurt en aansluit bij publieke waarden. Regie, digitale soevereiniteit en weerbaarheid De gemeente houdt zelf voldoende regie op data en systemen, bewaakt digitale soevereiniteit en houdt rekening met geopolitieke afhankelijkheden en risico’s. 4. Organisatie Ruimte voor innovatie en experimenteren De organisatie biedt ruimte voor innovatie en nieuwe ideeën. Experimenteren mag, bijvoorbeeld in een proeftuin, waarbij fouten maken mag zolang risico’s beheersbaar zijn. De gemeente Altena kiest bij digitalisering en technologische innovatie voor een positie als snelle volger. Nieuwe ontwikkelingen worden actief gevolgd en voortvarend toegepast zodra deze aantoonbaar bijdragen aan de gemeentelijke opgaven, uitvoerbaar zijn en passen binnen de gestelde kaders voor risico, veiligheid en dienstverlening Grip op risico’s Digitale, organisatorische en juridische risico’s worden inzichtelijk gemaakt en actief meegewogen in besluiten over investeringen en vernieuwing. 3/8 www.gemeenteAltena.nl Duidelijke sturing, verantwoordelijkheden en samenwerking De sturing op digitalisering is duidelijk ingericht. Rollen, taken en bevoegdheden zijn vastgelegd. Verbinden en samenwerken tussen onderdelen van de organisatie is hierbij essentieel. Voldoen aan regels en eisen Privacy, informatiebeveiliging en andere wettelijke randvoorwaarden zijn vanaf de start onderdeel van beleid, projecten en besluitvorming. 5. Proces Goede, eenvoudige en efficiënte processen Processen worden organisatie breed ingericht, afgestemd en continu verbeterd. Altena kiest daarbij bewust voor gezamenlijke, organisatie brede oplossingen, zodat versnippering wordt voorkomen en efficiënt en integraal gewerkt kan worden. Digitale dienstverlening Digitale dienstverlening is het uitgangspunt. Deze is begrijpelijk en toegankelijk ingericht. Persoonlijke ondersteuning blijft beschikbaar waar dat nodig is. Naleving van wetgeving Nieuwe en aangepaste wetgeving wordt tijdig verwerkt in processen en systemen, zodat naleving aantoonbaar geborgd is. 6. Snelle volger Bewust en voortvarend vernieuwen De gemeente Altena hoeft niet bij iedere digitale of technologische ontwikkeling voorop te lopen, maar kiest bewust voor de rol van snelle volger. Nieuwe ontwikkelingen worden actief gevolgd en voortvarend toegepast zodra de meerwaarde is aangetoond, de risico’s beheersbaar zijn en de toepassing past binnen onze gemeentelijke opgaven en kaders. Zo benut Altena kansen tijdig, zonder onnodige pioniersrisico’s te nemen. Beoogd resultaat Het vaststellen van deze kaders vanuit de I-visie resulteert in een helder en samenhangend beleidskader dat richting geeft aan de meerjarige koers op het gebied van informatievoorziening en digitalisering. Het kader ondersteunt een integrale ontwikkeling van processen, systemen en informatie en draagt bij aan versterking van digitaal leiderschap, digitale vaardigheden en samenwerking binnen de organisatie. Argumenten 1.1 Koers en richting 4/8 www.gemeenteAltena.nl Het vaststellen van de I‑visie heeft als doel richting te geven aan de meerjarige koers van de gemeente Altena op het gebied van informatievoorziening en digitalisering. De visie ondersteunt een samenhangende en integrale ontwikkeling van processen, systemen en informatie en vormt daarmee een duidelijk beleidskader voor toekomstige keuzes. Daarnaast draagt de I‑visie bij aan het versterken van digitaal leiderschap, digitale vaardigheden en samenwerking binnen de organisatie, als noodzakelijke randvoorwaarden voor een toekomstbestendige gemeente. 1.1 Samengang, dienstverlening en bedrijfsvoering De voorgestelde vaststelling is nodig om versnippering van initiatieven te voorkomen en om bestuurlijke en organisatorische samenhang te borgen. Door de kaders vast te stellen, geeft u als raad invulling aan de kaderstellende rol en biedt u het college houvast om gericht te sturen. Hiermee wordt informatievoorziening expliciet verbonden aan goede dienstverlening, betrouwbare besluitvorming en een efficiënte bedrijfsvoering, met oog voor zowel techniek als mens en organisatie. Kanttekeningen 1.1 Het succes van de aanpak is afhankelijk van goed functionerend project portfoliomanagement, maar juist daarom wordt parallel stevig ingezet op de verdere professionalisering hiervan. Door te werken met heldere prioriteringscriteria, integrale afwegingen en transparante rapportages ontstaat voldoende samenhang en sturingsinformatie om gefundeerde keuzes te maken. 1.1 Het risico van verwachtingenmanagement zonder duidelijke communicatie kan de indruk ontstaan dat de I-visie direct zichtbare verbeteringen oplevert, terwijl effecten vooral op middellange en lange termijn merkbaar zijn. 1.1 Niet alle toekomstige ontwikkelingen en investeringen zijn vooraf volledig inzichtelijk, maar deze worden juist via de portfoliosturing en de P&C-cyclus op het juiste moment geconcretiseerd en afgewogen. Dit maakt het mogelijk om wendbaar in te spelen op nieuwe opgaven, terwijl bestuurlijke besluitvorming en financiële beheersing geborgd blijven. 1.1 De doorontwikkeling van thema’s zoals datagedreven werken en informatiebeveiliging kan leiden tot extra investeringsvraagstukken, maar deze ontwikkelingen zijn noodzakelijk om als organisatie betrouwbaar, toekomstgericht en weerbaar te blijven. Door deze tijdig te signaleren en integraal mee te nemen in de besluitvorming, blijven risico’s beheersbaar 5/8 www.gemeenteAltena.nl en wordt gericht geïnvesteerd in maatschappelijke en bestuurlijke meerwaarde. 2.1 Er ligt geen volledig uitgewerkt meerjarig uitvoeringsprogramma vast, maar de keuze voor een cyclische en dynamische aanpak sluit juist aan bij de aard van informatievoorziening en digitalisering. Ontwikkelingen volgen elkaar snel op, waardoor flexibiliteit nodig is om effectief te blijven sturen. Via de P&C-cyclus wordt u als raad periodiek meegenomen, waardoor transparantie en grip geborgd blijven Financiën De ontwikkeling van de informatievoorziening, in lijn met de I‑visie, vraagt om blijvende inzet op opgaven die uitstijgen boven het huidige werkveld van Informatiemanagement. Zo vraagt de doorontwikkeling naar datagedreven werken – onder andere via dashboards en sturingsinformatie – om gerichte inzet van middelen, zowel in ontwikkelcapaciteit (bouw en inrichting) als in een robuuste beheerorganisatie. Daarnaast staat informatiebeveiliging blijvend onder druk door toenemende digitale dreigingen en strengere wet- en regelgeving. Dit vraagt om structurele inzet op doorontwikkeling, monitoring en beheer, zodat de weerbaarheid van de organisatie op peil blijft. Deze en vergelijkbare ontwikkelingen worden meegenomen in de project portfoliosturing en vertaald naar concrete bestedingsvoorstellen binnen de P&C-cyclus, zodat steeds een zorgvuldige afweging kan plaatsvinden tussen ambitie, risico en beschikbare middelen. Participatieproces De I‑visie is tot stand gekomen vanuit een duidelijke interne betrokkenheid en inhoudelijke afstemming. Het initiatief voor deze visie komt voort uit de behoefte van het college om richting en samenhang aan te brengen in de informatievoorziening en digitalisering van de bedrijfsvoering. Het onderwerp is daarmee niet rechtstreeks aangedragen vanuit de samenleving, maar heeft wel als doel de gemeentelijke dienstverlening en interne werking structureel te verbeteren. Bij de totstandkoming zijn het college van burgemeester en wethouders, de directie en het managementteam actief meegenomen in het opwerken van de visie. In verschillende fases zijn zij betrokken geweest bij het bepalen van uitgangspunten, het aanscherpen van keuzes en het bespreken van de koers. Daarnaast is de visie breed afgestemd binnen de organisatie met belangrijke interne stakeholders, waaronder vertegenwoordigers van privacy, dienstverlening, human resources en informatievoorziening. Deze 6/8 www.gemeenteAltena.nl stakeholders hebben inhoudelijk meegedacht, input geleverd en invloed gehad op de uiteindelijke pijlers en thema’s. Aanpak De coördinatie en regie van het proces is samen met een derde partij gerealiseerd en heeft gezorgd voor structuur en samenhang in het proces en fungeerde als sparringpartner. In de vervolgfase blijft betrokkenheid van de organisatie geborgd, doordat de vastgestelde I‑visie het kader vormt voor verdere uitvoering, waarbij stakeholders per onderwerp worden betrokken bij concrete uitwerking en implementatie. Communicatie De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de I‑visie en de uitvoering daarvan via de reguliere planning‑ en controlcyclus. Naar belanghebbenden wordt gecommuniceerd via de gebruikelijke interne gemeentelijke communicatiekanalen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Altena, de secretaris, de burgemeester, P.J.E. Breukers drs. E.B.A. Lichtenberg MCM Bijlagen - Toelichting op de Pijlers en thema’s van de I-visie gemeente Altena 7/8 www.gemeenteAltena.nl Raadsbesluit De raad van de gemeente Altena, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, gelet op - de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG); - de Archiefwet en aanverwante regelgeving; - de Wet open overheid (Woo); - de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).. besluit: 1. De zes pijlers als kader vanuit de I-visie van gemeente Altena vast te stellen voor informatievoorziening en digitalisering: 1. Leiderschap: richtinggevend en samenhangend sturen op informatievoorziening en digitalisering. 2. Mens: versterken van kennis, vaardigheden en verantwoordelijk gebruik van informatie. 3. Informatiehuishouding: zorgdragen voor betrouwbare, toegankelijke en wettelijke informatievoorziening. 4. Organisatie: heldere governance en eenduidige rol- en verantwoordelijkheidsverdeling. 5. Proces: efficiënte, digitale en samenhangende werkprocessen 6. Wij hoeven niet altijd een voorloper te zijn, maar wij zijn wel een snelle volger. 2. De I‑visie te realiseren door middel van flexibele uitvoeringsplannen binnen het project portfoliomanagement, waarvan de verantwoording plaatsvindt via de reguliere P&C‑cyclus. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Altena van de voorzitter, de raadsgriffier, drs. E.B.A. Lichtenberg MCM drs. S.J. Peet 8/8 www.gemeenteAltena.nl